إذا تمت إعادة جدولتك ، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار.عادةً ما يكون التاريخ والوقت الجديد قريبًا من التاريخ الأصلي ، ولكن قد يتم تغييرهما بسبب أحداث أخرى وقعت.

عندما تتلقى إشعارًا بوقت الاجتماع الجديد ، تأكد من التخطيط ليومك وفقًا لذلك.حاول ألا تفوت أي التزامات مهمة في العمل أو المدرسة.إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول إعادة ترتيب جدولك الزمني بحيث يمكنك حضور الاجتماع في الوقت المحدد.

إذا لم تتمكن من حضور الاجتماع في تاريخه ووقته الجديدين لسبب ما ، فيرجى إخبارنا في أقرب وقت ممكن حتى نتمكن من إيجاد طريقة أخرى لك للمشاركة في المناقشة.ستظل قادرًا على الوصول إلى جميع سجلاتك وملفاتك من هذا الاجتماع الماضي.

ما هو سبب إعادة الجدولة؟

إذا كان من المقرر أن تقابل شخصًا ما وقام بإلغاء الأمر عليك ، فإن أفضل طريقة للتعامل معها هي أن تكون متفهمًا.قد لا يكون من الممكن أن يجتمعوا في الوقت الذي كان مقررًا في الأصل ، ولكن حاول إعطائهم تنبيهًا في أقرب وقت ممكن حتى يتمكنوا من العثور على وقت آخر يعمل بشكل أفضل لكليهما.إذا لم يرغبوا في إعادة الجدولة ، فمن المهم أن تحافظ على هدوئك وترفض الاجتماع إلا إذا كانوا قادرين على تحويلها إلى فترة زمنية أكثر ملاءمة.إن قول شيء مثل "أتفهم ما إذا كان هذا غير ممكن ، لكنني سأكون ممتنًا حقًا لو تمكنا من إعادة الجدولة" سيظهر أنك على استعداد للعمل معهم وما زلت تحافظ على كرامتك.

هل هناك أي شيء يمكنني القيام به للمساعدة في عقد الاجتماع كما هو مخطط له؟

هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للمساعدة في عقد الاجتماع كما هو مخطط له.أولاً ، كن في الموعد المحدد للاجتماع.إذا تمت إعادة جدولة الاجتماع ، فحاول أن تمنح نفسك وقتًا كافيًا حتى لا تضطر إلى التعجل.ثانيًا ، استعد جيدًا.تأكد من أنك تعرف ما تريد مناقشته واحضر أي وثائق أو أدلة تدعم نقاطك.أخيرًا ، كن مهذبًا ومحترمًا أثناء الاجتماع.حاول ألا تغضب أو تتخذ موقفًا دفاعيًا ، واجعل صوتك منخفضًا حتى يسمعك الجميع.إذا سارت الأمور وفقًا للخطة ، فسيتم الاجتماع بسلاسة وستكون قادرًا على حل أي مشكلة كانت تتسبب في إعادة جدولته بنجاح في المقام الأول.

من الذي يحتاج إلى إخطاره بالتغيير؟

إذا كان لديك اجتماع تمت إعادة جدولته ، فمن المهم أن تُعلم كل من يحتاج إلى إعلام بالتغيير.يجب عليك أيضًا إخطار أي أشخاص آخرين قد يحتاجون إلى حضور الاجتماع ، مثل زملاء العمل أو العملاء.إذا لم تتمكن من العثور على أي شخص آخر يحتاج إلى إخطار ، يمكنك ببساطة إرسال بريد إلكتروني أو إرسال رسالة نصية إلى كل شخص كان من المفترض أن يحضر الاجتماع الأصلي واطلب منهم الحضور في الوقت المناسب لهم بدلاً من ذلك.

ما هي الالتزامات الأخرى التي لدي في ذلك اليوم والتي قد تتعارض مع الوقت الجديد؟

إذا كان لديك التزام مسبق في ذلك اليوم يتعارض مع الوقت الجديد ، فإن أفضل خيار هو إلغاء الاجتماع.إذا لم تتمكن من إلغاء الاجتماع ، فحاول إيجاد وقت بديل لا يتعارض مع التزاماتك الأخرى.إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فكن مرنًا قدر الإمكان وحاول الوصول مبكرًا أو البقاء متأخرًا حتى يظل الاجتماع ممكنًا.إذا لم تتمكن من حضور الاجتماع على الإطلاق ، فيرجى إخبار الجميع في أقرب وقت ممكن حتى نتمكن من الانتقال إلى بند آخر في جدول الأعمال.

