Εάν έχετε επαναπρογραμματιστεί, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου.Η νέα ημερομηνία και ώρα είναι συνήθως κοντά στην αρχική, αλλά μπορεί να αλλάξει λόγω άλλων γεγονότων που συνέβησαν.

Όταν λάβετε την ειδοποίηση για τη νέα ώρα συνάντησης, βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει την ημέρα σας ανάλογα.Προσπαθήστε να μην χάσετε καμία σημαντική εργασία ή σχολική υποχρέωση.Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να αναδιατάξετε το πρόγραμμά σας, ώστε να μπορείτε να παρακολουθήσετε τη συνάντηση εγκαίρως.

Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να παρευρεθείτε στη συνάντηση στη νέα ημερομηνία και ώρα, ενημερώστε μας το συντομότερο δυνατό, ώστε να βρούμε άλλο τρόπο για να συμμετάσχετε στη συζήτηση.Θα εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία και τα αρχεία σας από αυτήν την προηγούμενη συνάντηση.

Ποιος είναι ο λόγος για τον επαναπρογραμματισμό;

Αν έχετε προγραμματίσει να συναντηθείτε με κάποιον και σας ακυρώσει, ο καλύτερος τρόπος για να το χειριστείτε είναι να έχετε κατανόηση.Μπορεί να μην είναι δυνατόν να συναντηθούν την ώρα που είχε αρχικά προγραμματιστεί, αλλά προσπαθήστε να τους ενημερώσετε το συντομότερο δυνατό, ώστε να βρουν μια άλλη ώρα που να λειτουργεί καλύτερα και για τους δύο.Εάν δεν θέλουν να επαναπρογραμματίσουν, τότε είναι σημαντικό να διατηρήσετε την ψυχραιμία σας και να αρνηθείτε να συναντηθείτε, εκτός εάν είναι σε θέση να το κάνουν σε ένα πιο βολικό χρονικό διάστημα.Το να πείτε κάτι σαν "Καταλαβαίνω αν αυτό δεν είναι δυνατό, αλλά θα εκτιμούσα πραγματικά αν μπορούσαμε να το προγραμματίσουμε εκ νέου" θα δείξει ότι είστε πρόθυμοι να συνεργαστείτε μαζί τους και να διατηρήσετε την αξιοπρέπειά σας.

Υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω για να βοηθήσω να πραγματοποιηθεί η συνάντηση όπως είχε προγραμματιστεί;

Υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε να πραγματοποιηθεί η συνάντηση όπως είχε προγραμματιστεί.Πρώτον, να είστε στην ώρα σας για τη συνάντηση.Εάν η συνάντηση προγραμματιστεί εκ νέου, προσπαθήστε να αφιερώσετε αρκετό χρόνο στον εαυτό σας, ώστε να μην χρειαστεί να βιαστείτε.Δεύτερον, προετοιμαστείτε καλά.Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τι θέλετε να συζητήσετε και προσκομίστε οποιαδήποτε τεκμηρίωση ή αποδεικτικό στοιχείο που υποστηρίζει τις απόψεις σας.Τέλος, να είστε ευγενικοί και με σεβασμό κατά τη διάρκεια της συνάντησης.Προσπαθήστε να μην θυμώνετε ή να αμυνθείτε και κρατήστε χαμηλούς τόνους για να σας ακούσουν όλοι.Εάν όλα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο, η συνάντηση θα κυλήσει ομαλά και θα μπορέσετε να επιλύσετε με επιτυχία οποιοδήποτε πρόβλημα προκαλούσε τον επαναπρογραμματισμό της από την αρχή.

Ποιος άλλος πρέπει να ενημερωθεί για την αλλαγή;

Εάν έχετε προγραμματίσει εκ νέου μια συνάντηση, είναι σημαντικό να ενημερώσετε όλους όσοι πρέπει να ειδοποιηθούν για την αλλαγή.Θα πρέπει επίσης να ενημερώσετε τυχόν άλλα άτομα που μπορεί να χρειαστεί να παρευρεθούν στη συνάντηση, όπως συναδέλφους ή πελάτες.Εάν δεν μπορείτε να βρείτε κάποιον άλλον που πρέπει να ειδοποιηθεί, μπορείτε απλώς να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να στείλετε μήνυμα σε όλους όσους έπρεπε να παρευρεθούν στην αρχική συνάντηση και να τους ζητήσετε να έρθουν στην ώρα τους.

