Ha átütemezték, néhány dolgot érdemes szem előtt tartani.Az új dátum és idő általában közel áll az eredetihez, de más bekövetkezett események miatt megváltozhat.

Amikor megkapja az értesítést az új találkozó időpontjáról, mindenképpen ennek megfelelően tervezze meg napját.Lehetőleg ne maradjon le egyetlen fontos munkahelyi vagy iskolai kötelezettségről sem.Ha lehetséges, próbálja átrendezni az időbeosztását, hogy időben részt tudjon venni a találkozón.

Ha valamilyen oknál fogva nem tud részt venni az ülésen az új időpontban, kérjük, mielőbb jelezze felénk, hogy más módot találhassunk a megbeszélésen való részvételre.Továbbra is hozzáférhet a korábbi megbeszélés összes iratához és fájljához.

Mi az átütemezés oka?

Ha úgy tervezték, hogy találkozzon valakivel, és lemondják rólad, a legjobb módja annak, hogy megértsd.Előfordulhat, hogy nem tudnak találkozni az eredetileg megbeszélt időpontban, de igyekezzenek a lehető leghamarabb felvilágosítani őket, hogy találjanak másik időpontot, amely mindkettőjük számára jobban megfelel.Ha nem akarnak átütemezni, akkor fontos, hogy megőrizze nyugalmát, és tagadja meg a találkozást, hacsak nem tudnak egy kényelmesebb időpontot beállítani.Ha valami olyasmit mond, hogy „Megértem, ha ez nem lehetséges, de nagyon hálás lennék, ha átütemezhetnénk” azt mutatja, hogy hajlandó velük dolgozni, és továbbra is megőrzi méltóságát.

Tudok valamit tenni annak érdekében, hogy a találkozó a tervek szerint történjen?

Van néhány dolog, amit megtehet annak érdekében, hogy a találkozó a tervek szerint történjen.Először is érkezzen időben a találkozóra.Ha átütemezzük a találkozót, próbáljunk meg elég időt szánni magunknak, hogy ne kelljen rohanni.Másodszor, készülj fel jól.Győződjön meg arról, hogy tudja, mit szeretne megvitatni, és hozza magával az álláspontját alátámasztó dokumentumokat vagy bizonyítékokat.Végül légy udvarias és tiszteletteljes a találkozó során.Próbálj meg ne haragudni vagy védekezni, és halkan beszélj, hogy mindenki halljon.Ha minden a tervek szerint halad, a megbeszélés zökkenőmentesen fog lezajlani, és Ön sikeresen megoldhatja azt a problémát, amely az átütemezést okozta.

Kit kell még értesíteni a változásról?

Ha átütemezett találkozója van, fontos, hogy mindenkit értesítsen a változásról, akit értesíteni kell.Értesítsen minden olyan személyt is, akinek esetleg részt kell vennie a megbeszélésen, például munkatársait vagy ügyfeleit.Ha nem talál senkit, akit értesíteni kell, egyszerűen küldjön e-mailt vagy SMS-t mindenkinek, akinek részt kellett volna vennie az eredeti megbeszélésen, és kérje meg, hogy jöjjön be a saját idejében.

Milyen egyéb kötelezettségeim vannak aznap, amelyek ütközhetnek az új időponttal?

Ha olyan korábbi kötelezettségvállalása van aznap, amely ütközik az új időponttal, a legjobb megoldás az értekezlet lemondása.Ha nem tudja lemondani a találkozót, próbáljon alternatív időpontot találni, amely nem ütközik egyéb kötelezettségeivel.Ha ez nem lehetséges, legyen a lehető legrugalmasabb, és próbáljon korán érkezni vagy későn maradni, hogy a találkozó még megtörténhessen.Amennyiben az ülésen egyáltalán nem tud részt venni, kérjük, mielőbb mindenkit jelezzen, hogy egy másik napirendi pontra térhessünk.

