Jika anda telah dijadualkan semula, terdapat beberapa perkara yang perlu diingat.Tarikh dan masa baharu biasanya hampir dengan tarikh asal, tetapi ia mungkin ditukar disebabkan oleh peristiwa lain yang berlaku.

Apabila anda menerima pemberitahuan tentang masa mesyuarat baharu, pastikan anda merancang hari anda dengan sewajarnya.Cuba jangan terlepas sebarang kerja penting atau kewajipan sekolah.Jika boleh, cuba susun semula jadual anda supaya anda boleh menghadiri mesyuarat tepat pada masanya.

Jika atas sebab tertentu anda tidak dapat menghadiri mesyuarat pada tarikh dan masa baharunya, sila beritahu kami secepat mungkin supaya kami dapat mencari cara lain untuk anda mengambil bahagian dalam perbincangan.Anda masih boleh mengakses semua rekod dan fail anda daripada mesyuarat lalu ini.

Apakah sebab penjadualan semula?

Jika anda telah dijadualkan untuk bertemu dengan seseorang dan mereka membatalkan permintaan anda, cara terbaik untuk menanganinya ialah dengan memahami.Mereka mungkin tidak dapat bertemu pada masa yang dijadualkan pada asalnya, tetapi cuba beritahu mereka secepat mungkin supaya mereka dapat mencari masa lain yang lebih sesuai untuk mereka berdua.Jika mereka tidak mahu menjadualkan semula, maka adalah penting untuk anda bertenang dan enggan bertemu melainkan mereka dapat membuat slot masa yang lebih mudah.Menyatakan sesuatu seperti "Saya faham jika ini tidak boleh dilakukan, tetapi saya amat menghargai jika kami boleh menjadualkan semula" akan menunjukkan bahawa anda bersedia untuk bekerjasama dengan mereka dan masih menjaga maruah anda.

Adakah terdapat apa-apa yang boleh saya lakukan untuk membantu menjayakan mesyuarat seperti yang dirancang?

Terdapat beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk membantu menjayakan mesyuarat seperti yang dirancang.Pertama, tepat pada masanya untuk mesyuarat.Jika mesyuarat dijadualkan semula, cuba berikan masa yang cukup kepada diri anda supaya anda tidak perlu tergesa-gesa.Kedua, bersedia dengan baik.Pastikan anda tahu perkara yang anda ingin bincangkan dan bawa sebarang dokumentasi atau bukti yang menyokong pendapat anda.Akhir sekali, bersikap sopan dan hormat semasa mesyuarat.Cuba untuk tidak marah atau bertahan, dan pastikan suara anda perlahan supaya semua orang dapat mendengar anda.Jika semuanya berjalan mengikut perancangan, mesyuarat akan berjalan lancar dan anda akan berjaya menyelesaikan sebarang isu yang menyebabkannya dijadualkan semula pada mulanya.

Siapa lagi yang perlu dimaklumkan tentang perubahan itu?

Jika anda mengadakan mesyuarat yang dijadualkan semula, adalah penting untuk memberitahu semua orang yang perlu dimaklumkan tentang perubahan itu.Anda juga harus memberitahu mana-mana orang lain yang mungkin perlu menghadiri mesyuarat, seperti rakan sekerja atau pelanggan.Jika anda tidak dapat mencari orang lain yang perlu dimaklumkan, anda boleh menghantar e-mel atau menghantar mesej kepada semua orang yang sepatutnya menghadiri mesyuarat asal dan meminta mereka untuk datang pada masa mereka sendiri.

Apakah komitmen lain yang saya ada pada hari itu yang mungkin bercanggah dengan masa baharu?

Jika anda mempunyai komitmen terdahulu pada hari itu yang bercanggah dengan masa baharu, pilihan terbaik ialah membatalkan mesyuarat.Jika anda tidak boleh membatalkan mesyuarat, cuba cari masa alternatif yang tidak bercanggah dengan komitmen anda yang lain.Jika ini tidak mungkin, bersikap sefleksibel yang mungkin dan cuba tiba lebih awal atau tinggal lewat supaya mesyuarat masih boleh berlangsung.Jika anda tidak dapat menghadiri mesyuarat itu sama sekali, sila maklumkan kepada semua orang secepat mungkin supaya kami boleh beralih kepada item agenda lain.

Berapa lama saya perlu memberitahu anda jika saya tidak dapat membuatnya berfungsi?