Τι άλλες δεσμεύσεις έχω εκείνη την ημέρα που μπορεί να έρχονται σε αντίθεση με τη νέα ώρα;

Εάν έχετε μια προηγούμενη δέσμευση εκείνη την ημέρα που έρχεται σε αντίθεση με τη νέα ώρα, η καλύτερη επιλογή είναι να ακυρώσετε τη συνάντηση.Εάν δεν μπορείτε να ακυρώσετε τη συνάντηση, προσπαθήστε να βρείτε έναν εναλλακτικό χρόνο που δεν έρχεται σε αντίθεση με τις υπόλοιπες δεσμεύσεις σας.Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, να είστε όσο το δυνατόν πιο ευέλικτοι και προσπαθήστε να φτάσετε νωρίς ή να μείνετε αργά, ώστε να μπορεί να πραγματοποιηθεί η συνάντηση.Εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε καθόλου στη συνάντηση, ενημερώστε όλους όσο το δυνατόν συντομότερα, ώστε να προχωρήσουμε σε άλλο θέμα της ημερήσιας διάταξης.

Πόσο σύντομα πρέπει να σας ενημερώσω εάν δεν μπορώ να το κάνω να λειτουργήσει;

Εάν σας έχει δοθεί μια επαναπρογραμματισμένη συνάντηση, είναι σημαντικό να ενημερώσετε το άτομο που όρισε τη συνάντηση το συντομότερο δυνατό.Γενικά, θα πρέπει να τους ενημερώσετε εντός 24 ωρών από τη στιγμή που θα ενημερωθείτε για την αλλαγή.Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε την επαναπρογραμματισμένη συνάντηση, ενημερώστε τους το συντομότερο δυνατό και εξηγήστε το γιατί.Είναι επίσης χρήσιμο να παρέχετε ένα εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση που δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί η αρχική συνάντηση.Τέλος, ευχαριστήστε το άτομο που όρισε την αρχική συνάντηση για την ειδοποίηση και ζητήστε συγγνώμη εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε.

Αυτή η συνάντηση θα πραγματοποιηθεί μέσω τηλεφώνου, κάμερας web ή αυτοπροσώπως;

Μια συνάντηση μπορεί να επαναπρογραμματιστεί με διάφορους τρόπους, όπως μέσω τηλεφώνου, κάμερας web ή αυτοπροσώπως.Όταν αποφασίζετε εάν θα πραγματοποιήσετε τη συνάντηση αυτοπροσώπως ή με άλλα μέσα, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη την επιμελητεία και των δύο επιλογών.Για παράδειγμα, εάν η συνάντηση πραγματοποιείται μέσω Skype, μπορεί να είναι ευκολότερο για όλους τους εμπλεκόμενους να συναντηθούν προσωπικά εκ των προτέρων, ώστε να γίνουν οι απαραίτητες προετοιμασίες.Επιπλέον, η διεξαγωγή μιας σύσκεψης μέσω βιντεοκλήσης μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική από τη συγκέντρωση των συμμετεχόντων σε μια τοποθεσία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν υπάρχουν πολλά άτομα που πρέπει να συμμετάσχουν ή/και εάν υπάρχουν υλικοτεχνικοί περιορισμοί (όπως περιορισμένος χώρος). Τελικά, όποια επιλογή και αν επιλεγεί θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις συγκεκριμένες ανάγκες της ομάδας και το συνολικό της πρόγραμμα.