متى أحتاج إلى إعلامك إذا لم أتمكن من إنجاحها؟

إذا كنت قد حصلت على اجتماع تمت إعادة جدولته ، فمن المهم أن تخبر الشخص الذي حدد الاجتماع في أقرب وقت ممكن.بشكل عام ، يجب عليك إخبارهم في غضون 24 ساعة من إخطارك بالتغيير.إذا كنت غير قادر على إجراء الاجتماع الذي تمت إعادة جدولته لسبب ما ، فيرجى إخبارهم في أقرب وقت ممكن وشرح السبب.من المفيد أيضًا تقديم خطة احتياطية في حالة تعذر عقد الاجتماع الأصلي.أخيرًا ، اشكر الشخص الذي حدد الاجتماع الأصلي لإعطائك إشعارًا واعتذر إذا لم تتمكن من الحضور.

هل سيعقد هذا الاجتماع عبر الهاتف أو كاميرا الويب أو شخصيًا؟

يمكن إعادة جدولة الاجتماع بعدة طرق ، بما في ذلك عبر الهاتف أو كاميرا الويب أو شخصيًا.عند اتخاذ قرار بشأن عقد الاجتماع شخصيًا أو عبر وسائل أخرى ، من المهم مراعاة الجوانب اللوجستية لكلا الخيارين.على سبيل المثال ، إذا كان الاجتماع يُعقد عبر سكايب ، فقد يكون من الأسهل على جميع المعنيين أن يجتمعوا شخصيًا مسبقًا حتى يمكن إجراء أي تحضيرات ضرورية.بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون عقد اجتماع عبر مكالمة فيديو أكثر فاعلية من جعل المشاركين يتجمعون في مكان واحد ؛ هذا صحيح بشكل خاص إذا كان هناك العديد من الأشخاص الذين يحتاجون إلى المشاركة و / أو إذا كانت هناك قيود لوجستية (مثل المساحة المحدودة). في النهاية ، يجب أن يأخذ أي خيار يتم اختياره في الاعتبار الاحتياجات المحددة للمجموعة وجدولها العام.

أين سيعقد الاجتماع؟

إذا قمت بإعادة جدولة اجتماع ، فمن المهم إبلاغ ذلك في أقرب وقت ممكن إلى الشخص أو الفريق الذي كان من المفترض أن يحضر.هناك بضعة طرق لفعل هذا:

-أرسل بريدا إلكترونيا

-نشر على وسائل التواصل الاجتماعي

-اتصل بهم مباشرة

بمجرد إبلاغك بالتغيير ، اتبع هذه الخطوات لضمان عقد اجتماع سلس:

  1. خطط للتشتت.إذا كانت هناك أحداث أخرى تجري في حياتك وتتنافس على وقتك واهتمامك ، فتأكد من التخطيط وفقًا لذلك.على سبيل المثال ، إذا كان الاجتماع في الساعة 10 صباحًا وكان لديك موعد ظهر ، فحاول وضع جدول زمني للأشياء حتى تتمكن من إنجاز بعض الأعمال مسبقًا حتى لا تتعجل أثناء الاجتماع نفسه.
  2. تأكد من أن الجميع يعرف ما يحدث.عندما يقوم شخص ما بإلغاء اجتماع أو إعادة جدولته ، فمن المهم أن يعرف جميع المعنيين به في أقرب وقت ممكن.لا يشمل هذا فقط أولئك الذين تم تحديد موعد حضورهم للاجتماع فحسب ، بل يشمل أيضًا أي شخص آخر قد يحتاج إلى معلومات عنه (مثل المشاركين). حاول ألا تُبقي أي شخص في الظلام ؛ دعهم يعرفون ما يحدث ومتى يتوقعون التحديثات.
  3. وصل مبكرا!حتى إذا سارت الأمور وفقًا للخطة ، فهناك دائمًا احتمال حدوث خطأ ما ، مما يعني أن الوصول مبكرًا يمنحك مزيدًا من المرونة في حالة حدوث أي شيء غير متوقع.إذا كانت هناك عناصر محددة تريد مناقشتها قبل بدء الاجتماع الفعلي (مثل بنود جدول الأعمال) ، فإن طرحها مسبقًا يمكن أن يساعد في تجنب أي ارتباك أو تعارض أثناء الإجراءات.
  4. دون ملاحظات!سواء كنت تستخدم أدوات تدوين الملاحظات الورقية أو الإلكترونية ، فإن تدوين كميات وفيرة من الملاحظات أثناء حضور الاجتماعات يمكن أن يكون مفيدًا للغاية في كل من النقاط المرجعية الحالية والمستقبلية في حالة ظهور شيء ما في وقت لاحق يحتاج إلى توضيح / مادة مرجعية / تصحيح التجارب المطبعية وما إلى ذلك ...كما يُظهر احترامًا لمن يتحدث من خلال السماح لهم بوقت غير متقطع - لا يُسمح بتعدد المهام!- حتى لا يشعروا بالاندفاع أو المقاطعة أثناء عرضهم / مناقشتهم / عرض النتائج ، إلخ ...