Mennyi időn belül kell értesítenem, ha nem tudom működni?

Ha átütemezett találkozót kapott, fontos, hogy a lehető leghamarabb értesítse a megbeszélést kiíró személyt.Általában a változásról szóló értesítést követő 24 órán belül értesítenie kell őket.Ha valamilyen okból nem tud az átütemezett találkozón részt venni, kérjük, mielőbb jelezze feléjük, és indokolja meg, hogy miért.Hasznos tartalék terv elkészítése arra az esetre is, ha az eredeti értekezlet nem tartható meg.Végül köszönje meg az eredeti találkozót kiállító személynek, hogy értesítette Önt, és kérjen elnézést, ha nem tud részt venni.

Ez a megbeszélés telefonon, webkamerán vagy személyesen történik?

A találkozót többféleképpen is átütemezheti, például telefonon, webkamerán vagy személyesen.Amikor eldönti, hogy a találkozót személyesen vagy más módon tartsák meg, mindkét lehetőség logisztikáját figyelembe kell venni.Például, ha az értekezletet Skype-on keresztül tartják, könnyebb lehet minden érintett számára, hogy előzetesen személyesen találkozzanak, hogy megtehessék a szükséges előkészületeket.Ezenkívül a megbeszélést videohíváson keresztül lebonyolítani hatékonyabb lehet, mintha a résztvevők egy helyen gyűlnének össze; ez különösen igaz, ha több embernek kell részt vennie, és/vagy ha logisztikai korlátok vannak (például korlátozott hely). Végső soron bármely választási lehetőségnek figyelembe kell vennie a csoport sajátos igényeit és általános ütemtervét.

Hol lesz a Találkozó?

Ha átütemezett egy találkozót, fontos, hogy ezt a lehető leghamarabb közölje azzal a személlyel vagy csapattal, akinek részt kellett volna vennie.Ennek néhány módja van:

-Küldjön e-mailt

- Hozzászólás a közösségi médiában

- Hívja fel őket közvetlenül

Miután közölte a változást, kövesse az alábbi lépéseket a zökkenőmentes megbeszélés érdekében:

  1. Tervezze meg a zavaró tényezőket.Ha más események is zajlanak az életedben, amelyek versengenek az idődért és a figyelmedért, mindenképpen ennek megfelelően tervezz.Például, ha az értekezlet délelőtt 10 órakor van, és délben van megbeszélése, próbálja meg úgy ütemezni a dolgokat, hogy előre el tudjon végezni egy kis munkát, hogy ne kapkodjon maga az értekezlet alatt.
  2. Győződjön meg róla, hogy mindenki tudja, mi történik.Ha valaki lemond vagy átütemez egy találkozót, fontos, hogy minden érintett a lehető leghamarabb értesüljön róla.Ez nem csak azokra vonatkozik, akiknek eredetileg részt kellett venniük a találkozón, hanem mindenki másra is, akiknek információra van szüksége a találkozóról (például a résztvevőkről). Próbálj meg senkit sem a sötétben tartani; tájékoztassa őket arról, hogy mi történik, és mikor számíthatnak frissítésekre.
  3. Korán érkezni!Még ha minden a tervek szerint halad is, mindig fennáll annak a lehetősége, hogy valami elromlik, ami azt jelenti, hogy a korai érkezés nagyobb rugalmasságot biztosít, ha bármi váratlan történne.Ha vannak konkrét kérdések, amelyeket a tényleges ülés megkezdése előtt meg szeretne beszélni (például napirendi pontok), ezek idő előtti előterjesztése segíthet elkerülni a zavart vagy konfliktust az eljárás során.
  4. Jegyzetel!Akár papíralapú, akár elektronikus jegyzetkészítő eszközöket használ, az értekezletek látogatása közben rengeteg jegyzetelés rendkívül hasznos lehet most és a jövőben is, ha a későbbiekben valami tisztázásra/referenciaanyagra/lektorálásra szorul stb.Ez azt is mutatja, hogy tiszteli azt, aki beszél, ha megszakítás nélküli időt biztosít neki – többfeladatos munka nem megengedett!– hogy ne érezzék rohanásnak vagy megszakításnak a prezentációjuk/megbeszélésük/eredménybemutatásuk stb.