Jika anda telah diberi mesyuarat yang dijadualkan semula, adalah penting untuk memberitahu orang yang menetapkan mesyuarat itu secepat mungkin.Secara amnya, anda harus memberitahu mereka dalam masa 24 jam selepas dimaklumkan tentang perubahan itu.Jika atas sebab tertentu anda tidak dapat membuat mesyuarat yang dijadualkan semula, sila beritahu mereka secepat mungkin dan terangkan sebabnya.Ia juga berguna untuk menyediakan pelan sandaran sekiranya mesyuarat asal tidak dapat diadakan.Akhir sekali, terima kasih kepada orang yang menetapkan mesyuarat asal kerana memberi anda notis dan mohon maaf jika anda tidak dapat hadir.

Adakah Mesyuarat ini akan diadakan melalui telefon, kamera web atau secara peribadi?

Mesyuarat boleh dijadualkan semula dalam pelbagai cara, termasuk melalui telefon, kamera web atau secara peribadi.Apabila memutuskan sama ada untuk mengadakan mesyuarat secara peribadi atau melalui cara lain, adalah penting untuk mempertimbangkan logistik kedua-dua pilihan.Sebagai contoh, jika mesyuarat itu diadakan melalui Skype, mungkin lebih mudah bagi semua orang yang terlibat untuk bertemu secara peribadi terlebih dahulu supaya sebarang persiapan yang diperlukan boleh dibuat.Selain itu, mengadakan mesyuarat melalui panggilan video boleh menjadi lebih cekap daripada meminta peserta berkumpul di satu lokasi; ini benar terutamanya jika terdapat ramai orang yang perlu mengambil bahagian dan/atau jika terdapat kekangan logistik (seperti ruang terhad). Akhirnya, apa sahaja pilihan yang dipilih harus mengambil kira keperluan khusus kumpulan dan jadual keseluruhan mereka.

Di manakah Mesyuarat akan diadakan?

Jika anda telah menjadualkan semula mesyuarat, adalah penting untuk memaklumkan perkara ini secepat mungkin kepada orang atau pasukan yang sepatutnya hadir.Terdapat beberapa cara untuk melakukan ini:

-Hantar email

-Siaran di media sosial

-Panggil mereka terus

Sebaik sahaja anda telah memaklumkan perubahan itu, ikut langkah ini untuk memastikan mesyuarat berjalan lancar:

  1. Rancang untuk gangguan.Jika ada acara lain yang berlaku dalam hidup anda yang akan bersaing untuk masa dan perhatian anda, pastikan anda merancang dengan sewajarnya.Sebagai contoh, jika mesyuarat pada pukul 10 pagi dan anda mempunyai janji temu tengah hari, cuba dan jadualkan perkara supaya anda boleh menyiapkan beberapa kerja terlebih dahulu supaya anda tidak tergesa-gesa semasa mesyuarat itu sendiri.
  2. Pastikan semua orang tahu apa yang berlaku.Apabila seseorang membatalkan atau menjadualkan semula mesyuarat, adalah penting untuk semua orang yang terlibat mengetahuinya secepat mungkin.Ini termasuk bukan sahaja mereka yang pada asalnya dijadualkan untuk menghadiri mesyuarat tetapi juga orang lain yang mungkin memerlukan maklumat mengenainya (seperti peserta). Cuba jangan simpan sesiapa dalam kegelapan; beritahu mereka perkara yang sedang berlaku dan bila mereka boleh mengharapkan kemas kini.
  3. Tiba awal!Walaupun segala-galanya berjalan mengikut perancangan, selalu ada kemungkinan sesuatu akan berlaku yang bermakna tiba lebih awal memberi diri anda lebih fleksibiliti sekiranya perkara yang tidak dijangka berlaku.Jika terdapat perkara khusus yang ingin anda bincangkan sebelum mesyuarat sebenar bermula (seperti item agenda), mengemukakan perkara itu lebih awal boleh membantu mengelakkan sebarang kekeliruan atau konflik semasa prosiding.
  4. Ambil nota!Sama ada anda menggunakan alat pengambilan nota kertas atau elektronik, mengambil nota yang banyak semasa menghadiri mesyuarat boleh sangat membantu kedua-dua titik rujukan pada masa kini dan masa hadapan sekiranya sesuatu muncul kemudian yang memerlukan penjelasan/bahan rujukan/pembaca pruf dsb...Ia juga menunjukkan rasa hormat kepada sesiapa sahaja yang bercakap dengan membenarkan mereka masa tanpa gangguan - tidak dibenarkan berbilang tugas!– supaya mereka tidak berasa tergesa-gesa atau terganggu semasa pembentangan/perbincangan/pembentangan keputusan dsb...

