Si vous avez été reporté, il y a quelques points à garder à l'esprit.La nouvelle date et l'heure sont généralement proches de celles d'origine, mais elles peuvent être modifiées en raison d'autres événements qui se sont produits.

Lorsque vous recevez la notification de la nouvelle heure de réunion, assurez-vous de planifier votre journée en conséquence.Essayez de ne manquer aucune obligation professionnelle ou scolaire importante.Si possible, essayez de réorganiser votre emploi du temps afin de pouvoir assister à la réunion à temps.

Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas assister à la réunion à sa nouvelle date et heure, veuillez nous en informer dès que possible afin que nous puissions trouver un autre moyen pour vous de participer à la discussion.Vous pourrez toujours accéder à tous vos dossiers et fichiers de cette dernière réunion.

Quelle est la raison du report ?

Si vous avez prévu de rencontrer quelqu'un et qu'il vous annule, la meilleure façon de gérer cela est d'être compréhensif.Il ne sera peut-être pas possible pour eux de se rencontrer à l'heure initialement prévue, mais essayez de les prévenir dès que possible afin qu'ils puissent trouver un autre moment qui leur convient mieux à tous les deux.S'ils ne veulent pas reprogrammer, il est important que vous gardiez votre sang-froid et que vous refusiez de vous rencontrer à moins qu'ils ne soient en mesure d'en faire un créneau horaire plus pratique.Dire quelque chose comme "Je comprends si ce n'est pas possible, mais j'apprécierais vraiment si nous pouvions reporter" montrera que vous êtes prêt à travailler avec eux tout en conservant votre dignité.

Puis-je faire quelque chose pour que la réunion se déroule comme prévu ?

Il y a quelques choses que vous pouvez faire pour aider à ce que la réunion se déroule comme prévu.Tout d'abord, soyez à l'heure pour la réunion.Si la réunion est reportée, essayez de vous donner suffisamment de temps pour ne pas avoir à vous précipiter.Deuxièmement, préparez-vous bien.Assurez-vous que vous savez de quoi vous voulez discuter et apportez toute documentation ou preuve à l'appui de vos arguments.Enfin, soyez poli et respectueux lors de la rencontre.Essayez de ne pas vous mettre en colère ou sur la défensive et gardez une voix basse pour que tout le monde puisse vous entendre.Si tout se déroule comme prévu, la réunion se déroulera sans heurts et vous serez en mesure de résoudre avec succès le problème qui a entraîné sa reprogrammation.

Qui d'autre doit être informé du changement ?

Si vous avez une réunion reportée, il est important d'informer toutes les personnes qui doivent être informées du changement.Vous devez également informer toute autre personne qui pourrait avoir besoin d'assister à la réunion, comme des collègues ou des clients.Si vous ne trouvez personne d'autre qui doit être averti, vous pouvez simplement envoyer un e-mail ou un SMS à toutes les personnes qui étaient censées assister à la réunion d'origine et leur demander de bien vouloir venir à leur rythme.

Quels autres engagements ai-je ce jour-là qui pourraient entrer en conflit avec la nouvelle heure ?

Si vous avez un engagement antérieur ce jour-là qui entre en conflit avec la nouvelle heure, la meilleure option est d'annuler la réunion.Si vous ne pouvez pas annuler la réunion, essayez de trouver une autre heure qui n'entre pas en conflit avec vos autres engagements.Si ce n'est pas possible, soyez le plus flexible possible et essayez d'arriver tôt ou de rester tard pour que la rencontre puisse quand même avoir lieu.Si vous ne pouvez pas du tout assister à la réunion, veuillez en informer tout le monde dès que possible afin que nous puissions passer à un autre point de l'ordre du jour.

Dans combien de temps dois-je vous faire savoir si je ne peux pas le faire fonctionner ?

Si on vous a donné un rendez-vous reporté, il est important d'en informer la personne qui a fixé le rendez-vous dès que possible.En règle générale, vous devez les informer dans les 24 heures suivant la notification du changement.Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas assister à la réunion reportée, veuillez en informer le plus tôt possible et expliquer pourquoi.Il est également utile de fournir un plan de secours au cas où la réunion initiale ne pourrait pas avoir lieu.Enfin, remerciez la personne qui a fixé la réunion initiale de vous avoir donné un préavis et excusez-vous si vous ne pouvez pas y assister.

Cette réunion se déroulera-t-elle par téléphone, webcam ou en personne ?

Une réunion peut être reportée de différentes manières, notamment par téléphone, webcam ou en personne.Au moment de décider de tenir la réunion en personne ou par d'autres moyens, il est important de tenir compte de la logistique des deux options.Par exemple, si la réunion se déroule sur Skype, il peut être plus facile pour toutes les personnes impliquées de se rencontrer en personne à l'avance afin que les préparatifs nécessaires puissent être effectués.De plus, organiser une réunion par appel vidéo peut être plus efficace que de rassembler les participants au même endroit ; cela est particulièrement vrai s'il y a plusieurs personnes qui doivent participer et/ou s'il y a des contraintes logistiques (comme un espace limité). En fin de compte, quelle que soit l'option choisie, elle doit tenir compte des besoins spécifiques du groupe et de son emploi du temps global.

Où aura lieu la Rencontre ?

