Wenn Sie umgebucht wurden, müssen Sie einige Dinge beachten.Das neue Datum und die neue Uhrzeit liegen normalerweise nahe am Original, können sich jedoch aufgrund anderer Ereignisse ändern.

Wenn Sie die Benachrichtigung über die neue Besprechungszeit erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Tag entsprechend planen.Versuchen Sie, keine wichtigen Arbeits- oder Schulpflichten zu verpassen.Wenn möglich, versuchen Sie, Ihren Zeitplan so zu ändern, dass Sie pünktlich an der Besprechung teilnehmen können.

Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht an dem neuen Datum und der neuen Uhrzeit teilnehmen können, teilen Sie uns dies bitte so bald wie möglich mit, damit wir eine andere Möglichkeit finden können, wie Sie an der Diskussion teilnehmen können.Sie können weiterhin auf alle Ihre Aufzeichnungen und Dateien von diesem vergangenen Meeting zugreifen.

Was ist der Grund für die Verschiebung?

Wenn Sie mit jemandem verabredet waren und er Ihnen absagt, ist der beste Weg, damit umzugehen, Verständnis zu haben.Es ist möglicherweise nicht möglich, dass sie sich zum ursprünglich geplanten Zeitpunkt treffen, aber versuchen Sie, sie so schnell wie möglich zu informieren, damit sie einen anderen Zeitpunkt finden können, der für beide besser funktioniert.Wenn sie den Termin nicht verschieben möchten, ist es wichtig, dass Sie einen kühlen Kopf bewahren und sich weigern, sich zu treffen, es sei denn, sie können es in ein günstigeres Zeitfenster schaffen.Wenn Sie etwas sagen wie „Ich verstehe, wenn dies nicht möglich ist, aber ich würde es sehr begrüßen, wenn wir einen neuen Termin vereinbaren könnten“, zeigt dies, dass Sie bereit sind, mit ihnen zusammenzuarbeiten und dennoch Ihre Würde zu wahren.

Kann ich irgendetwas tun, damit das Treffen wie geplant stattfindet?

Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um dazu beizutragen, dass das Meeting wie geplant stattfindet.Seien Sie zunächst pünktlich zum Meeting.Wenn das Meeting verschoben wird, versuchen Sie, sich genug Zeit zu nehmen, damit Sie nicht hetzen müssen.Zweitens, bereiten Sie sich gut vor.Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie besprechen möchten, und bringen Sie alle Unterlagen oder Beweise mit, die Ihre Argumente stützen.Schließlich seien Sie während des Treffens höflich und respektvoll.Versuchen Sie, nicht wütend oder defensiv zu werden, und halten Sie Ihre Stimme leise, damit jeder Sie hören kann.Wenn alles nach Plan läuft, wird das Meeting reibungslos verlaufen und Sie werden in der Lage sein, das Problem erfolgreich zu lösen, das zu seiner Verschiebung geführt hat.

Wer muss noch über die Änderung informiert werden?

Wenn Sie ein verschobenes Meeting haben, ist es wichtig, alle Personen, die benachrichtigt werden müssen, über die Änderung zu informieren.Sie sollten auch alle anderen Personen benachrichtigen, die möglicherweise an der Besprechung teilnehmen müssen, z. B. Kollegen oder Kunden.Wenn Sie niemanden finden, der benachrichtigt werden muss, können Sie einfach eine E-Mail oder eine SMS an alle senden, die an der ursprünglichen Besprechung teilnehmen sollten, und sie bitten, stattdessen zu ihrer eigenen Zeit zu kommen.

Welche anderen Verpflichtungen habe ich an diesem Tag, die mit der neuen Zeit in Konflikt geraten könnten?

Wenn Sie an diesem Tag eine vorherige Verpflichtung haben, die mit der neuen Zeit in Konflikt steht, ist es am besten, das Meeting abzusagen.Wenn Sie das Meeting nicht absagen können, versuchen Sie, einen anderen Termin zu finden, der nicht mit Ihren anderen Verpflichtungen kollidiert.Wenn dies nicht möglich ist, seien Sie so flexibel wie möglich und versuchen Sie, früh zu kommen oder länger zu bleiben, damit das Treffen noch stattfinden kann.Wenn Sie überhaupt nicht an der Sitzung teilnehmen können, teilen Sie dies bitte allen so bald wie möglich mit, damit wir zu einem anderen Tagesordnungspunkt übergehen können.

