यदि आपको पुनर्निर्धारित किया गया है, तो कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए।नई तिथि और समय आमतौर पर मूल तारीख के करीब होता है, लेकिन अन्य घटनाओं के कारण इसे बदला जा सकता है।

जब आप नए मीटिंग समय की सूचना प्राप्त करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उसी के अनुसार अपने दिन की योजना बनाते हैं।किसी भी महत्वपूर्ण कार्य या स्कूल के दायित्वों को याद न करने का प्रयास करें।यदि संभव हो, तो अपने कार्यक्रम को पुनर्व्यवस्थित करने का प्रयास करें ताकि आप समय पर बैठक में भाग ले सकें।

यदि किसी कारण से आप नई तारीख और समय पर बैठक में शामिल नहीं हो सकते हैं, तो कृपया हमें जल्द से जल्द बताएं ताकि हम चर्चा में भाग लेने के लिए आपके लिए दूसरा रास्ता खोज सकें।आप अभी भी इस पिछली मीटिंग से अपने सभी रिकॉर्ड और फ़ाइलें एक्सेस कर पाएंगे।

पुनर्निर्धारण का कारण क्या है?

यदि आपको किसी से मिलने का कार्यक्रम है और वे आप पर रद्द कर देते हैं, तो इसे संभालने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप समझदार बनें।हो सकता है कि उनके लिए उस समय मिलना संभव न हो जो मूल रूप से निर्धारित किया गया था, लेकिन जितनी जल्दी हो सके उन्हें सिर उठाने की कोशिश करें ताकि वे एक और समय ढूंढ सकें जो उन दोनों के लिए बेहतर काम करे।यदि वे पुनर्निर्धारित नहीं करना चाहते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप शांत रहें और मिलने से इंकार करें जब तक कि वे इसे अधिक सुविधाजनक समय स्लॉट में बनाने में सक्षम न हों।ऐसा कुछ कहना "मैं समझता हूं कि यह संभव नहीं है, लेकिन अगर हम पुनर्निर्धारित कर सकते हैं तो मैं वास्तव में सराहना करूंगा" यह दिखाएगा कि आप उनके साथ काम करने के इच्छुक हैं और फिर भी अपनी गरिमा बनाए रखेंगे।

क्या ऐसा कुछ है जो मैं बैठक को योजना के अनुसार पूरा करने में मदद करने के लिए कर सकता हूँ?

मीटिंग को योजना के अनुसार होने में मदद करने के लिए आप कुछ चीज़ें कर सकते हैं।सबसे पहले, बैठक के लिए समय पर पहुंचें।यदि मीटिंग फिर से निर्धारित की जाती है, तो अपने आप को पर्याप्त समय देने की कोशिश करें ताकि आपको हड़बड़ी न करनी पड़े।दूसरा, अच्छे से तैयारी करें।सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आप क्या चर्चा करना चाहते हैं और कोई भी दस्तावेज या सबूत लाएं जो आपकी बातों का समर्थन करता हो।अंत में, बैठक के दौरान विनम्र और सम्मानित रहें।कोशिश करें कि क्रोधित या रक्षात्मक न हों, और अपनी आवाज़ धीमी रखें ताकि हर कोई आपको सुन सके।यदि सब कुछ योजना के अनुसार होता है, तो बैठक सुचारू रूप से चलेगी और आप किसी भी समस्या को सफलतापूर्वक हल करने में सक्षम होंगे जिसके कारण इसे पहली बार में पुनर्निर्धारित किया गया था।

परिवर्तन के बारे में और किसे सूचित करने की आवश्यकता है?

यदि आपकी कोई पुनर्निर्धारित बैठक है, तो उन सभी को सूचित करना महत्वपूर्ण है जिन्हें परिवर्तन के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है।आपको ऐसे अन्य लोगों को भी सूचित करना चाहिए जिन्हें बैठक में भाग लेने की आवश्यकता हो सकती है, जैसे सहकर्मी या ग्राहक।यदि आपको कोई और नहीं मिल रहा है जिसे सूचित करने की आवश्यकता है, तो आप बस उन सभी को ईमेल या टेक्स्ट कर सकते हैं जिन्हें मूल बैठक में भाग लेना था और उनसे अपने समय पर आने के लिए कहें।

उस दिन मेरी और कौन सी प्रतिबद्धताएं हैं जो नए समय के साथ संघर्ष कर सकती हैं?

