Se sei stato riprogrammato, ci sono alcune cose da tenere a mente.La nuova data e ora è solitamente vicina a quella originale, ma potrebbe essere cambiata a causa di altri eventi che si sono verificati.

Quando ricevi la notifica del nuovo orario della riunione, assicurati di pianificare la tua giornata di conseguenza.Cerca di non perdere nessun lavoro importante o impegni scolastici.Se possibile, prova a riorganizzare il tuo programma in modo da poter partecipare alla riunione in tempo.

Se per qualche motivo non puoi partecipare alla riunione nella nuova data e ora, faccelo sapere il prima possibile in modo che possiamo trovare un altro modo per partecipare alla discussione.Sarai comunque in grado di accedere a tutti i tuoi record e file di questa riunione passata.

Qual è il motivo della riprogrammazione?

Se hai programmato un incontro con qualcuno e ti cancellano, il modo migliore per gestirlo è essere comprensivi.Potrebbe non essere possibile per loro incontrarsi all'ora originariamente programmata, ma cerca di avvisarli il prima possibile in modo che possano trovare un altro orario che funzioni meglio per entrambi.Se non vogliono riprogrammare, è importante mantenere la calma e rifiutarsi di incontrarsi a meno che non siano in grado di farlo in una fascia oraria più conveniente.Dire qualcosa come "Capisco se questo non è possibile, ma apprezzerei davvero se potessimo riprogrammare" dimostrerà che sei disposto a lavorare con loro e mantenere comunque la tua dignità.

C'è qualcosa che posso fare per aiutare a fare in modo che la riunione avvenga come previsto?

Ci sono alcune cose che puoi fare per contribuire a far sì che la riunione avvenga come previsto.Per prima cosa, sii puntuale per la riunione.Se la riunione viene spostata, cerca di concederti abbastanza tempo in modo da non doverti affrettare.Secondo, preparati bene.Assicurati di sapere di cosa vuoi discutere e porta qualsiasi documentazione o prova che supporti i tuoi punti.Infine, sii educato e rispettoso durante l'incontro.Cerca di non arrabbiarti o di non metterti sulla difensiva e mantieni la voce bassa in modo che tutti possano sentirti.Se tutto va secondo i piani, la riunione procederà senza intoppi e sarai in grado di risolvere con successo qualunque problema ne abbia causato la riprogrammazione.

Chi altro deve essere informato della modifica?

Se hai una riunione riprogrammata, è importante informare tutti coloro che devono essere avvisati del cambiamento.Dovresti anche avvisare qualsiasi altra persona che potrebbe aver bisogno di partecipare alla riunione, come colleghi o clienti.Se non riesci a trovare nessun altro che abbia bisogno di essere avvisato, puoi semplicemente inviare un'e-mail o un messaggio di testo a tutti coloro che avrebbero dovuto partecipare alla riunione originale e chiedere loro di entrare nel loro orario.

Quali altri impegni ho quel giorno che potrebbero entrare in conflitto con il nuovo orario?

Se hai un impegno precedente quel giorno che è in conflitto con il nuovo orario, l'opzione migliore è annullare la riunione.Se non puoi annullare l'incontro, prova a trovare un orario alternativo che non sia in conflitto con gli altri tuoi impegni.Se ciò non è possibile, sii il più flessibile possibile e cerca di arrivare in anticipo o di restare fino a tardi in modo che l'incontro possa comunque svolgersi.Se non sei in grado di partecipare alla riunione, ti preghiamo di avvisare tutti il ​​prima possibile in modo che possiamo passare a un altro punto all'ordine del giorno.

Entro quanto tempo devo farti sapere se non riesco a farlo funzionare?

Se ti è stata assegnata una riunione riprogrammata, è importante informare la persona che ha fissato l'incontro il prima possibile.In genere, dovresti informarli entro 24 ore dalla notifica della modifica.Se per qualche motivo non sei in grado di effettuare l'incontro riprogrammato, ti preghiamo di informarli il prima possibile e di spiegarne il motivo.È anche utile fornire un piano di riserva nel caso in cui la riunione originale non possa essere tenuta.Infine, ringrazia la persona che ha fissato l'incontro originale per averti avvisato e scusati se non puoi partecipare.

Questo incontro avverrà tramite telefono, webcam o di persona?

Una riunione può essere riprogrammata in vari modi, anche tramite telefono, webcam o di persona.Quando si decide se tenere la riunione di persona o tramite altri mezzi, è importante considerare la logistica di entrambe le opzioni.Ad esempio, se la riunione si svolge su Skype, potrebbe essere più semplice per tutte le persone coinvolte incontrarsi di persona in anticipo in modo da poter effettuare tutti i preparativi necessari.Inoltre, tenere una riunione tramite videochiamata può essere più efficiente che riunire i partecipanti in un unico luogo; questo è particolarmente vero se ci sono più persone che devono partecipare e/o se ci sono vincoli logistici (come lo spazio limitato). In definitiva, qualunque opzione venga scelta dovrebbe tenere conto delle esigenze specifiche del gruppo e del loro programma generale.

Dove si terrà l'Assemblea?

