再スケジュールされた場合は、留意すべき点がいくつかあります。新しい日付と時刻は、通常、元の日付と時刻に近いですが、発生した他のイベントにより変更される場合があります。

新しい会議時間の通知を受け取ったら、それに応じて 1 日を計画してください。重要な仕事や学校の義務を見逃さないようにしてください。可能であれば、予定どおりに会議に出席できるように、スケジュールを調整してみてください。

何らかの理由で新しい日時のミーティングに参加できない場合は、できるだけ早くお知らせください。別の方法でディスカッションに参加できるようにいたします。この過去の会議のすべての記録とファイルに引き続きアクセスできます。

再延期の理由は?

誰かと会う予定だったのにキャンセルされた場合、それを処理する最善の方法は理解することです。当初予定されていた時間に会うことはできないかもしれませんが、できるだけ早く連絡して、両方にとってより良い別の時間を見つけることができるようにしてください.彼らが再スケジュールを望んでいない場合は、冷静さを保ち、より都合の良い時間枠にできない限り、会うことを拒否することが重要です.「これが不可能な場合は理解していますが、スケジュールを変更できれば非常にありがたいです」などと言うと、彼らと協力し、それでもあなたの尊厳を維持する意思があることを示します.

ミーティングを計画通りに進めるために私にできることはありますか?

会議を計画どおりに進めるためにできることがいくつかあります。まず、会議に間に合います。会議の予定が変更された場合は、急がなくても済むように十分な時間を確保してください。第二に、よく準備します。議論したい内容を理解していることを確認し、主張を裏付ける文書または証拠を持参してください。最後に、会議中は礼儀正しく敬意を払いましょう。怒ったり防御したりせず、みんなに聞こえるように声を低く抑えてください。すべてが計画通りに進めば、ミーティングはスムーズに進み、最初にスケジュール変更の原因となった問題を解決することができます。

他に誰に変更を通知する必要がありますか?

会議の予定が変更された場合は、通知が必要なすべての人に変更について知らせることが重要です。また、同僚やクライアントなど、会議に出席する必要がある他の人にも通知する必要があります。通知が必要な人が他に見つからない場合は、元の会議に出席する予定だった全員にメールまたはテキスト メッセージを送信し、代わりに自分の時間に出席するように依頼することができます。

新しい時間と競合する可能性のある、その日に私が持っている他のコミットメントは何ですか?

新しい時間と競合するその日の前の約束がある場合、最良のオプションは会議をキャンセルすることです.会議をキャンセルできない場合は、他の約束と矛盾しない別の時間を見つけてみてください。それが不可能な場合は、可能な限り柔軟に対応し、会議が引き続き開催されるように、早めに到着するか、遅くまで滞在するようにしてください。会議にまったく出席できない場合は、別の議題に移ることができるように、できるだけ早く全員に知らせてください.

うまくいかない場合、どれくらい早くあなたに知らせる必要がありますか?

会議の予定が変更された場合は、会議を設定した人にできるだけ早く知らせることが重要です。通常、変更が通知されてから 24 時間以内に通知する必要があります。何らかの理由で再スケジュールされた会議に参加できない場合は、できるだけ早くその旨を伝え、その理由を説明してください。元の会議が開催できない場合に備えて、バックアップ計画を提供することも役立ちます。最後に、元の会議を設定した人に通知してくれたことに感謝し、出席できない場合はお詫びします。

この会議は、電話、ウェブカメラ、または対面で行われますか?

会議は、電話、Web カメラ、対面など、さまざまな方法で再スケジュールできます。会議を直接開催するか、他の方法で開催するかを決定する際には、両方のオプションのロジスティクスを考慮することが重要です。たとえば、会議が Skype で開催される場合、必要な準備を行うために、関係者全員が事前に直接会う方が簡単な場合があります。さらに、ビデオ通話で会議を開催することは、参加者が 1 か所に集まるよりも効率的です。これは、参加する必要がある人が複数いる場合や、物理的な制約 (スペースが限られているなど) がある場合に特に当てはまります。最終的に、どのオプションを選択するにしても、グループの特定のニーズと全体的なスケジュールを考慮に入れる必要があります。

会議はどこで開催されますか?