Πού θα γίνει η Συνέλευση;

Εάν έχετε προγραμματίσει εκ νέου μια συνάντηση, είναι σημαντικό να το κοινοποιήσετε το συντομότερο δυνατό στο άτομο ή στην ομάδα που έπρεπε να παρευρεθεί.Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό:

- Στείλτε ένα email

- Δημοσίευση στα social media

-Καλέστε τους απευθείας

Αφού κοινοποιήσετε την αλλαγή, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εξασφαλίσετε μια ομαλή συνάντηση:

  1. Σχέδιο για περισπασμούς.Εάν υπάρχουν άλλα γεγονότα στη ζωή σας που θα ανταγωνίζονται για το χρόνο και την προσοχή σας, φροντίστε να σχεδιάσετε ανάλογα.Για παράδειγμα, αν η συνάντηση είναι στις 10 π.μ. και έχετε ραντεβού το μεσημέρι, προσπαθήστε να προγραμματίσετε τα πράγματα, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε κάποια δουλειά εκ των προτέρων, ώστε να μην βιάζεστε κατά τη διάρκεια της ίδιας της συνάντησης.
  2. Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τι συμβαίνει.Όταν κάποιος ακυρώνει ή προγραμματίζει εκ νέου μια συνάντηση, είναι σημαντικό όλοι οι εμπλεκόμενοι να το γνωρίζουν το συντομότερο δυνατό.Αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο όσους ήταν αρχικά προγραμματισμένο να παρευρεθούν στη σύσκεψη αλλά και οποιονδήποτε άλλο μπορεί να χρειαστεί πληροφορίες σχετικά με αυτήν (όπως οι συμμετέχοντες). Προσπαθήστε να μην κρατάτε κανέναν στο σκοτάδι. ενημερώστε τους τι συμβαίνει και πότε μπορούν να αναμένουν ενημερώσεις.
  3. Φτάστε νωρίς!Ακόμα κι αν όλα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο, υπάρχει πάντα η πιθανότητα κάτι να πάει στραβά, πράγμα που σημαίνει ότι το να φτάσετε νωρίς δίνει στον εαυτό σας μεγαλύτερη ευελιξία σε περίπτωση που συμβεί οτιδήποτε απροσδόκητο.Εάν υπάρχουν συγκεκριμένα θέματα που θέλετε να συζητήσετε πριν από την έναρξη της πραγματικής σύσκεψης (όπως θέματα ημερήσιας διάταξης), η έγκαιρη αναφορά τους μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή τυχόν σύγχυσης ή σύγκρουσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
  4. Κρατάω σημειώσεις!Είτε χρησιμοποιείτε έντυπα είτε ηλεκτρονικά εργαλεία λήψης σημειώσεων, το να κρατάτε άφθονες σημειώσεις ενώ παρακολουθείτε συναντήσεις μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμα τόσο τώρα όσο και μελλοντικά σημεία αναφοράς σε περίπτωση που προκύψει κάτι αργότερα που χρειάζεται διευκρίνιση/υλικό αναφοράς/διόρθωση κλπ...Δείχνει επίσης σεβασμό για όποιον μιλάει, επιτρέποντάς του αδιάκοπο χρόνο – δεν επιτρέπεται η εκτέλεση πολλαπλών εργασιών!– ώστε να μην αισθάνονται βιαστικοί ή να διακόπτονται κατά την παρουσίαση/συζήτηση/παρουσίαση των αποτελεσμάτων κ.λπ...

Χρειάζεται να συζητήσουμε τυχόν αλλαγές στην ημερήσια διάταξη λόγω του επαναπρογραμματισμού;

Όχι, η ατζέντα θα παραμείνει αμετάβλητη.Ωστόσο, ανάλογα με τις συνθήκες του επαναπρογραμματισμού, μπορεί να είναι απαραίτητο να συζητηθούν τυχόν αλλαγές που πρέπει να γίνουν.Για παράδειγμα, εάν μια σύσκεψη ακυρωθεί και στη συνέχεια προγραμματιστεί εκ νέου εντός λίγων ημερών, μπορεί να χρειαστεί να συνέλθετε εκ νέου με όλους τους συμμετέχοντες για να τους ενημερώσετε στη νέα ημερομηνία και ώρα.Εάν μια σύσκεψη προγραμματιστεί εκ νέου σε διάστημα μεγαλύτερη από μία εβδομάδα, μπορεί να είναι χρήσιμο να ζητήσετε από όλους τους συμμετέχοντες να στείλουν ενημερωμένες πληροφορίες (συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας) εκ των προτέρων, ώστε να μην υπάρχουν εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής.Τέλος, φροντίστε πάντα να κοινοποιείτε εκ των προτέρων τυχόν αλλαγές, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι να περιμένουν.

