Si ha sido reprogramado, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.La nueva fecha y hora suele ser cercana a la original, pero puede cambiar debido a otros eventos que ocurrieron.

Cuando reciba la notificación de la nueva hora de la reunión, asegúrese de planificar su día en consecuencia.Trate de no perder ninguna obligación laboral o escolar importante.Si es posible, trate de reorganizar su horario para que pueda asistir a la reunión a tiempo.

Si por algún motivo no puede asistir a la reunión en la nueva fecha y horario, infórmenos lo antes posible para que podamos encontrar otra forma de participar en la discusión.Aún podrá acceder a todos sus registros y archivos de esta última reunión.

¿Cuál es el motivo de la reprogramación?

Si tenías una cita programada con alguien y te cancelaron, la mejor manera de manejarlo es ser comprensivo.Es posible que no puedan reunirse a la hora programada originalmente, pero trate de avisarles lo antes posible para que puedan encontrar otro horario que funcione mejor para ambos.Si no quieren reprogramar, entonces es importante que mantenga la calma y se niegue a reunirse a menos que puedan hacerlo en un horario más conveniente.Decir algo como "Entiendo si esto no es posible, pero realmente apreciaría si pudiéramos reprogramarlo" demostrará que está dispuesto a trabajar con ellos y aún así mantener su dignidad.

¿Hay algo que pueda hacer para ayudar a que la reunión se lleve a cabo según lo planeado?

Hay algunas cosas que puede hacer para ayudar a que la reunión se lleve a cabo según lo planeado.En primer lugar, llegar a tiempo a la reunión.Si se reprograma la reunión, trate de darse suficiente tiempo para no tener que apresurarse.Segundo, prepárate bien.Asegúrese de saber lo que quiere discutir y traiga cualquier documentación o evidencia que respalde sus puntos.Finalmente, sea cortés y respetuoso durante la reunión.Trate de no enojarse ni ponerse a la defensiva, y mantenga la voz baja para que todos puedan escucharlo.Si todo sale según lo planeado, la reunión se desarrollará sin problemas y podrá resolver con éxito cualquier problema que haya causado la reprogramación en primer lugar.

¿Quién más necesita ser notificado del cambio?

Si tiene una reunión reprogramada, es importante informar sobre el cambio a todos los que necesitan ser notificados.También debe notificar a cualquier otra persona que pueda necesitar asistir a la reunión, como compañeros de trabajo o clientes.Si no puede encontrar a nadie más que deba ser notificado, simplemente puede enviar un correo electrónico o enviar un mensaje de texto a todos los que debían asistir a la reunión original y pedirles que entren en su propio horario.

¿Qué otros compromisos tengo ese día que puedan entrar en conflicto con el nuevo tiempo?

Si tienes un compromiso previo ese día que entra en conflicto con la nueva hora, la mejor opción es cancelar la reunión.Si no puede cancelar la reunión, trate de encontrar un horario alternativo que no entre en conflicto con sus otros compromisos.Si esto no es posible, sea lo más flexible posible e intente llegar temprano o quedarse hasta tarde para que la reunión aún pueda llevarse a cabo.Si no puede asistir a la reunión, infórmeselo a todos lo antes posible para que podamos pasar a otro tema de la agenda.

¿Con cuánto tiempo debo avisarte si no puedo hacer que funcione?

Si le han asignado una reunión reprogramada, es importante que informe a la persona que programó la reunión lo antes posible.En general, debe informarles dentro de las 24 horas posteriores a la notificación del cambio.Si por alguna razón no puede asistir a la reunión reprogramada, infórmeles lo antes posible y explique por qué.También es útil proporcionar un plan de respaldo en caso de que no se pueda realizar la reunión original.Finalmente, agradezca a la persona que programó la reunión original por avisarle y discúlpese si no puede asistir.

¿Esta reunión se llevará a cabo por teléfono, cámara web o en persona?

Una reunión se puede reprogramar de varias maneras, incluso por teléfono, cámara web o en persona.Al decidir si realizar la reunión en persona o por otros medios, es importante considerar la logística de ambas opciones.Por ejemplo, si la reunión se lleva a cabo a través de Skype, puede ser más fácil para todos los involucrados reunirse en persona de antemano para que se puedan hacer los preparativos necesarios.Además, realizar una reunión a través de una videollamada puede ser más eficiente que hacer que los participantes se reúnan en un solo lugar; esto es especialmente cierto si hay varias personas que necesitan participar y/o si existen restricciones logísticas (como espacio limitado). En última instancia, cualquier opción que se elija debe tener en cuenta las necesidades específicas del grupo y su horario general.

¿Dónde se llevará a cabo la Junta?

