Pokud byl váš termín přeložen, je třeba mít na paměti několik věcí.Nové datum a čas se obvykle blíží původnímu, ale může se změnit v důsledku jiných událostí, které nastaly.

Když obdržíte oznámení o novém čase schůzky, ujistěte se, že jste si podle toho naplánovali den.Snažte se nevynechat žádné důležité pracovní nebo školní povinnosti.Pokud je to možné, pokuste se upravit svůj rozvrh tak, abyste se mohli schůzky zúčastnit včas.

Pokud se z nějakého důvodu nemůžete schůzky v novém termínu a čase zúčastnit, dejte nám prosím co nejdříve vědět, abychom pro vás našli jiný způsob, jak se do diskuse zapojit.Stále budete mít přístup ke všem svým záznamům a souborům z této minulé schůzky.

Jaký je důvod přeplánování?

Pokud máte naplánovanou schůzku s někým a on vás zruší, nejlepší způsob, jak to zvládnout, je porozumět.Možná se jim nepodaří sejít se v čase, který byl původně naplánován, ale snažte se jim to dát co nejdříve najevo, aby si mohli najít jiný čas, který bude pro oba lepší.Pokud nechtějí změnit termín, pak je důležité, abyste zachovali chladnou hlavu a odmítli se sejít, pokud se jim nepodaří dostat do vhodnějšího časového úseku.Řeknete-li něco jako „Chápu, pokud to není možné, ale opravdu bych ocenil, kdybychom mohli změnit termín“, ukážete, že jste ochotni s nimi spolupracovat a přesto si zachovat svou důstojnost.

Mohu něco udělat, aby se schůzka uskutečnila podle plánu?

Existuje několik věcí, které můžete udělat, aby se schůzka uskutečnila podle plánu.Nejprve přijďte na schůzku včas.Pokud se schůzka přeloží, zkuste si dát dostatek času, abyste nemuseli spěchat.Za druhé, dobře se připravte.Ujistěte se, že víte, o čem chcete diskutovat, a přineste veškerou dokumentaci nebo důkazy, které podporují vaše názory.Nakonec buďte během schůzky zdvořilí a uctiví.Snažte se nezlobit ani se bránit a držte se potichu, aby vás každý slyšel.Pokud vše půjde podle plánu, schůzka proběhne hladce a vy budete schopni úspěšně vyřešit jakýkoli problém, který způsobil její přeložení.

Kdo další musí být o změně informován?

Pokud máte přeloženou schůzku, je důležité o změně informovat všechny, kteří potřebují být informováni.Měli byste také upozornit všechny další osoby, které se mohou schůzky zúčastnit, jako jsou spolupracovníci nebo klienti.Pokud nemůžete najít nikoho dalšího, kdo by potřeboval upozornit, můžete jednoduše poslat e-mail nebo SMS všem, kteří se měli původní schůzky zúčastnit, a požádat je, aby se místo toho dostavili ve vlastní čas.

Jaké další závazky mám ten den, které by mohly být v rozporu s novým časem?

Pokud máte ten den předchozí závazek, který je v rozporu s novým časem, nejlepší možností je schůzku zrušit.Pokud nemůžete schůzku zrušit, zkuste najít alternativní čas, který nebude v rozporu s vašimi ostatními závazky.Pokud to není možné, buďte maximálně flexibilní a snažte se přijet dříve nebo zůstat pozdě, aby se schůzka ještě mohla uskutečnit.Pokud se schůze nemůžete vůbec zúčastnit, dejte prosím všem co nejdříve vědět, abychom mohli přejít k dalšímu bodu programu.

Jak brzy vám musím dát vědět, když to nezvládnu?

Pokud jste dostali odloženou schůzku, je důležité co nejdříve dát vědět osobě, která schůzku nařídila.Obecně byste jim měli dát vědět do 24 hodin od oznámení změny.Pokud se z nějakého důvodu nemůžete dostavit na přeloženou schůzku, dejte jim prosím vědět co nejdříve a vysvětlete proč.Je také užitečné poskytnout záložní plán pro případ, že by se původní schůzka nemohla uskutečnit.Nakonec poděkujte osobě, která uspořádala původní schůzku, za upozornění a omluvte se, pokud se nemůžete zúčastnit.

Bude se toto setkání konat přes telefon, webovou kameru nebo osobně?

Schůzku lze přeplánovat různými způsoby, včetně telefonu, webové kamery nebo osobně.Při rozhodování, zda schůzku uspořádat osobně nebo jiným způsobem, je důležité zvážit logistiku obou variant.Pokud se například schůzka koná přes Skype, může být pro všechny zúčastněné snazší se předem osobně setkat, aby mohly být provedeny nezbytné přípravy.Kromě toho může být pořádání schůzky přes videohovor efektivnější než shromažďování účastníků na jednom místě; to platí zejména v případě, že se musí zúčastnit více lidí a/nebo pokud existují logistická omezení (jako je omezený prostor). V konečném důsledku by jakákoli zvolená možnost měla brát v úvahu specifické potřeby skupiny a její celkový rozvrh.

Kde se bude Setkání konat?