Ποιος θα προεδρεύσει/διευθύνει τη Συνέλευση;

Όταν μια συνάντηση προγραμματίζεται εκ νέου, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζουμε ποιος θα προεδρεύει/διευθύνει τη συνεδρίαση.Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη:

-Ποιος είναι περισσότερο εξοικειωμένος με την ατζέντα;

-Ποιος έχει την εξουσία να καλέσει και να επαναπρογραμματίσει τη συνάντηση;

-Ποιος μπορεί να παρακολουθεί πότε πραγματικά θα γίνει η συνάντηση;

Εάν ένας ή περισσότεροι από αυτούς τους παράγοντες δεν ισχύουν, τότε κάποιος από την ομάδα θα πρέπει να παρέμβει και να ηγηθεί της συζήτησης.Εάν δεν υπάρχει ξεκάθαρος ηγέτης, τότε όλοι οι παρευρισκόμενοι θα πρέπει να ψηφίσουν ποιος πιστεύει ότι πρέπει να προεδρεύει/διευθύνει τη συνεδρίαση.

.Πρέπει να ακυρώσουμε ή να αναβάλουμε μελλοντικές Συναντήσεις μέχρι να ολοκληρωθεί με επιτυχία αυτή;

Εάν σας έχει δοθεί ειδοποίηση ότι μια συνάντηση έχει προγραμματιστεί εκ νέου, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.Η οριστική ακύρωση της συνάντησης μπορεί να θεωρηθεί ως αντιεπαγγελματική και ασέβεια.Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι το αφεντικό σας μπορεί να μην γνωρίζει την αλλαγή και να περιμένει να συναντηθεί μαζί σας όπως έχει προγραμματιστεί.Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να βρείτε έναν τρόπο να προγραμματίσετε εκ νέου τη συνάντηση, ώστε και τα δύο μέρη να μπορούν να παρευρεθούν χωρίς διακοπή.Η αναβολή της συνάντησης για μετά την αρχική ημερομηνία μπορεί επίσης να είναι μια επιλογή, αλλά φροντίστε να ειδοποιήσετε αρκετά εκ των προτέρων, ώστε όλοι να μπορούν να προγραμματίσουν ανάλογα.Τελικά, εξαρτάται από το αφεντικό σας εάν θέλει ή όχι να πραγματοποιήσει τη συνάντηση στην αρχική της ημερομηνία ή να την προχωρήσει.Προσπαθήστε να μην λαμβάνετε αποφάσεις για τη συνάντηση με βάση το τι πιστεύετε ότι θα θέλουν. Αντίθετα, ακούστε προσεκτικά και προσφέρετε τυχόν προτάσεις που έχετε με βάση τη δική σας εμπειρία και γνώση.

.Υπάρχουν κάποιοι κίνδυνοι που συνδέονται με τον επαναπρογραμματισμό που πρέπει να εξετάσουμε;

Υπάρχουν ορισμένοι κίνδυνοι που σχετίζονται με τον επαναπρογραμματισμό μιας συνάντησης.Ο πιο σημαντικός κίνδυνος είναι ότι η νέα ημερομηνία δεν θα λειτουργήσει για κανένα από τα μέρη και η συνάντηση θα πρέπει να ακυρωθεί.Ένας άλλος κίνδυνος είναι ότι το ένα ή και τα δύο μέρη μπορεί να αισθάνονται δυσαρέσκεια για τον επαναπρογραμματισμό, κάτι που θα μπορούσε να οδηγήσει σε σύγκρουση.Τέλος, εάν ένα μέρος δεν επικοινωνεί καλά σχετικά με τον επαναπρογραμματισμό του, μπορεί να καταλήξει να χάσει σημαντικές πληροφορίες που θα τους βοηθούσαν να προετοιμαστούν για τη νέα ημερομηνία.Όλοι αυτοί οι κίνδυνοι μπορούν να μετριαστούν με σαφή επικοινωνία σχετικά με την αλλαγή στα σχέδια και διασφαλίζοντας ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τις υποχρεώσεις τους σε περίπτωση ακύρωσης ή σύγκρουσης.