هل نحن بحاجة لمناقشة أي تغييرات على جدول الأعمال بسبب إعادة الجدولة؟

لا ، سيبقى جدول الأعمال دون تغيير.ومع ذلك ، بناءً على ظروف إعادة الجدولة ، قد يكون من الضروري مناقشة أي تغييرات يلزم إجراؤها.على سبيل المثال ، إذا تم إلغاء اجتماع ثم تمت إعادة جدولته في غضون أيام قليلة ، فقد يكون من الضروري الاجتماع مرة أخرى مع جميع المشاركين لتحديثهم في التاريخ والوقت الجديدين.إذا تمت إعادة جدولة اجتماع بعد أكثر من أسبوع ، فقد يكون من المفيد أن يرسل جميع المشاركين معلومات محدثة (بما في ذلك معلومات الاتصال) في وقت مبكر حتى لا تكون هناك مفاجآت في اللحظة الأخيرة.أخيرًا ، تأكد دائمًا من إبلاغ أي تغييرات مقدمًا حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه.

من سيرأس / يدير الاجتماع؟

عند إعادة جدولة اجتماع ، قد يكون من الصعب معرفة من يجب أن يرأس / يدير الاجتماع.هناك عدد قليل من الأشياء في الاعتبار:

- من هو الأكثر دراية بجدول الأعمال؟

- من لديه الصلاحية للدعوة وإعادة تحديد موعد الاجتماع؟

- من يمكنه تتبع موعد الاجتماع الفعلي؟

إذا لم يتم تطبيق واحد أو أكثر من هذه العوامل ، فيجب على شخص من داخل المجموعة تصعيد المناقشة وقيادتها.إذا لم يكن هناك قائد واضح ، فيجب على جميع الحاضرين التصويت على من يعتقدون أنه يجب أن يرأس / يدير الاجتماع.

هل يجب أن نلغي أو نؤجل الاجتماعات المستقبلية حتى يتم استكمال هذا الاجتماع بنجاح؟

إذا تلقيت إشعارًا بإعادة جدولة الاجتماع ، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار.يمكن أن يُنظر إلى إلغاء الاجتماع على الفور على أنه غير مهني وغير محترم.من المهم أن تتذكر أن رئيسك في العمل قد لا يكون على دراية بالتغيير وقد يتوقع مقابلتك في الموعد المحدد.إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول إيجاد طريقة لإعادة جدولة الاجتماع حتى يتمكن الطرفان من الحضور دون مقاطعة.قد يكون تأجيل الاجتماع إلى ما بعد التاريخ الأصلي خيارًا أيضًا ، ولكن تأكد من تقديم إشعار مسبق كافٍ حتى يتمكن الجميع من التخطيط وفقًا لذلك.في النهاية ، الأمر متروك لرئيسك في العمل سواء كان يريد عقد الاجتماع في موعده الأصلي أم لا.حاول ألا تتخذ قرارات بشأن الاجتماع بناءً على ما تعتقد أنه يريده ؛ بدلاً من ذلك ، استمع جيدًا وقدم أي اقتراحات لديك بناءً على خبرتك ومعرفتك.

.هل أي مخاطر مرتبطة بإعادة الجدولة التي يجب أن نأخذها في الاعتبار؟

هناك بعض المخاطر المرتبطة بإعادة جدولة الاجتماع.الخطر الأكثر أهمية هو أن التاريخ الجديد لن يعمل لأي من الطرفين ، وسيتعين إلغاء الاجتماع.خطر آخر هو أن أحد الطرفين أو كلاهما قد يشعر بالاستياء من إعادة الجدولة ، مما قد يؤدي إلى الصراع.أخيرًا ، إذا لم يتواصل أحد الأطراف جيدًا بشأن إعادة الجدولة ، فقد ينتهي بهم الأمر إلى فقدان معلومات مهمة من شأنها أن تساعدهم في الاستعداد للموعد الجديد.يمكن التخفيف من كل هذه المخاطر من خلال التواصل بوضوح حول التغيير في الخطط والتأكد من أن جميع المشاركين على دراية بالتزاماتهم في حالة الإلغاء أو التعارض.