Si ha reprogramado una reunión, es importante que se lo comunique lo antes posible a la persona o equipo que debía asistir.Hay algunas maneras de hacer esto:

-Enviar un correo electrónico

-Publicar en las redes sociales

-Llámalos directamente

Una vez que haya comunicado el cambio, siga estos pasos para garantizar una reunión sin problemas:

  1. Plan para las distracciones.Si hay otros eventos en su vida que competirán por su tiempo y atención, asegúrese de planificar en consecuencia.Por ejemplo, si la reunión es a las 10 a. m. y tiene una cita para el mediodía, trate de programar las cosas de modo que pueda hacer algo de trabajo de antemano para no tener prisa durante la reunión en sí.
  2. Asegúrese de que todos sepan lo que está sucediendo.Cuando alguien cancela o reprograma una reunión, es importante que todos los involucrados lo sepan lo antes posible.Esto incluye no solo a aquellos que originalmente estaban programados para asistir a la reunión, sino también a cualquier otra persona que pueda necesitar información al respecto (como los participantes). Trate de no mantener a nadie en la oscuridad; hágales saber lo que está pasando y cuándo pueden esperar actualizaciones.
  3. ¡Llega temprano!Incluso si todo sale según lo planeado, siempre existe la posibilidad de que algo salga mal, lo que significa que llegar temprano le brinda más flexibilidad en caso de que ocurra algo inesperado.Si hay elementos específicos que desea discutir antes de que comience la reunión real (como los elementos de la agenda), mencionarlos con anticipación puede ayudar a evitar cualquier confusión o conflicto durante los procedimientos.
  4. ¡Toma nota!Ya sea que utilice herramientas para tomar notas en papel o electrónicas, tomar grandes cantidades de notas mientras asiste a reuniones puede ser extremadamente útil tanto ahora como en futuros puntos de referencia en caso de que surja algo más adelante que necesite aclaración/material de referencia/corrección de pruebas, etc.También muestra respeto por quien está hablando al permitirles tiempo ininterrumpido, ¡no se permiten múltiples tareas!– para que no se sientan apurados o interrumpidos durante su presentación/discusión/presentación de resultados, etc...

¿Necesitamos discutir algún cambio en la agenda debido a la reprogramación?

No, la agenda permanecerá sin cambios.Sin embargo, dependiendo de las circunstancias de la reprogramación, puede ser necesario discutir cualquier cambio que deba realizarse.Por ejemplo, si se cancela una reunión y luego se reprograma dentro de unos días, puede ser necesario volver a reunirse con todos los participantes para actualizarlos sobre la nueva fecha y hora.Si una reunión se reprograma para más de una semana, puede ser útil que todos los participantes envíen información actualizada (incluida la información de contacto) con anticipación para que no haya sorpresas de último momento.Finalmente, siempre asegúrese de comunicar cualquier cambio con anticipación para que todos sepan qué esperar.

¿Quién presidirá/dirigirá la Reunión?

Cuando se reprograma una reunión, puede ser difícil saber quién debe presidir/dirigir la reunión.Hay algunas cosas a considerar:

-¿Quién está más familiarizado con la agenda?

-¿Quién tiene la autoridad para convocar y reprogramar la reunión?

-¿Quién puede hacer un seguimiento de cuándo se llevará a cabo realmente la reunión?

Si uno o más de estos factores no se aplican, entonces alguien dentro del grupo debe intervenir y dirigir la discusión.Si no hay un líder claro, todos los asistentes deben votar quién creen que debe presidir/dirigir la reunión.

.¿Deberíamos cancelar o posponer futuras reuniones hasta que esta se complete con éxito?

Si le han notificado que se ha reprogramado una reunión, hay algunas cosas que debe considerar.Cancelar la reunión por completo puede verse como poco profesional e irrespetuoso.Es importante recordar que es posible que su jefe no esté al tanto del cambio y espere reunirse con usted según lo programado.Si es posible, trate de encontrar una manera de reprogramar la reunión para que ambas partes puedan asistir sin interrupciones.Posponer la reunión hasta después de la fecha original también puede ser una opción, pero asegúrese de avisar con suficiente anticipación para que todos puedan planificar en consecuencia.En última instancia, depende de su jefe si quiere o no celebrar la reunión en su fecha original o adelantarla.Trate de no tomar decisiones sobre la reunión basándose en lo que cree que querrán; en cambio, escuche atentamente y ofrezca cualquier sugerencia que tenga basada en su propia experiencia y conocimiento.

¿Hay algún riesgo asociado con la reprogramación que debamos considerar?

Existen algunos riesgos asociados con la reprogramación de una reunión.El riesgo más importante es que la nueva fecha no funcione para ninguna de las partes y haya que cancelar la reunión.Otro riesgo es que una o ambas partes se sientan resentidas por la reprogramación, lo que podría generar un conflicto.Finalmente, si una de las partes no se comunica bien acerca de la reprogramación, es posible que se pierda información importante que la habría ayudado a prepararse para la nueva fecha.Todos estos riesgos pueden mitigarse comunicando claramente el cambio de planes y asegurándose de que todos los participantes conozcan sus obligaciones en caso de cancelación o conflicto.