Wie schnell muss ich Sie informieren, wenn ich es nicht zum Laufen bringen kann?

Wenn Sie einen verschobenen Termin erhalten haben, ist es wichtig, die Person, die den Termin festgelegt hat, so schnell wie möglich darüber zu informieren.Im Allgemeinen sollten Sie sie innerhalb von 24 Stunden nach der Benachrichtigung über die Änderung informieren.Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht an dem verschobenen Treffen teilnehmen können, teilen Sie dies bitte so bald wie möglich mit und erklären Sie den Grund.Es ist auch hilfreich, einen Backup-Plan bereitzustellen, falls das ursprüngliche Meeting nicht stattfinden kann.Bedanken Sie sich abschließend bei der Person, die das ursprüngliche Meeting angesetzt hat, für die Benachrichtigung und entschuldigen Sie sich, falls Sie nicht teilnehmen können.

Wird dieses Meeting per Telefon, Webcam oder persönlich stattfinden?

Ein Meeting kann auf verschiedene Weise verschoben werden, unter anderem per Telefon, Webcam oder persönlich.Bei der Entscheidung, ob das Treffen persönlich oder auf andere Weise abgehalten werden soll, ist es wichtig, die Logistik beider Optionen zu berücksichtigen.Wenn das Meeting zum Beispiel über Skype abgehalten wird, kann es für alle Beteiligten einfacher sein, sich vorher persönlich zu treffen, damit alle notwendigen Vorbereitungen getroffen werden können.Darüber hinaus kann das Abhalten eines Meetings per Videoanruf effizienter sein, als wenn sich die Teilnehmer an einem Ort versammeln; Dies gilt insbesondere, wenn mehrere Personen teilnehmen müssen und/oder wenn logistische Einschränkungen bestehen (z. B. begrenzter Platz). Letztendlich sollte die gewählte Option die spezifischen Bedürfnisse der Gruppe und ihren Gesamtplan berücksichtigen.

Wo findet das Treffen statt?

Wenn Sie ein Meeting verschoben haben, ist es wichtig, dies so schnell wie möglich der Person oder dem Team mitzuteilen, die/das teilnehmen sollte.Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

-Eine E-Mail senden

-Bei Social Media posten

- Rufen Sie sie direkt an

Nachdem Sie die Änderung mitgeteilt haben, befolgen Sie diese Schritte, um ein reibungsloses Meeting zu gewährleisten:

  1. Planen Sie Ablenkungen ein.Wenn es andere Ereignisse in Ihrem Leben gibt, die um Ihre Zeit und Aufmerksamkeit konkurrieren, stellen Sie sicher, dass Sie entsprechend planen.Wenn das Meeting beispielsweise um 10 Uhr stattfindet und Sie einen Mittagstermin haben, versuchen Sie, die Dinge so zu planen, dass Sie vorher etwas Arbeit erledigen können, damit Sie während des Meetings selbst nicht in Eile sind.
  2. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was passiert.Wenn jemand ein Meeting absagt oder verlegt, ist es wichtig, dass alle Beteiligten so schnell wie möglich davon erfahren.Dazu gehören nicht nur diejenigen, die ursprünglich für die Teilnahme an der Besprechung geplant waren, sondern auch alle anderen, die möglicherweise Informationen darüber benötigen (z. B. Teilnehmer). Versuchen Sie, niemanden im Dunkeln zu lassen; Lassen Sie sie wissen, was los ist und wann sie mit Updates rechnen können.
  3. Früh ankommen!Selbst wenn alles nach Plan läuft, kann immer etwas schief gehen, was bedeutet, dass Sie durch frühes Erscheinen flexibler sind, falls etwas Unerwartetes passiert.Wenn es bestimmte Punkte gibt, die Sie vor Beginn des eigentlichen Meetings besprechen möchten (z. B. Tagesordnungspunkte), können Sie diese vorab ansprechen, um Verwirrung oder Konflikte während des Verfahrens zu vermeiden.
  4. Mache Notizen!Unabhängig davon, ob Sie Papier- oder elektronische Notizenwerkzeuge verwenden, das Anfertigen reichlicher Mengen von Notizen während der Teilnahme an Besprechungen kann sowohl jetzt als auch in Zukunft äußerst hilfreich sein. Referenzpunkte, falls später etwas auftaucht, das Klärung / Referenzmaterial / Korrekturlesen usw. erfordert ...Es zeigt auch Respekt für denjenigen, der spricht, indem es ihm ungestörte Zeit lässt – kein Multitasking erlaubt!– damit sie sich während ihrer Präsentation/Diskussion/Ergebnispräsentation etc. nicht gehetzt oder unterbrochen fühlen

Müssen wir wegen der Verschiebung irgendwelche Änderungen der Tagesordnung besprechen?

