Als je een nieuwe afspraak hebt gemaakt, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden.De nieuwe datum en tijd liggen meestal dicht bij de oorspronkelijke, maar kunnen worden gewijzigd als gevolg van andere gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden.

Zorg ervoor dat u uw dag dienovereenkomstig plant wanneer u de melding van de nieuwe vergadertijd ontvangt.Probeer geen belangrijke werk- of schoolverplichtingen te missen.Probeer indien mogelijk uw agenda zo te wijzigen dat u op tijd bij de vergadering kunt zijn.

Als u om wat voor reden dan ook de vergadering op de nieuwe datum en tijd niet kunt bijwonen, laat het ons dan zo snel mogelijk weten, zodat we een andere manier kunnen vinden om aan de discussie deel te nemen.U hebt nog steeds toegang tot al uw dossiers en bestanden van deze vorige vergadering.

Wat is de reden van de nieuwe afspraak?

Als je gepland staat om iemand te ontmoeten en ze annuleren je, de beste manier om ermee om te gaan, is begripvol te zijn.Het kan zijn dat ze elkaar niet kunnen ontmoeten op het oorspronkelijk geplande tijdstip, maar probeer ze zo snel mogelijk op de hoogte te stellen, zodat ze een ander tijdstip kunnen vinden dat voor beiden beter uitkomt.Als ze niet willen verzetten, dan is het belangrijk dat je kalm blijft en weigert af te spreken, tenzij ze er een handiger tijdslot van kunnen maken.Door iets te zeggen als "Ik begrijp het als dit niet mogelijk is, maar ik zou het erg op prijs stellen als we de afspraak kunnen verzetten", laat zien dat je bereid bent om met hen samen te werken en toch je waardigheid te behouden.

Kan ik iets doen om de vergadering te laten verlopen zoals gepland?

Er zijn een paar dingen die u kunt doen om de vergadering te laten verlopen zoals gepland.Zorg allereerst dat je op tijd bent voor de vergadering.Als de vergadering wordt verzet, probeer dan genoeg tijd voor jezelf te nemen zodat je je niet hoeft te haasten.Ten tweede, bereid je goed voor.Zorg ervoor dat u weet wat u wilt bespreken en neem documentatie of bewijsmateriaal mee dat uw punten ondersteunt.Wees ten slotte beleefd en respectvol tijdens de vergadering.Probeer niet boos of defensief te worden en houd je stem laag zodat iedereen je kan horen.Als alles volgens plan verloopt, zal de vergadering soepel verlopen en kunt u met succes het probleem oplossen dat ervoor zorgde dat de vergadering in de eerste plaats werd verplaatst.

Wie moet er nog meer op de hoogte worden gebracht van de wijziging?

Als u een nieuwe geplande vergadering heeft, is het belangrijk om iedereen die op de hoogte moet worden gesteld van de wijziging op de hoogte te stellen.U moet ook andere mensen op de hoogte stellen die mogelijk de vergadering moeten bijwonen, zoals collega's of klanten.Als u niemand anders kunt vinden die op de hoogte moet worden gehouden, kunt u eenvoudig iedereen die de oorspronkelijke vergadering had moeten bijwonen, e-mailen of sms'en en hen vragen om in plaats daarvan op hun eigen tijd binnen te komen.

Welke andere verplichtingen heb ik die dag die in strijd kunnen zijn met de nieuwe tijd?

Als u die dag een eerdere toezegging heeft die in strijd is met de nieuwe tijd, is de beste optie om de vergadering te annuleren.Als u de vergadering niet kunt annuleren, probeer dan een alternatief tijdstip te vinden dat niet in strijd is met uw andere verplichtingen.Mocht dit niet mogelijk zijn, wees dan zo flexibel mogelijk en probeer eerder te komen of laat te blijven zodat de vergadering alsnog door kan gaan.Als u de vergadering helemaal niet kunt bijwonen, laat dit dan zo snel mogelijk aan iedereen weten, zodat we over kunnen gaan tot een ander agendapunt.