Se hai riprogrammato una riunione, è importante comunicarlo il prima possibile alla persona o al team che avrebbe dovuto partecipare.Ci sono alcuni modi per farlo:

-Invia una mail

-Pubblicare sui social media

- Chiamali direttamente

Dopo aver comunicato la modifica, segui questi passaggi per garantire un incontro regolare:

  1. Pianifica le distrazioni.Se ci sono altri eventi in corso nella tua vita che competono per il tuo tempo e la tua attenzione, assicurati di pianificare di conseguenza.Ad esempio, se la riunione è alle 10:00 e hai un appuntamento a mezzogiorno, prova a programmare le cose in modo da poter svolgere un po' di lavoro in anticipo in modo da non avere fretta durante la riunione stessa.
  2. Assicurati che tutti sappiano cosa sta succedendo.Quando qualcuno annulla o riprogramma una riunione, è importante che tutte le persone coinvolte lo sappiano il prima possibile.Ciò include non solo coloro che erano originariamente programmati per partecipare alla riunione, ma anche tutti coloro che potrebbero aver bisogno di informazioni al riguardo (come i partecipanti). Cerca di non tenere nessuno all'oscuro; fagli sapere cosa sta succedendo e quando possono aspettarsi aggiornamenti.
  3. Arrivare presto!Anche se tutto va secondo i piani, c'è sempre la possibilità che qualcosa vada storto, il che significa che arrivare in anticipo ti dà maggiore flessibilità in caso di imprevisti.Se ci sono argomenti specifici che vuoi discutere prima dell'inizio della riunione vera e propria (come i punti all'ordine del giorno), presentarli in anticipo può aiutare a evitare confusione o conflitto durante il procedimento.
  4. Prendi nota!Indipendentemente dal fatto che tu utilizzi strumenti per prendere appunti cartacei o elettronici, prendere una quantità abbondante di appunti durante la partecipazione alle riunioni può essere estremamente utile sia ora che in futuro punti di riferimento se qualcosa dovesse emergere in seguito che necessita di chiarimenti/materiale di riferimento/correzione di bozze ecc...Mostra anche rispetto per chiunque stia parlando concedendo loro un tempo ininterrotto - non è consentito il multi-tasking!– in modo che non si sentano affrettati o interrotti durante la loro presentazione/discussione/presentazione dei risultati ecc...

Dobbiamo discutere eventuali modifiche all'ordine del giorno a causa della riprogrammazione?

No, l'ordine del giorno rimarrà invariato.Tuttavia, a seconda delle circostanze della riprogrammazione, potrebbe essere necessario discutere eventuali modifiche da apportare.Ad esempio, se una riunione viene annullata e quindi riprogrammata entro pochi giorni, potrebbe essere necessario riconvocare tutti i partecipanti per aggiornarli sulla nuova data e ora.Se una riunione viene riprogrammata a più di una settimana di distanza, può essere utile che tutti i partecipanti inviino informazioni aggiornate (comprese le informazioni di contatto) in anticipo in modo che non ci siano sorprese dell'ultimo minuto.Infine, assicurati sempre di comunicare eventuali modifiche in anticipo in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi.

Chi presiederà/condurrà l'Assemblea?

Quando una riunione viene riprogrammata, può essere difficile sapere chi dovrebbe presiedere/gestire la riunione.Ci sono alcune cose da considerare:

-Chi ha più familiarità con l'ordine del giorno?

-Chi ha l'autorità di convocare e riprogrammare la riunione?

-Chi può tenere traccia di quando avrà effettivamente luogo l'incontro?

Se uno o più di questi fattori non si applicano, qualcuno all'interno del gruppo dovrebbe farsi avanti e condurre la discussione.Se non c'è un leader chiaro, allora tutti i presenti dovrebbero votare su chi pensano dovrebbe presiedere/condurre la riunione.

.Dobbiamo annullare o posticipare le riunioni future fino a quando questa non sarà completata con successo?

Se ti è stato comunicato che una riunione è stata riprogrammata, ci sono alcune cose da considerare.L'annullamento definitivo della riunione può essere considerato poco professionale e irrispettoso.È importante ricordare che il tuo capo potrebbe non essere a conoscenza del cambiamento e potrebbe aspettarsi di incontrarti come programmato.Se possibile, cerca di trovare un modo per riprogrammare la riunione in modo che entrambe le parti possano partecipare senza interruzioni.Anche posticipare la riunione dopo la data originale può essere un'opzione, ma assicurati di dare un preavviso sufficiente in modo che tutti possano pianificare di conseguenza.In definitiva, spetta al tuo capo se desidera o meno tenere la riunione nella data originale o spostarla in avanti.Cerca di non prendere decisioni sull'incontro in base a ciò che pensi che vorranno; invece, ascolta attentamente e offri tutti i suggerimenti che hai sulla base della tua esperienza e conoscenza.

.Ci sono dei rischi associati alla riprogrammazione che dovremmo prendere in considerazione?

Ci sono alcuni rischi associati alla riprogrammazione di una riunione.Il rischio più significativo è che la nuova data non funzionerà per nessuna delle parti e la riunione dovrà essere annullata.Un altro rischio è che una o entrambe le parti possano provare risentimento per la riprogrammazione, il che potrebbe portare a un conflitto.Infine, se una delle parti non comunica bene in merito alla riprogrammazione, potrebbe finire per perdere informazioni importanti che le avrebbero aiutate a prepararsi per la nuova data.Tutti questi rischi possono essere mitigati comunicando chiaramente la modifica dei piani e assicurando che tutti i partecipanti siano consapevoli dei propri obblighi in caso di cancellazione o conflitto.