Nein, die Tagesordnung bleibt unverändert.Abhängig von den Umständen der Verschiebung kann es jedoch erforderlich sein, Änderungen zu besprechen, die vorgenommen werden müssen.Wenn beispielsweise ein Meeting abgesagt und dann innerhalb weniger Tage neu angesetzt wird, kann es erforderlich sein, sich mit allen Teilnehmern erneut zu treffen, um sie über das neue Datum und die neue Uhrzeit zu informieren.Wenn ein Meeting in mehr als einer Woche verschoben wird, kann es hilfreich sein, wenn alle Teilnehmer aktualisierte Informationen (einschließlich Kontaktinformationen) im Voraus senden, damit es keine Überraschungen in letzter Minute gibt.Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie alle Änderungen im Voraus mitteilen, damit jeder weiß, was ihn erwartet.

Wer wird das Meeting leiten/leiten?

Wenn ein Meeting verschoben wird, kann es schwierig sein zu wissen, wer das Meeting leiten/leiten soll.Es gibt ein paar Dinge zu beachten:

-Wer kennt sich am besten mit der Agenda aus?

-Wer ist befugt, das Meeting einzuberufen und neu zu planen?

-Wer kann verfolgen, wann das Treffen tatsächlich stattfindet?

Wenn einer oder mehrere dieser Faktoren nicht zutreffen, sollte jemand aus der Gruppe vortreten und die Diskussion leiten.Wenn es keinen klaren Leiter gibt, sollten alle Anwesenden darüber abstimmen, wer ihrer Meinung nach das Meeting leiten/leiten soll.

.Sollen wir zukünftige Meetings absagen oder verschieben, bis dieses erfolgreich abgeschlossen ist?

Wenn Sie benachrichtigt wurden, dass ein Meeting verschoben wurde, gibt es einige Dinge zu beachten.Die komplette Absage des Meetings kann als unprofessionell und respektlos angesehen werden.Denken Sie daran, dass Ihr Chef möglicherweise nichts von der Änderung weiß und erwartet, sich wie geplant mit Ihnen zu treffen.Wenn es möglich ist, versuchen Sie, das Meeting so zu verschieben, dass beide Parteien ungestört teilnehmen können.Es kann auch eine Option sein, das Meeting auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, aber kündigen Sie es rechtzeitig an, damit jeder entsprechend planen kann.Letztendlich liegt es an Ihrem Chef, ob er das Meeting am ursprünglichen Termin abhalten oder vorverlegen möchte.Versuchen Sie, Entscheidungen über das Meeting nicht auf der Grundlage dessen zu treffen, was sie Ihrer Meinung nach wollen; Hören Sie stattdessen aufmerksam zu und bieten Sie Vorschläge an, die Sie auf der Grundlage Ihrer eigenen Erfahrung und Ihres Wissens haben.

.Gibt es Risiken im Zusammenhang mit einer Umplanung, die wir berücksichtigen sollten?

Mit der Verschiebung eines Meetings sind einige Risiken verbunden.Das größte Risiko besteht darin, dass der neue Termin für keine der Parteien funktioniert und das Treffen abgesagt werden muss.Ein weiteres Risiko besteht darin, dass eine oder beide Parteien sich über die Terminverschiebung ärgern, was zu Konflikten führen könnte.Wenn schließlich eine Partei nicht gut über die Terminverschiebung kommuniziert, kann es passieren, dass ihr wichtige Informationen entgehen, die ihnen bei der Vorbereitung auf den neuen Termin geholfen hätten.All diese Risiken können gemildert werden, indem Planänderungen klar kommuniziert werden und sichergestellt wird, dass sich alle Beteiligten ihrer Verpflichtungen im Falle einer Stornierung oder eines Konflikts bewusst sind.