यदि आपकी उस दिन की पूर्व प्रतिबद्धता है जो नए समय के साथ संघर्ष करती है, तो बैठक को रद्द करना सबसे अच्छा विकल्प है।यदि आप मीटिंग रद्द नहीं कर सकते हैं, तो एक वैकल्पिक समय खोजने का प्रयास करें जो आपकी अन्य प्रतिबद्धताओं के साथ संघर्ष न करे।यदि यह संभव नहीं है, जितना संभव हो उतना लचीला हो और जल्दी पहुंचने या देर से रहने का प्रयास करें ताकि बैठक हो सके।यदि आप मीटिंग में बिल्कुल भी शामिल नहीं हो सकते हैं, तो कृपया जल्द से जल्द सभी को बताएं ताकि हम किसी अन्य एजेंडा आइटम पर जा सकें।

अगर मैं इसे काम नहीं कर सकता तो मुझे कितनी जल्दी आपको बताना होगा?

यदि आपको एक पुनर्निर्धारित बैठक दी गई है, तो बैठक निर्धारित करने वाले व्यक्ति को जल्द से जल्द बता देना महत्वपूर्ण है।आम तौर पर, आपको बदलाव की सूचना मिलने के 24 घंटों के भीतर उन्हें बता देना चाहिए।यदि किसी कारण से आप पुनर्निर्धारित बैठक करने में असमर्थ हैं, तो कृपया उन्हें जल्द से जल्द बताएं और समझाएं कि क्यों।यदि मूल बैठक आयोजित नहीं की जा सकती है तो बैकअप योजना प्रदान करना भी सहायक होता है।अंत में, उस व्यक्ति को धन्यवाद दें जिसने आपको नोटिस देने के लिए मूल बैठक निर्धारित की थी और यदि आप उपस्थित नहीं हो सके तो माफी मांगें।

क्या यह मीटिंग फ़ोन, वेबकैम या व्यक्तिगत रूप से हो रही है?

एक मीटिंग को विभिन्न तरीकों से पुनर्निर्धारित किया जा सकता है, जिसमें फोन, वेबकैम या व्यक्तिगत रूप से शामिल है।बैठक को व्यक्तिगत रूप से या अन्य माध्यम से आयोजित करने का निर्णय लेते समय, दोनों विकल्पों के रसद पर विचार करना महत्वपूर्ण है।उदाहरण के लिए, यदि बैठक स्काइप पर आयोजित की जा रही है, तो इसमें शामिल सभी लोगों के लिए पहले से व्यक्तिगत रूप से मिलना आसान हो सकता है ताकि कोई भी आवश्यक तैयारी की जा सके।इसके अतिरिक्त, प्रतिभागियों को एक स्थान पर इकट्ठा करने की तुलना में वीडियो कॉल पर मीटिंग आयोजित करना अधिक कुशल हो सकता है; यह विशेष रूप से सच है यदि कई लोग हैं जिन्हें भाग लेने की आवश्यकता है और/या यदि रसद संबंधी बाधाएं हैं (जैसे कि सीमित स्थान)। आखिरकार, जो भी विकल्प चुना जाता है उसे समूह की विशिष्ट आवश्यकताओं और उनके समग्र कार्यक्रम को ध्यान में रखना चाहिए।

बैठक कहाँ आयोजित की जाएगी?