Si vous avez reporté une réunion, il est important d'en informer dès que possible la personne ou l'équipe qui devait y assister.Il y a quelques façons de le faire:

-Envoyer un e-mail

-Publier sur les réseaux sociaux

-Appelez-les directement

Une fois que vous avez communiqué le changement, suivez ces étapes pour assurer une réunion fluide :

  1. Prévoyez des distractions.S'il y a d'autres événements dans votre vie qui vous feront perdre du temps et de l'attention, assurez-vous de planifier en conséquence.Par exemple, si la réunion est à 10h et que vous avez un rendez-vous à midi, essayez de planifier les choses de manière à pouvoir faire du travail à l'avance afin de ne pas vous précipiter pendant la réunion elle-même.
  2. Assurez-vous que tout le monde sait ce qui se passe.Lorsque quelqu'un annule ou reporte une réunion, il est important que toutes les personnes concernées en soient informées dès que possible.Cela inclut non seulement ceux qui devaient initialement assister à la réunion, mais également toute autre personne qui pourrait avoir besoin d'informations à ce sujet (comme les participants). Essayez de ne garder personne dans l'ignorance; faites-leur savoir ce qui se passe et quand ils peuvent s'attendre à des mises à jour.
  3. Arriver tôt!Même si tout se passe comme prévu, il y a toujours une chance que quelque chose se passe mal, ce qui signifie qu'arriver tôt vous donne plus de flexibilité en cas d'imprévu.S'il y a des points spécifiques dont vous voulez discuter avant le début de la réunion proprement dite (comme des points à l'ordre du jour), les aborder à l'avance peut aider à éviter toute confusion ou conflit pendant les débats.
  4. Prendre des notes!Que vous utilisiez des outils de prise de notes papier ou électroniques, prendre de grandes quantités de notes tout en assistant à des réunions peut être extrêmement utile à la fois maintenant et dans les points de référence futurs si quelque chose survenait plus tard nécessitant des éclaircissements/documents de référence/relecture, etc.Cela montre également du respect pour la personne qui parle en lui laissant un temps ininterrompu - pas de multitâche autorisé !– afin qu'ils ne se sentent pas bousculés ou interrompus lors de leur présentation/discussion/présentation des résultats etc...

Avons-nous besoin de discuter de tout changement à l'ordre du jour en raison du report ?

Non, l'ordre du jour restera inchangé.Cependant, selon les circonstances du report, il peut être nécessaire de discuter de tout changement à apporter.Par exemple, si une réunion est annulée puis reportée dans quelques jours, il peut être nécessaire de réunir à nouveau tous les participants pour les informer de la nouvelle date et heure.Si une réunion est reportée dans plus d'une semaine, il peut être utile que tous les participants envoient à l'avance des informations mises à jour (y compris leurs coordonnées) afin d'éviter toute surprise de dernière minute.Enfin, assurez-vous toujours de communiquer tout changement à l'avance afin que tout le monde sache à quoi s'attendre.

Qui présidera/dirigera la réunion ?

Lorsqu'une réunion est reportée, il peut être difficile de savoir qui doit présider/diriger la réunion.Il y a quelques éléments à considérer :

- Qui connaît le mieux l'ordre du jour ?

-Qui a le pouvoir de convoquer et de reporter la réunion ?

-Qui peut savoir quand la réunion aura réellement lieu ?

Si un ou plusieurs de ces facteurs ne s'appliquent pas, alors quelqu'un du groupe doit intervenir et mener la discussion.S'il n'y a pas de leader clair, toutes les personnes présentes doivent voter pour savoir qui, selon elles, devrait présider/diriger la réunion.

.Faut-il annuler ou reporter les prochaines Rencontres jusqu'à ce que celle-ci se soit déroulée avec succès ?

Si vous avez été avisé qu'une réunion a été reportée, il y a quelques points à considérer.L'annulation pure et simple de la réunion peut être considérée comme non professionnelle et irrespectueuse.Il est important de se rappeler que votre patron peut ne pas être au courant du changement et peut s'attendre à vous rencontrer comme prévu.Si c'est possible, essayez de trouver un moyen de reprogrammer la réunion afin que les deux parties puissent y assister sans interruption.Reporter la réunion après la date initiale peut également être une option, mais assurez-vous de donner un préavis suffisant pour que tout le monde puisse planifier en conséquence.En fin de compte, c'est à votre patron de décider s'il veut ou non tenir la réunion à sa date d'origine ou l'avancer.Essayez de ne pas prendre de décisions concernant la réunion en fonction de ce que vous pensez qu'ils voudront; Au lieu de cela, écoutez attentivement et offrez toutes les suggestions que vous avez en fonction de votre propre expérience et de vos connaissances.

.Y a-t-il des risques associés au rééchelonnement que nous devrions prendre en compte ?

Il y a quelques risques associés au report d'une réunion.Le risque le plus important est que la nouvelle date ne convienne à aucune des parties et que la réunion doive être annulée.Un autre risque est que l'une ou les deux parties ressentent du ressentiment à l'idée d'être reprogrammée, ce qui pourrait conduire à un conflit.Enfin, si une partie ne communique pas bien sur le report, elle peut finir par manquer des informations importantes qui l'auraient aidée à se préparer pour la nouvelle date.Tous ces risques peuvent être atténués en communiquant clairement sur le changement de plan et en veillant à ce que tous les participants soient conscients de leurs obligations en cas d'annulation ou de conflit.