会議の予定を変更した場合は、出席予定だった人またはチームにできるだけ早くこれを伝えることが重要です。これを行うにはいくつかの方法があります。

-メールを送る

-ソーシャルメディアへの投稿

-直接電話する

変更を伝えたら、次の手順に従って会議を円滑に進めてください。

  1. 気晴らしを計画します。あなたの時間と注意力を奪い合う他のイベントがあなたの人生で起こっている場合は、それに応じて計画を立ててください.たとえば、会議が午前 10 時に行われ、正午に予定がある場合は、会議中に慌てないように、事前にいくつかの作業を完了できるようにスケジュールを設定してみてください。
  2. 何が起こっているのかを全員が知っていることを確認してください。誰かが会議をキャンセルまたは再スケジュールした場合、関係者全員ができるだけ早くそれを知ることが重要です。これには、最初にミーティングに参加する予定だった人だけでなく、ミーティングに関する情報が必要な可能性のある他の人 (参加者など) も含まれます。誰も暗闇に閉じ込めないようにしてください。何が起こっているのか、いつアップデートが期待できるのかを知らせてください。
  3. 早く着く!すべてが計画どおりに進んだとしても、何かがうまくいかない可能性は常にあります。つまり、早めに到着することで、予期せぬことが起こった場合の柔軟性が高まります。実際の会議が始まる前に話し合いたい特定の項目 (議題項目など) がある場合は、事前にそれらを持ち出すことで、議事進行中の混乱や対立を避けることができます。
  4. メモする!紙または電子メモ作成ツールを使用しているかどうかにかかわらず、会議に出席しながら大量のメモを取ることは、現在および将来の参照点の両方で非常に役立ちます。また、話者に中断のない時間を与えることで、発言者への敬意を示します。マルチタスクは許可されません。– プレゼンテーション/ディスカッション/結果のプレゼンテーションなどの最中に、急いだり中断したりしないようにします...

再スケジュールのために、議題の変更について話し合う必要はありますか?

いいえ、議題は変更されません。ただし、日程変更の状況によっては、変更が必要な場合は協議が必要となる場合があります。たとえば、会議がキャンセルされ、数日以内に再スケジュールされた場合、すべての参加者を再招集して、新しい日時について更新する必要がある場合があります。会議の予定が 1 週間以上先に変更される場合は、すべての参加者に事前に最新情報 (連絡先情報を含む) を送信してもらい、土壇場で予期せぬ事態が発生しないようにすることが役立つ場合があります。最後に、誰もが何を期待するかを理解できるように、変更がある場合は必ず事前に連絡してください。

誰が会議の議長/運営を行いますか?

会議の予定が変更された場合、誰が会議の議長/運営を行うべきかを判断するのが難しい場合があります。考慮すべき点がいくつかあります。

-アジェンダを最もよく知っているのは誰ですか?

-会議を招集して再スケジュールする権限を持っているのは誰ですか?

-会議が実際にいつ行われるかを追跡できるのは誰ですか?

これらの要因の 1 つまたは複数が当てはまらない場合は、グループ内の誰かがステップアップして議論をリードする必要があります。明確なリーダーがいない場合は、出席者全員が会議の議長/運営を行うべきだと思う人に投票する必要があります。

.この会議が成功裏に完了するまで、今後の会議をキャンセルまたは延期する必要がありますか?

会議の予定が変更されたという通知を受け取った場合は、考慮すべき点がいくつかあります。会議を完全にキャンセルすることは、プロ意識に欠け、無礼と見なされる可能性があります。上司は変更を認識していない可能性があり、予定どおりに会うことを期待している可能性があることを覚えておくことが重要です.可能であれば、両当事者が混乱なく出席できるように、会議のスケジュールを変更する方法を見つけてください。元の日付以降まで会議を延期することもオプションですが、全員がそれに応じて計画できるように十分な事前通知を行うようにしてください.最終的には、会議を元の日付で開催するか、前倒しするかは上司次第です。彼らが望んでいるとあなたが考えることに基づいて、会議について決定を下さないようにしてください。代わりに、注意深く耳を傾け、自分の経験と知識に基づいた提案を提供してください。

.再スケジュールに関連して、考慮すべきリスクはありますか?

会議の再スケジュールには、いくつかのリスクが伴います。最も重大なリスクは、新しい日付がどちらの当事者にも通用せず、会議をキャンセルしなければならないことです。もう 1 つのリスクは、一方または両方の当事者が再スケジュールに憤慨し、対立につながる可能性があることです。最後に、一方の当事者が再スケジュールについてうまく伝えられないと、新しい日付の準備に役立つはずの重要な情報が失われる可能性があります.これらのリスクはすべて、計画の変更について明確に伝え、キャンセルや競合が発生した場合の義務をすべての参加者が認識していることを確認することで軽減できます。