Hoe snel moet ik het je laten weten als ik het niet kan laten werken?

Als u een nieuwe afspraak heeft gekregen, is het belangrijk om de persoon die de afspraak heeft gemaakt dit zo snel mogelijk te laten weten.Over het algemeen moet u hen binnen 24 uur nadat u op de hoogte bent gesteld van de wijziging op de hoogte stellen.Als u om wat voor reden dan ook niet kunt komen op de nieuwe afspraak, laat dit dan zo snel mogelijk weten en leg uit waarom.Het is ook nuttig om een ​​back-upplan te hebben voor het geval de oorspronkelijke vergadering niet kan worden gehouden.Tot slot, bedank de persoon die de oorspronkelijke vergadering heeft georganiseerd voor het opzeggen en bied je excuses aan als je verhinderd bent.

Zal deze bijeenkomst plaatsvinden via de telefoon, webcam of persoonlijk?

Een vergadering kan op verschillende manieren worden verzet, bijvoorbeeld via de telefoon, webcam of persoonlijk.Bij de beslissing om de vergadering persoonlijk of op een andere manier te houden, is het belangrijk om de logistiek van beide opties te overwegen.Als de vergadering bijvoorbeeld via Skype wordt gehouden, kan het voor alle betrokkenen gemakkelijker zijn om elkaar vooraf persoonlijk te ontmoeten, zodat de nodige voorbereidingen kunnen worden getroffen.Bovendien kan het houden van een vergadering via een videogesprek efficiënter zijn dan deelnemers op één locatie te laten samenkomen; dit geldt met name als er meerdere mensen moeten deelnemen en/of als er logistieke beperkingen zijn (zoals beperkte ruimte). Welke optie er ook wordt gekozen, uiteindelijk moet rekening worden gehouden met de specifieke behoeften van de groep en hun algehele schema.

Waar wordt de Ontmoeting gehouden?

Als je een vergadering hebt verzet, is het belangrijk om dit zo snel mogelijk door te geven aan de persoon of het team dat aanwezig zou zijn.Er zijn een paar manieren om dit te doen:

-Stuur een email

-Plaats op sociale media

-Bel ze direct

Nadat u de wijziging heeft doorgegeven, volgt u deze stappen om een ​​vlotte vergadering te garanderen:

  1. Plan voor afleiding.Als er andere gebeurtenissen in je leven plaatsvinden die strijden om je tijd en aandacht, zorg er dan voor dat je dienovereenkomstig plant.Als de vergadering bijvoorbeeld om 10.00 uur is en je hebt een afspraak om 12.00 uur, probeer dan dingen zo te plannen dat je van tevoren wat werk kunt verzetten, zodat je je tijdens de vergadering zelf niet hoeft te haasten.
  2. Zorg dat iedereen weet wat er aan de hand is.Wanneer iemand een vergadering afzegt of verplaatst, is het belangrijk dat alle betrokkenen hiervan zo snel mogelijk op de hoogte zijn.Dit geldt niet alleen voor degenen die oorspronkelijk waren ingepland om de vergadering bij te wonen, maar ook voor anderen die mogelijk informatie hierover nodig hebben (zoals deelnemers). Probeer niemand in het ongewisse te laten; laat ze weten wat er aan de hand is en wanneer ze updates kunnen verwachten.
  3. Vroeg aankomen!Zelfs als alles volgens plan verloopt, is er altijd een kans dat er iets misgaat, wat betekent dat als je vroeg arriveert, je meer flexibiliteit hebt als er iets onverwachts gebeurt.Als er specifieke punten zijn die u wilt bespreken voordat de eigenlijke vergadering begint (zoals agendapunten), kunt u deze van tevoren ter sprake brengen om verwarring of conflicten tijdens de procedure te voorkomen.
  4. Notities maken!Of u nu papieren of elektronische hulpmiddelen voor het maken van aantekeningen gebruikt, het maken van grote hoeveelheden aantekeningen tijdens het bijwonen van vergaderingen kan zeer nuttig zijn, zowel nu als in de toekomst, als er later iets opduikt dat moet worden verduidelijkt/referentiemateriaal/proeflezen enz...Het toont ook respect voor degene die aan het woord is door hen ononderbroken tijd te gunnen - multitasken is niet toegestaan!– zodat ze zich niet opgejaagd of gestoord voelen tijdens hun presentatie/discussie/presentatie van resultaten etc...