यदि आपने किसी मीटिंग को पुनर्निर्धारित किया है, तो यह महत्वपूर्ण है कि जितनी जल्दी हो सके उस व्यक्ति या टीम को सूचित किया जाए जिसे भाग लेना था।ऐसा करने के कुछ तरीके हैं:

-एक ईमेल भेजें

-सोशल मीडिया पर पोस्ट करें

-उन्हें सीधे कॉल करो

एक बार जब आप परिवर्तन की सूचना दे देते हैं, तो एक सहज बैठक सुनिश्चित करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

  1. ध्यान भटकाने की योजना।यदि आपके जीवन में अन्य घटनाएँ चल रही हैं जो आपके समय और ध्यान के लिए प्रतिस्पर्धा कर रही हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उसी के अनुसार योजना बनाते हैं।उदाहरण के लिए, अगर मीटिंग सुबह 10 बजे है और आपके पास दोपहर का अपॉइंटमेंट है, तो कोशिश करें और चीजों को शेड्यूल करें ताकि आप पहले से कुछ काम कर सकें ताकि मीटिंग के दौरान ही आप हड़बड़ी न करें।
  2. सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि क्या हो रहा है।जब कोई मीटिंग रद्द या पुनर्निर्धारित करता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि इसमें शामिल सभी लोगों को जल्द से जल्द इसके बारे में पता चले।इसमें न केवल वे लोग शामिल हैं जिन्हें मूल रूप से बैठक में भाग लेने के लिए निर्धारित किया गया था, बल्कि ऐसे अन्य लोग भी शामिल हैं जिन्हें इसके बारे में जानकारी की आवश्यकता हो सकती है (जैसे प्रतिभागी)। कोशिश करें कि किसी को अंधेरे में न रखें; उन्हें बताएं कि क्या चल रहा है और वे कब अपडेट की उम्मीद कर सकते हैं।
  3. जल्दी पहुंचे!यहां तक ​​​​कि अगर सब कुछ योजना के अनुसार चला जाता है, तो हमेशा एक मौका होता है कि कुछ गलत हो जाएगा, जिसका मतलब है कि जल्दी पहुंचने से आपको कुछ अप्रत्याशित होने पर अधिक लचीलापन मिलता है।यदि वास्तविक बैठक शुरू होने से पहले आप विशिष्ट वस्तुओं पर चर्चा करना चाहते हैं (जैसे एजेंडा आइटम), तो उन्हें समय से पहले लाने से कार्यवाही के दौरान किसी भी भ्रम या संघर्ष से बचने में मदद मिल सकती है।
  4. नोट ले लो!चाहे आप पेपर या इलेक्ट्रॉनिक नोट लेने के उपकरण का उपयोग करें, बैठकों में भाग लेने के दौरान भारी मात्रा में नोट्स लेना अब और भविष्य के संदर्भ बिंदुओं में बेहद मददगार हो सकता है, बाद में कुछ ऐसा होना चाहिए जिसके लिए स्पष्टीकरण/संदर्भ सामग्री/प्रूफरीडिंग आदि की आवश्यकता हो ...यह जो भी बोल रहा है उसके प्रति सम्मान दिखाता है और उन्हें निर्बाध समय देता है - मल्टी-टास्किंग की अनुमति नहीं है!- ताकि वे अपनी प्रस्तुति/चर्चा/परिणामों की प्रस्तुति आदि के दौरान जल्दबाजी या रुकावट महसूस न करें...

क्या हमें पुनर्निर्धारण के कारण एजेंडे में किसी बदलाव पर चर्चा करने की आवश्यकता है?

नहीं, एजेंडा अपरिवर्तित रहेगा।हालांकि, पुनर्निर्धारण की परिस्थितियों के आधार पर, किए जाने वाले किसी भी बदलाव पर चर्चा करना आवश्यक हो सकता है।उदाहरण के लिए, यदि कोई मीटिंग रद्द कर दी जाती है और फिर कुछ दिनों के भीतर पुनर्निर्धारित की जाती है, तो नई तारीख और समय पर उन्हें अपडेट करने के लिए सभी प्रतिभागियों के साथ फिर से मिलना आवश्यक हो सकता है।यदि मीटिंग को एक सप्ताह से अधिक समय बाद पुनर्निर्धारित किया जाता है, तो यह मददगार हो सकता है कि सभी प्रतिभागियों को समय से पहले अद्यतन जानकारी (संपर्क जानकारी सहित) भेज दी जाए ताकि अंतिम समय में कोई आश्चर्य न हो।अंत में, हमेशा किसी भी परिवर्तन के बारे में पहले से सूचित करना सुनिश्चित करें ताकि हर कोई जान सके कि क्या अपेक्षा की जाए।

बैठक की अध्यक्षता/संचालन कौन करेगा?