Kell-e az átütemezés miatt bármilyen napirendi változtatást megtárgyalnunk?

Nem, a napirend változatlan marad.Az átütemezés körülményeitől függően azonban szükséges lehet az esetleges változtatások megbeszélése.Például, ha egy értekezletet törölnek, majd néhány napon belül átütemeznek, előfordulhat, hogy újra össze kell hívni az összes résztvevőt, hogy frissítsék őket az új dátummal és időponttal.Ha egy találkozót több mint egy hét múlva ütemeznek át, hasznos lehet, ha minden résztvevőt előre küldenek a frissített információknak (beleértve az elérhetőségeket is), hogy ne érjenek meglepetések az utolsó pillanatban.Végül mindig ügyeljen arra, hogy előre közölje a változásokat, hogy mindenki tudja, mire számíthat.

Ki vezeti/vezeti a találkozót?

Amikor egy értekezletet átütemeznek, nehéz lehet tudni, hogy kinek kell az ülést vezetnie/levezényelnie.Néhány dolgot figyelembe kell venni:

-Ki ismeri leginkább a napirendet?

-Kinek van joga összehívni és átütemezni az ülést?

-Ki tudja nyomon követni, hogy mikor lesz ténylegesen a találkozó?

Ha a fenti tényezők közül egy vagy több nem érvényesül, akkor valaki a csoporton belül lépjen fel és vezesse a vitát.Ha nincs egyértelmű vezető, akkor minden jelenlévő szavazzon arról, hogy szerinte ki legyen az ülés elnöke.

.Le kell mondanunk vagy elhalasztani a jövőbeli találkozókat, amíg ez sikeresen be nem fejeződik?

Ha értesítést kapott egy találkozó átütemezéséről, néhány dolgot figyelembe kell vennie.A találkozó azonnali lemondása szakmaiatlanságnak és tiszteletlenségnek tekinthető.Fontos észben tartani, hogy a főnöke esetleg nem tud a változásról, és arra számíthat, hogy a megbeszéltek szerint találkozik Önnel.Ha lehetséges, próbáljon módot találni a találkozó átütemezésére, hogy mindkét fél zavartalanul részt tudjon venni rajta.A találkozó elhalasztása az eredeti időpont utánra is lehetséges, de ügyeljen arra, hogy időben értesítse, hogy mindenki ennek megfelelően tervezhessen.Végső soron a főnöködön múlik, hogy az eredeti időpontban akarják-e megtartani az értekezletet, vagy előre akarják-e tolni.Próbálj meg ne az alapján hozni döntéseket a találkozóval kapcsolatban, hogy szerinted mit akarnak majd; ehelyett figyelmesen hallgassa meg, és tegyen javaslatot saját tapasztalataira és ismereteire.

.Vannak olyan kockázataik az átütemezéssel kapcsolatban, amelyet figyelembe kell vennünk?

Az értekezlet átütemezése néhány kockázattal jár.A legjelentősebb kockázat az, hogy az új időpont egyik fél számára sem válik be, és a találkozót le kell mondani.Egy másik kockázat, hogy az egyik vagy mindkét fél neheztelhet az átütemezés miatt, ami konfliktushoz vezethet.Végül, ha az egyik fél nem kommunikál megfelelően az átütemezésről, akkor előfordulhat, hogy elvesznek olyan fontos információkat, amelyek segítettek volna felkészülni az új időpontra.Mindezek a kockázatok mérsékelhetők, ha világosan kommunikálnak a tervek változásáról, és gondoskodnak arról, hogy minden résztvevő tisztában legyen a kötelezettségeivel lemondás vagy konfliktus esetén.