Hvis du er blevet flyttet, er der et par ting, du skal huske på.Den nye dato og det nye klokkeslæt er normalt tæt på det oprindelige, men det kan blive ændret på grund af andre hændelser, der har fundet sted.

Når du modtager beskeden om det nye mødetidspunkt, skal du sørge for at planlægge din dag i overensstemmelse hermed.Prøv ikke at gå glip af vigtige arbejds- eller skoleforpligtelser.Hvis det er muligt, så prøv at omarrangere din tidsplan, så du kan deltage i mødet til tiden.

Hvis du af en eller anden grund ikke kan deltage i mødet på dets nye dato og klokkeslæt, bedes du give os besked så hurtigt som muligt, så vi kan finde en anden måde, hvorpå du kan deltage i diskussionen.Du vil stadig kunne få adgang til alle dine optegnelser og filer fra dette tidligere møde.

Hvad er årsagen til omlægningen?

Hvis du er blevet planlagt til at mødes med nogen, og de aflyser dig, er den bedste måde at håndtere det på at være forstående.Det er måske ikke muligt for dem at mødes på det tidspunkt, der oprindeligt var planlagt, men prøv at give dem besked så hurtigt som muligt, så de kan finde et andet tidspunkt, der fungerer bedre for dem begge.Hvis de ikke ønsker at omlægge tidsplanen, så er det vigtigt, at du holder dig kold og nægter at mødes, medmindre de er i stand til at gøre det til et mere bekvemt tidspunkt.At sige noget i stil med "Jeg forstår, hvis dette ikke er muligt, men jeg ville sætte stor pris på, hvis vi kunne omlægge tid" vil vise, at du er villig til at arbejde med dem og stadig bevare din værdighed.

Er der noget, jeg kan gøre for at få mødet til at forløbe som planlagt?

Der er et par ting, du kan gøre for at hjælpe med at få mødet til at forløbe som planlagt.Kom først til tiden til mødet.Hvis mødet bliver flyttet, så prøv at give dig selv tid nok, så du ikke behøver at skynde dig.For det andet, forberede dig godt.Sørg for, at du ved, hvad du vil diskutere, og medbring al dokumentation eller bevis, der understøtter dine pointer.Vær endelig høflig og respektfuld under mødet.Prøv ikke at blive vred eller defensiv, og hold din stemme lavt, så alle kan høre dig.Hvis alt går efter planen, vil mødet forløbe problemfrit, og du vil være i stand til at løse det problem, der var årsag til, at det blev omlagt i første omgang.

Hvem skal ellers have besked om ændringen?

Hvis du har et omlagt møde, er det vigtigt at give besked til alle, der skal have besked om ændringen.Du bør også underrette andre personer, der måtte have brug for at deltage i mødet, såsom kolleger eller klienter.Hvis du ikke kan finde nogen andre, der skal have besked, kan du blot sende en e-mail eller sende en sms til alle, der skulle deltage i det oprindelige møde, og bede dem om at komme ind på deres egen tid i stedet.

Hvilke andre forpligtelser har jeg den dag, der kan være i konflikt med den nye tid?

Hvis du har et forudgående engagement den dag, der er i konflikt med det nye tidspunkt, er den bedste mulighed at aflyse mødet.Hvis du ikke kan aflyse mødet, så prøv at finde et alternativt tidspunkt, der ikke er i konflikt med dine øvrige forpligtelser.Hvis dette ikke er muligt, så vær så fleksibel som muligt og forsøg at komme tidligt eller bliv sent, så mødet stadig kan finde sted.Hvis du slet ikke kan deltage i mødet, bedes du give besked hurtigst muligt, så vi kan gå videre til et andet dagsordenspunkt.

Hvor hurtigt skal jeg give dig besked, hvis jeg ikke kan få det til at fungere?

Hvis du har fået et omlagt møde, er det vigtigt at give besked til den, der har sat mødet, hurtigst muligt.Generelt bør du give dem besked inden for 24 timer efter at have fået besked om ændringen.Hvis du af en eller anden grund ikke er i stand til at deltage i det omlagte møde, bedes du give dem besked så hurtigt som muligt og forklare hvorfor.Det er også nyttigt at give en backup-plan, hvis det oprindelige møde ikke kan afholdes.Til sidst skal du takke den person, der satte det oprindelige møde, for at give dig besked og undskylde, hvis du ikke kan deltage.

Vil dette møde foregå via telefon, webcam eller personligt?

Et møde kan omlægges på en række forskellige måder, herunder via telefon, webcam eller personligt.Når du beslutter dig for, om mødet skal afholdes personligt eller på anden måde, er det vigtigt at overveje logistikken ved begge muligheder.Hvis mødet for eksempel afholdes over Skype, kan det være lettere for alle involverede at mødes personligt på forhånd, så de nødvendige forberedelser kan foretages.Derudover kan det være mere effektivt at afholde et møde via videoopkald end at få deltagere til at samles ét sted; dette gælder især, hvis der er flere personer, der skal deltage, og/eller hvis der er logistiske begrænsninger (såsom begrænset plads). I sidste ende bør uanset hvilken mulighed der vælges tage hensyn til gruppens specifikke behov og deres overordnede tidsplan.

Hvor afholdes mødet?