जब किसी मीटिंग को पुनर्निर्धारित किया जाता है, तो यह जानना मुश्किल हो सकता है कि मीटिंग की अध्यक्षता/संचालन किसे करना चाहिए।विचार करने के लिए कुछ चीज़ें हैं:

-एजेंडे से सबसे ज्यादा परिचित कौन है?

-बैठक बुलाने और पुनर्निर्धारित करने का अधिकार किसके पास है?

-इस बात का ट्रैक कौन रख सकता है कि वास्तव में बैठक कब होगी?

यदि इनमें से एक या अधिक कारक लागू नहीं होते हैं, तो समूह के किसी व्यक्ति को आगे आना चाहिए और चर्चा का नेतृत्व करना चाहिए।यदि कोई स्पष्ट नेता नहीं है, तो उपस्थित सभी लोगों को इस पर मतदान करना चाहिए कि उनके अनुसार बैठक की अध्यक्षता/संचालन किसे करना चाहिए।

.क्या हमें भविष्य की बैठकें तब तक रद्द या स्थगित करनी चाहिए जब तक कि यह सफलतापूर्वक पूरी न हो जाए?

यदि आपको नोटिस दिया गया है कि मीटिंग को पुनर्निर्धारित किया गया है, तो कुछ बातों पर विचार करना होगा।बैठक को एकमुश्त रद्द करना अव्यवसायिक और अपमानजनक के रूप में देखा जा सकता है।यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि हो सकता है कि आपके बॉस को बदलाव के बारे में पता न हो और वह निर्धारित समय के अनुसार आपसे मिलने की उम्मीद कर सकता है।यदि संभव हो, तो बैठक को पुनर्निर्धारित करने का तरीका खोजने का प्रयास करें ताकि दोनों पक्ष बिना किसी व्यवधान के उपस्थित हो सकें।मूल तिथि के बाद तक बैठक स्थगित करना भी एक विकल्प हो सकता है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप पर्याप्त अग्रिम सूचना दें ताकि हर कोई तदनुसार योजना बना सके।अंततः, यह आपके बॉस पर निर्भर है कि वे बैठक को उसकी मूल तिथि पर आयोजित करना चाहते हैं या इसे आगे बढ़ाना चाहते हैं।कोशिश करें कि आप जो सोचते हैं कि वे क्या चाहते हैं, उसके आधार पर बैठक के बारे में निर्णय न लें; इसके बजाय, ध्यान से सुनें और अपने अनुभव और ज्ञान के आधार पर कोई भी सुझाव दें।

.क्या पुनर्निर्धारण से जुड़े उनके कोई जोखिम हैं जिन पर हमें विचार करना चाहिए?

मीटिंग को पुनर्निर्धारित करने से जुड़े कुछ जोखिम हैं।सबसे महत्वपूर्ण जोखिम यह है कि नई तिथि किसी भी पक्ष के लिए काम नहीं करेगी और बैठक को रद्द करना होगा।एक और जोखिम यह है कि एक या दोनों पक्ष पुनर्निर्धारित किए जाने के बारे में नाराजगी महसूस कर सकते हैं, जिससे संघर्ष हो सकता है।अंत में, यदि एक पक्ष पुनर्निर्धारित होने के बारे में अच्छी तरह से संवाद नहीं करता है, तो वे महत्वपूर्ण जानकारी खो सकते हैं जो उन्हें नई तिथि के लिए तैयार करने में मदद करती।इन सभी जोखिमों को योजनाओं में बदलाव के बारे में स्पष्ट रूप से संवाद करके और यह सुनिश्चित करके कम किया जा सकता है कि रद्दीकरण या संघर्ष के मामले में सभी प्रतिभागियों को उनके दायित्वों के बारे में पता है।