Adakah kita perlu membincangkan sebarang perubahan kepada agenda kerana penjadualan semula itu?

Tidak, agenda akan kekal tidak berubah.Walau bagaimanapun, bergantung kepada keadaan penjadualan semula, mungkin perlu membincangkan sebarang perubahan yang perlu dibuat.Sebagai contoh, jika mesyuarat dibatalkan dan kemudian dijadualkan semula dalam masa beberapa hari, mungkin perlu untuk berkumpul semula dengan semua peserta untuk mengemas kini mereka pada tarikh dan masa baharu.Jika mesyuarat dijadualkan semula lebih daripada seminggu lagi, mungkin berguna untuk meminta semua peserta menghantar maklumat terkini (termasuk maklumat hubungan) lebih awal daripada masa supaya tiada kejutan saat akhir.Akhir sekali, sentiasa pastikan untuk menyampaikan sebarang perubahan lebih awal supaya semua orang tahu apa yang diharapkan.

Siapa yang akan mempengerusikan/menjalankan Mesyuarat?

Apabila mesyuarat dijadualkan semula, sukar untuk mengetahui siapa yang harus mempengerusikan/menjalankan mesyuarat.Terdapat beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan:

-Siapa yang paling biasa dengan agenda itu?

-Siapa yang mempunyai kuasa untuk memanggil dan menjadualkan semula mesyuarat?

-Siapa yang boleh menjejaki bila mesyuarat itu akan berlaku?

Jika satu atau lebih daripada faktor ini tidak terpakai, maka seseorang dari dalam kumpulan harus meningkatkan dan mengetuai perbincangan.Jika tiada pemimpin yang jelas, maka semua yang hadir hendaklah mengundi siapa yang mereka fikir patut mempengerusikan/menjalankan mesyuarat.

.Adakah kita patut membatalkan atau menangguhkan Mesyuarat akan datang sehingga mesyuarat ini berjaya diselesaikan?

Jika anda telah diberi notis bahawa mesyuarat telah dijadualkan semula, terdapat beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan.Membatalkan mesyuarat secara langsung boleh dilihat sebagai tidak profesional dan tidak menghormati.Adalah penting untuk diingat bahawa bos anda mungkin tidak menyedari perubahan itu dan mungkin mengharapkan untuk bertemu dengan anda seperti yang dijadualkan.Jika boleh, cuba cari jalan untuk menjadualkan semula mesyuarat supaya kedua-dua pihak dapat hadir tanpa gangguan.Menangguhkan mesyuarat sehingga selepas tarikh asal juga mungkin menjadi pilihan, tetapi pastikan anda memberikan notis awal yang mencukupi supaya semua orang boleh merancang dengan sewajarnya.Akhirnya, terpulang kepada bos anda sama ada mereka mahu mengadakan mesyuarat pada tarikh asalnya atau meneruskannya.Cuba untuk tidak membuat keputusan tentang mesyuarat berdasarkan apa yang anda fikir mereka akan mahu; sebaliknya, dengar dengan teliti dan tawarkan sebarang cadangan yang anda ada berdasarkan pengalaman dan pengetahuan anda sendiri.

.Adakah risiko mereka berkaitan dengan penjadualan semula yang perlu kita pertimbangkan?

Terdapat beberapa risiko yang berkaitan dengan penjadualan semula mesyuarat.Risiko yang paling ketara ialah tarikh baharu itu tidak akan berfungsi untuk mana-mana pihak, dan mesyuarat itu perlu dibatalkan.Risiko lain ialah satu atau kedua-dua pihak mungkin berasa terkilan kerana dijadualkan semula, yang boleh menyebabkan konflik.Akhir sekali, jika satu pihak tidak berkomunikasi dengan baik tentang penjadualan semula, mereka mungkin kehilangan maklumat penting yang akan membantu mereka bersedia untuk tarikh baharu.Kesemua risiko ini boleh dikurangkan dengan berkomunikasi dengan jelas tentang perubahan dalam rancangan dan memastikan semua peserta sedar tentang kewajipan mereka sekiranya berlaku pembatalan atau konflik.