Pokud jste přeložili schůzku, je důležité to co nejdříve sdělit osobě nebo týmu, který se měl zúčastnit.Existuje několik způsobů, jak to provést:

-Poslat email

- Zveřejněte na sociálních sítích

-Zavolejte jim přímo

Jakmile změnu sdělíte, postupujte podle následujících kroků, abyste zajistili hladké jednání:

  1. Plánujte rozptýlení.Pokud se ve vašem životě dějí další události, které budou soupeřit o váš čas a pozornost, ujistěte se, že se podle toho naplánujete.Pokud je například schůzka v 10 hodin a vy máte schůzku v poledne, zkuste si věci naplánovat tak, abyste stihli nějakou práci udělat předem, abyste při samotné schůzce nespěchali.
  2. Ujistěte se, že každý ví, co se děje.Když někdo zruší nebo přeloží schůzku, je důležité, aby o tom co nejdříve věděli všichni zúčastnění.To zahrnuje nejen ty, kteří se měli původně schůzky zúčastnit, ale také všechny ostatní, kteří by o ní mohli potřebovat informace (například účastníci). Snažte se nikoho nedržet ve tmě; dejte jim vědět, co se děje a kdy mohou očekávat aktualizace.
  3. Přijet brzy!I když vše půjde podle plánu, vždy existuje možnost, že se něco pokazí, což znamená, že když dorazíte dříve, získáte větší flexibilitu, pokud by se stalo něco neočekávaného.Pokud existují konkrétní body, které chcete projednat před začátkem skutečné schůzky (jako jsou body programu), můžete je upozornit předem, abyste se vyhnuli zmatkům nebo konfliktům během jednání.
  4. Dělat si poznámky!Ať už používáte papírové nebo elektronické nástroje na psaní poznámek, psaní velkého množství poznámek při účasti na schůzích může být nesmírně užitečné jak nyní, tak i v budoucnu, pokud se později objeví něco, co potřebuje objasnění / referenční materiál / korekturu atd.Projevuje také respekt k tomu, kdo mluví, tím, že mu umožňuje nepřerušovaný čas – není povolen žádný multitasking!– aby se necítili uspěchaní nebo vyrušovaní během prezentace/diskuse/prezentace výsledků atd...

Musíme kvůli přeplánování projednávat nějaké změny v programu jednání?

Ne, program zůstane nezměněn.V závislosti na okolnostech přeplánování však může být nutné projednat jakékoli změny, které je třeba provést.Pokud je například schůzka zrušena a poté přeplánována během několika dní, může být nutné znovu se sejít se všemi účastníky a aktualizovat je na nové datum a čas.Pokud je schůzka přeplánována za více než týden, může být užitečné nechat všechny účastníky zaslat aktualizované informace (včetně kontaktních údajů) předem, aby nedošlo k překvapení na poslední chvíli.Nakonec se vždy ujistěte, že všechny změny sdělíte předem, aby každý věděl, co může očekávat.

Kdo bude předsedat/řídit schůzi?

Když je schůzka přeplánována, může být obtížné zjistit, kdo by měl schůzi předsedat/řídit.Je třeba zvážit několik věcí:

-Kdo zná nejlépe agendu?

-Kdo má pravomoc svolat a přeplánovat schůzku?

-Kdo může sledovat, kdy se schůzka skutečně uskuteční?

Pokud jeden nebo více z těchto faktorů neplatí, pak by měl někdo ze skupiny vystoupit a vést diskusi.Pokud není jasný vůdce, pak by každý přítomný měl hlasovat o tom, kdo by podle nich měl schůzi předsedat/řídit.

.Máme zrušit nebo odložit budoucí schůzky, dokud tato nebude úspěšně dokončena?

Pokud vám bylo oznámeno, že schůzka byla přeložena, je třeba zvážit několik věcí.Úplné zrušení schůzky může být považováno za neprofesionální a neuctivé.Je důležité si pamatovat, že váš šéf si změny nemusí být vědom a může očekávat, že se s vámi setká podle plánu.Pokud je to možné, pokuste se najít způsob, jak schůzku přeložit tak, aby se obě strany mohly zúčastnit bez vyrušení.Odložit schůzku na dobu po původním datu může být také možnost, ale ujistěte se, že jste to oznámili s dostatečným předstihem, aby si každý mohl podle toho naplánovat.Nakonec záleží na vašem šéfovi, zda chce uspořádat schůzku v původním termínu nebo ji přesunout dopředu.Snažte se nerozhodovat o schůzce podle toho, co si myslíte, že budou chtít; místo toho pozorně poslouchejte a nabídněte jakékoli návrhy, které máte na základě svých vlastních zkušeností a znalostí.

Jsou jejich nějaká rizika spojená s přeplánováním, která bychom měli zvážit?

S přeložením schůzky je spojeno několik rizik.Nejvýraznějším rizikem je, že nový termín nebude vyhovovat ani jedné ze stran a schůzka bude muset být zrušena.Dalším rizikem je, že jedna nebo obě strany mohou pociťovat rozhořčení nad přeložením, což by mohlo vést ke konfliktu.A konečně, pokud jedna strana nekomunikuje dobře o změně termínu, může skončit chybějící důležité informace, které by jí pomohly připravit se na nový termín.Všechna tato rizika lze zmírnit jasným sdělením o změně plánů a zajištěním toho, aby si všichni účastníci byli vědomi svých povinností v případě zrušení nebo konfliktu.