Jika Anda telah dijadwal ulang, ada beberapa hal yang perlu diingat.Tanggal dan waktu yang baru biasanya mendekati yang asli, tetapi dapat diubah karena peristiwa lain yang terjadi.

Saat Anda menerima pemberitahuan tentang waktu rapat baru, pastikan Anda merencanakan hari Anda dengan tepat.Cobalah untuk tidak melewatkan pekerjaan penting atau kewajiban sekolah.Jika memungkinkan, coba atur ulang jadwal Anda sehingga Anda dapat menghadiri rapat tepat waktu.

Jika karena alasan tertentu Anda tidak dapat menghadiri rapat pada tanggal dan waktu yang baru, beri tahu kami sesegera mungkin sehingga kami dapat menemukan cara lain bagi Anda untuk berpartisipasi dalam diskusi.Anda masih dapat mengakses semua rekaman dan file Anda dari rapat sebelumnya.

Apa alasan penjadwalan ulang?

Jika Anda telah dijadwalkan untuk bertemu dengan seseorang dan mereka membatalkan Anda, cara terbaik untuk menanganinya adalah dengan memahami.Mungkin tidak mungkin bagi mereka untuk bertemu pada waktu yang semula dijadwalkan, tetapi cobalah untuk memberi tahu mereka sesegera mungkin sehingga mereka dapat menemukan waktu lain yang lebih cocok untuk mereka berdua.Jika mereka tidak ingin menjadwal ulang, maka penting bagi Anda untuk tetap tenang dan menolak untuk bertemu kecuali mereka dapat membuatnya menjadi slot waktu yang lebih nyaman.Mengatakan sesuatu seperti "Saya mengerti jika ini tidak memungkinkan, tetapi saya akan sangat menghargai jika kami dapat menjadwal ulang" akan menunjukkan bahwa Anda bersedia bekerja dengan mereka dan tetap mempertahankan harga diri Anda.

Adakah yang bisa saya lakukan untuk membantu mewujudkan rapat sesuai rencana?

Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu mewujudkan rapat sesuai rencana.Pertama, tepat waktu untuk rapat.Jika rapat dijadwal ulang, usahakan untuk memberi diri Anda cukup waktu agar tidak perlu terburu-buru.Kedua, persiapkan dengan baik.Pastikan Anda tahu apa yang ingin Anda diskusikan dan bawa dokumentasi atau bukti yang mendukung poin Anda.Akhirnya, bersikap sopan dan hormat selama pertemuan.Cobalah untuk tidak marah atau defensif, dan pertahankan suara Anda agar semua orang dapat mendengar Anda.Jika semuanya berjalan sesuai rencana, rapat akan berjalan lancar dan Anda akan berhasil menyelesaikan masalah apa pun yang menyebabkannya dijadwal ulang.

Siapa lagi yang perlu diberitahu tentang perubahan tersebut?

Jika Anda memiliki rapat yang dijadwalkan ulang, penting untuk memberi tahu semua orang yang perlu diberi tahu tentang perubahan tersebut.Anda juga harus memberi tahu orang lain yang mungkin perlu menghadiri rapat, seperti rekan kerja atau klien.Jika Anda tidak dapat menemukan orang lain yang perlu diberi tahu, Anda cukup mengirim email atau mengirim SMS ke semua orang yang seharusnya menghadiri rapat awal dan meminta mereka untuk datang pada waktu mereka sendiri.

Komitmen apa lagi yang saya miliki hari itu yang mungkin bertentangan dengan waktu yang baru?

Jika Anda memiliki komitmen sebelumnya pada hari itu yang bertentangan dengan waktu baru, opsi terbaik adalah membatalkan rapat.Jika Anda tidak dapat membatalkan rapat, cobalah mencari waktu alternatif yang tidak bertentangan dengan komitmen Anda yang lain.Jika tidak memungkinkan, bersikaplah sefleksibel mungkin dan usahakan datang lebih awal atau lembur agar rapat tetap bisa berlangsung.Jika Anda sama sekali tidak dapat menghadiri rapat, beri tahu semua orang sesegera mungkin agar kita dapat beralih ke agenda lain.