Hvis du har rykket et møde, er det vigtigt at kommunikere dette hurtigst muligt til den person eller det team, der skulle deltage.Der er et par måder at gøre dette på:

-Send en e-mail

- Opslå på sociale medier

- Ring direkte til dem

Når du har kommunikeret ændringen, skal du følge disse trin for at sikre et gnidningsløst møde:

  1. Planlæg for distraktioner.Hvis der er andre begivenheder i gang i dit liv, som vil konkurrere om din tid og opmærksomhed, så sørg for at planlægge i overensstemmelse hermed.For eksempel, hvis mødet er kl. 10, og du har en middagsaftale, så prøv at planlægge tingene, så du kan få noget arbejde gjort på forhånd, så du ikke haster under selve mødet.
  2. Sørg for, at alle ved, hvad der sker.Når nogen aflyser eller flytter et møde, er det vigtigt, at alle involverede kender til det så hurtigt som muligt.Dette omfatter ikke kun dem, der oprindeligt var planlagt til at deltage i mødet, men også alle andre, der måtte have brug for information om det (såsom deltagere). Prøv ikke at holde nogen i mørket; lad dem vide, hvad der sker, og hvornår de kan forvente opdateringer.
  3. Ankomme tidligt!Selvom alt går efter planen, er der altid en chance for, at noget vil gå galt, hvilket betyder, at det giver dig selv mere fleksibilitet, hvis der skulle ske noget uventet, hvis du ankommer tidligt.Hvis der er specifikke punkter, du ønsker at diskutere, før det faktiske møde begynder (som f.eks. dagsordenspunkter), kan det hjælpe med at undgå forvirring eller konflikt under sagen, hvis du tager dem op på forhånd.
  4. Tag noter!Uanset om du bruger papir- eller elektroniske notatværktøjer, kan det være yderst nyttigt at tage rigelige mængder af notater, mens du deltager i møder, både nu og i fremtiden, hvis der skulle dukke noget op senere, som trænger til afklaring/referencemateriale/korrektur osv...Det viser også respekt for den, der taler ved at give dem uafbrudt tid - ingen multi-tasking tilladt!– så de ikke føler sig forhastet eller afbrudt under deres præsentation/diskussion/præsentation af resultater osv...

Behøver vi at diskutere ændringer i dagsordenen på grund af omlægningen?

Nej, dagsordenen forbliver uændret.Afhængigt af omstændighederne ved omlægningen kan det dog være nødvendigt at drøfte eventuelle ændringer, der skal foretages.For eksempel, hvis et møde aflyses og derefter flyttes inden for et par dage, kan det være nødvendigt at mødes igen med alle deltagere for at opdatere dem på den nye dato og klokkeslæt.Hvis et møde omlægges mere end en uge væk, kan det være nyttigt at få alle deltagere til at sende opdaterede oplysninger (inklusive kontaktoplysninger) før tid, så der ikke er nogen overraskelser i sidste øjeblik.Sørg endelig altid for at kommunikere eventuelle ændringer på forhånd, så alle ved, hvad de kan forvente.

Hvem leder/leder mødet?

Når et møde omlægges, kan det være svært at vide, hvem der skal lede/afvikle mødet.Der er et par ting at overveje:

- Hvem er mest bekendt med dagsordenen?

-Hvem har bemyndigelse til at indkalde og omlægge mødet?

-Hvem kan holde styr på, hvornår mødet rent faktisk finder sted?

Hvis en eller flere af disse faktorer ikke gør sig gældende, bør nogen fra gruppen træde frem og lede diskussionen.Hvis der ikke er en tydelig leder, så skal alle fremmødte stemme om, hvem de mener skal lede/lede mødet.

.Skal vi aflyse eller udsætte fremtidige møder, indtil dette er afsluttet med succes?

Hvis du har fået besked om, at et møde er blevet flyttet, er der et par ting, du skal overveje.At aflyse mødet direkte kan opfattes som uprofessionelt og respektløst.Det er vigtigt at huske, at din chef måske ikke er klar over ændringen og kan forvente at mødes med dig som planlagt.Hvis det er muligt, så prøv at finde en måde at omlægge mødet på, så begge parter er i stand til at deltage uden forstyrrelser.At udskyde mødet til efter den oprindelige dato kan også være en mulighed, men sørg for at give et tilstrækkeligt varsel, så alle kan planlægge derefter.I sidste ende er det op til din chef, om de vil holde mødet på dens oprindelige dato eller flytte det fremad.Prøv ikke at træffe beslutninger om mødet baseret på, hvad du tror, ​​de vil have; lyt i stedet nøje og kom med forslag, som du har baseret på din egen erfaring og viden.

.Er der nogen risici forbundet med omlægning, som vi bør overveje?

Der er nogle få risici forbundet med at flytte et møde.Den væsentligste risiko er, at den nye dato ikke fungerer for nogen af ​​parterne, og mødet må aflyses.En anden risiko er, at den ene eller begge parter kan føle sig vrede over at blive flyttet, hvilket kan føre til konflikt.Endelig, hvis en part ikke kommunikerer godt om at blive omlagt, kan de ende med at gå glip af vigtige oplysninger, der ville have hjulpet dem med at forberede sig til den nye dato.Alle disse risici kan afbødes ved at kommunikere klart om ændringen i planerne og sikre, at alle deltagere er opmærksomme på deres forpligtelser i tilfælde af en aflysning eller konflikt.