Moeten we eventuele wijzigingen in de agenda bespreken vanwege de nieuwe planning?

Nee, de agenda blijft ongewijzigd.Afhankelijk van de omstandigheden van de nieuwe afspraak kan het echter nodig zijn om eventuele wijzigingen te bespreken.Als een vergadering bijvoorbeeld wordt geannuleerd en vervolgens binnen een paar dagen opnieuw wordt gepland, kan het nodig zijn om opnieuw met alle deelnemers bijeen te komen om hen op de hoogte te houden van de nieuwe datum en tijd.Als een vergadering meer dan een week later wordt verplaatst, kan het handig zijn om alle deelnemers van tevoren bijgewerkte informatie (inclusief contactgegevens) te laten sturen, zodat er geen verrassingen op het laatste moment zijn.Zorg er ten slotte altijd voor dat je eventuele wijzigingen vooraf doorgeeft, zodat iedereen weet wat hij kan verwachten.

Wie zal de vergadering voorzitten/leiden?

Wanneer een vergadering opnieuw wordt ingepland, kan het moeilijk zijn om te weten wie de vergadering moet voorzitten/leiden.Er zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden:

-Wie kent de agenda het best?

-Wie heeft de bevoegdheid om de vergadering bijeen te roepen en te verzetten?

-Wie kan bijhouden wanneer de vergadering daadwerkelijk zal plaatsvinden?

Als een of meer van deze factoren niet van toepassing zijn, moet iemand van binnen de groep naar voren komen en de discussie leiden.Als er geen duidelijke leider is, moeten alle aanwezigen stemmen over wie volgens hen de vergadering moet voorzitten/leiden.

.Moeten we toekomstige Bijeenkomsten annuleren of uitstellen totdat deze met succes is afgerond?

Als u bericht heeft gekregen dat een vergadering is verplaatst, zijn er een paar dingen waarmee u rekening moet houden.Het ronduit annuleren van de vergadering kan als onprofessioneel en respectloos worden beschouwd.Het is belangrijk om te onthouden dat uw baas mogelijk niet op de hoogte is van de wijziging en kan verwachten dat hij u zoals gepland zal ontmoeten.Probeer, indien mogelijk, een manier te vinden om de vergadering opnieuw te plannen, zodat beide partijen ongestoord aanwezig kunnen zijn.De vergadering uitstellen tot na de oorspronkelijke datum kan ook een optie zijn, maar zorg ervoor dat u dit ruim van tevoren meldt zodat iedereen dienovereenkomstig kan plannen.Uiteindelijk is het aan je baas of ze de vergadering op de oorspronkelijke datum willen houden of naar voren willen schuiven.Probeer geen beslissingen over de vergadering te nemen op basis van wat u denkt dat ze willen; luister in plaats daarvan aandachtig en bied suggesties die u heeft op basis van uw eigen ervaring en kennis.

.Zijn er risico's verbonden aan het herschikken waarmee we rekening moeten houden?

Er zijn enkele risico's verbonden aan het verplaatsen van een vergadering.Het grootste risico is dat de nieuwe datum voor geen van beide partijen uitkomt en de vergadering moet worden geannuleerd.Een ander risico is dat een of beide partijen zich boos kunnen voelen over een nieuwe afspraak, wat tot conflicten kan leiden.Ten slotte, als een partij niet goed communiceert over een nieuwe afspraak, kan het zijn dat ze belangrijke informatie missen die hen zou hebben geholpen bij de voorbereiding op de nieuwe datum.Al deze risico's kunnen worden beperkt door duidelijk te communiceren over de wijziging van plannen en ervoor te zorgen dat alle deelnemers op de hoogte zijn van hun verplichtingen in geval van annulering of conflict.