Seberapa cepat saya harus memberi tahu Anda jika saya tidak dapat membuatnya bekerja?

Jika Anda telah diberi rapat yang dijadwalkan ulang, penting untuk memberi tahu orang yang mengatur rapat sesegera mungkin.Umumnya, Anda harus memberi tahu mereka dalam waktu 24 jam setelah diberi tahu tentang perubahan tersebut.Jika karena alasan tertentu Anda tidak dapat membuat pertemuan yang dijadwalkan ulang, beri tahu mereka sesegera mungkin dan jelaskan alasannya.Juga bermanfaat untuk menyediakan rencana cadangan jika pertemuan awal tidak dapat diadakan.Terakhir, ucapkan terima kasih kepada orang yang mengatur pertemuan awal karena memberi tahu Anda dan minta maaf jika Anda tidak dapat hadir.

Apakah Rapat ini akan dilakukan melalui telepon, webcam, atau secara langsung?

Rapat dapat dijadwalkan ulang dengan berbagai cara, termasuk melalui telepon, kamera web, atau secara langsung.Saat memutuskan apakah akan mengadakan rapat secara langsung atau melalui cara lain, penting untuk mempertimbangkan logistik dari kedua opsi tersebut.Misalnya, jika rapat diadakan melalui Skype, mungkin akan lebih mudah bagi semua orang yang terlibat untuk bertemu langsung sebelumnya sehingga persiapan yang diperlukan dapat dilakukan.Selain itu, mengadakan rapat melalui panggilan video bisa lebih efisien daripada mengumpulkan peserta di satu lokasi; ini terutama berlaku jika ada banyak orang yang perlu berpartisipasi dan/atau jika ada kendala logistik (seperti ruang yang terbatas). Pada akhirnya, opsi apa pun yang dipilih harus mempertimbangkan kebutuhan khusus kelompok dan jadwal mereka secara keseluruhan.

Di mana Rapat akan diadakan?

Jika Anda telah menjadwal ulang rapat, penting untuk mengomunikasikannya sesegera mungkin kepada orang atau tim yang seharusnya hadir.Ada beberapa cara untuk melakukan ini:

-Kirim Sebuah email

-Posting di media sosial

-Hubungi mereka secara langsung

Setelah Anda mengomunikasikan perubahan tersebut, ikuti langkah-langkah berikut untuk memastikan rapat berjalan lancar:

  1. Rencanakan gangguan.Jika ada peristiwa lain yang terjadi dalam hidup Anda yang akan memperebutkan waktu dan perhatian Anda, pastikan Anda merencanakannya dengan tepat.Misalnya, jika rapat dilakukan pada pukul 10 pagi dan Anda memiliki janji temu siang hari, cobalah dan jadwalkan beberapa hal sehingga Anda dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan sebelumnya sehingga Anda tidak terburu-buru selama rapat itu sendiri.
  2. Pastikan semua orang tahu apa yang terjadi.Saat seseorang membatalkan atau menjadwal ulang rapat, penting bagi semua orang yang terlibat untuk mengetahuinya sesegera mungkin.Ini tidak hanya mencakup mereka yang awalnya dijadwalkan untuk menghadiri rapat, tetapi juga orang lain yang mungkin memerlukan informasi tentang rapat tersebut (seperti peserta). Cobalah untuk tidak membiarkan siapa pun dalam kegelapan; beri tahu mereka apa yang terjadi dan kapan mereka dapat mengharapkan pembaruan.
  3. Tiba lebih awal!Bahkan jika semuanya berjalan sesuai rencana, selalu ada kemungkinan terjadi kesalahan yang berarti datang lebih awal memberi Anda lebih banyak fleksibilitas jika terjadi sesuatu yang tidak terduga.Jika ada item tertentu yang ingin Anda diskusikan sebelum rapat sebenarnya dimulai (seperti item agenda), membicarakannya sebelumnya dapat membantu menghindari kebingungan atau konflik selama proses berlangsung.
  4. Ambil catatan!Apakah Anda menggunakan alat pencatat kertas atau elektronik, membuat catatan dalam jumlah banyak saat menghadiri rapat dapat sangat membantu baik sekarang maupun di masa depan sebagai titik referensi jika ada sesuatu yang muncul kemudian yang memerlukan klarifikasi/bahan referensi/pengoreksian dll...Itu juga menunjukkan rasa hormat kepada siapa pun yang berbicara dengan memberi mereka waktu tanpa gangguan – multi-tasking tidak diperbolehkan!– agar mereka tidak merasa terburu-buru atau terganggu saat presentasi/diskusi/presentasi hasil dll...

Apakah kita perlu membahas perubahan agenda karena penjadwalan ulang?

Tidak, agenda tidak akan berubah.Namun, tergantung pada keadaan penjadwalan ulang, mungkin perlu untuk membahas perubahan yang perlu dilakukan.Misalnya, jika rapat dibatalkan dan kemudian dijadwalkan ulang dalam beberapa hari, mungkin perlu diadakan kembali dengan semua peserta untuk memperbaruinya pada tanggal dan waktu yang baru.Jika rapat dijadwalkan ulang lebih dari seminggu lagi, akan sangat membantu jika semua peserta mengirimkan informasi terbaru (termasuk info kontak) sebelumnya sehingga tidak ada kejutan di saat-saat terakhir.Terakhir, selalu pastikan untuk mengomunikasikan setiap perubahan sebelumnya sehingga setiap orang tahu apa yang diharapkan.

Siapa yang akan memimpin/memimpin Rapat?

Saat rapat dijadwalkan ulang, akan sulit untuk mengetahui siapa yang harus memimpin/menjalankan rapat.Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

-Siapa yang paling akrab dengan agenda?

-Siapa yang memiliki wewenang untuk memanggil dan menjadwal ulang rapat?

-Siapa yang dapat melacak kapan rapat akan benar-benar berlangsung?

Jika satu atau lebih faktor ini tidak berlaku, maka seseorang dari dalam kelompok harus maju dan memimpin diskusi.Jika tidak ada pemimpin yang jelas, maka setiap orang yang hadir harus memilih siapa yang menurut mereka harus memimpin/menjalankan rapat.

.Haruskah kita membatalkan atau menunda Rapat yang akan datang sampai rapat ini selesai dengan sukses ?

Jika Anda telah diberi pemberitahuan bahwa rapat telah dijadwalkan ulang, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.Membatalkan rapat secara langsung dapat dianggap tidak profesional dan tidak sopan.Penting untuk diingat bahwa bos Anda mungkin tidak mengetahui perubahan tersebut dan mungkin berharap untuk bertemu dengan Anda sesuai jadwal.Jika memungkinkan, coba cari cara untuk menjadwal ulang rapat agar kedua belah pihak dapat hadir tanpa gangguan.Menunda rapat hingga setelah tanggal aslinya juga bisa menjadi pilihan, tetapi pastikan Anda memberikan pemberitahuan sebelumnya yang cukup sehingga setiap orang dapat membuat rencana yang sesuai.Pada akhirnya, terserah atasan Anda apakah mereka ingin mengadakan rapat pada tanggal aslinya atau tidak atau memajukannya.Cobalah untuk tidak membuat keputusan tentang rapat berdasarkan apa yang menurut Anda akan mereka inginkan; alih-alih, dengarkan baik-baik dan tawarkan saran apa pun yang Anda miliki berdasarkan pengalaman dan pengetahuan Anda sendiri.

.Apakah ada risiko yang terkait dengan penjadwalan ulang yang harus kita pertimbangkan ?

Ada beberapa risiko yang terkait dengan penjadwalan ulang rapat.Risiko paling signifikan adalah tanggal baru tidak akan berhasil untuk salah satu pihak, dan rapat harus dibatalkan.Risiko lainnya adalah salah satu atau kedua belah pihak mungkin merasa kesal karena penjadwalan ulang, yang dapat menyebabkan konflik.Terakhir, jika salah satu pihak tidak berkomunikasi dengan baik tentang penjadwalan ulang, mereka mungkin akan kehilangan informasi penting yang akan membantu mereka mempersiapkan tanggal baru.Semua risiko ini dapat dikurangi dengan mengkomunikasikan secara jelas tentang perubahan rencana dan memastikan bahwa semua peserta mengetahui kewajiban mereka jika terjadi pembatalan atau konflik.