Jeśli zostałeś przełożony, jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać.Nowa data i godzina jest zwykle zbliżona do pierwotnej, ale może ulec zmianie z powodu innych zdarzeń, które miały miejsce.

Kiedy otrzymasz powiadomienie o nowym terminie spotkania, upewnij się, że odpowiednio zaplanujesz swój dzień.Staraj się nie przegapić żadnych ważnych obowiązków zawodowych lub szkolnych.Jeśli to możliwe, spróbuj zmienić harmonogram, aby zdążyć na spotkanie na czas.

Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz uczestniczyć w spotkaniu w nowym terminie i godzinie, daj nam znać tak szybko, jak to możliwe, abyśmy mogli znaleźć inny sposób na udział w dyskusji.Nadal będziesz mieć dostęp do wszystkich swoich zapisów i plików z poprzedniego spotkania.

Jaki jest powód zmiany terminu?

Jeśli umówiłeś się na spotkanie z kimś, a on cię odwoła, najlepszym sposobem na poradzenie sobie z tym jest zrozumienie.Może nie być możliwe, aby spotkali się w pierwotnie zaplanowanym czasie, ale postaraj się uprzedzić ich tak szybko, jak to możliwe, aby mogli znaleźć inny termin, który będzie dla nich lepszy.Jeśli nie chcą zmieniać terminu, ważne jest, aby zachować spokój i odmówić spotkania, chyba że będą w stanie umówić się na dogodniejszy przedział czasowy.Powiedzenie czegoś w stylu „Rozumiem, jeśli nie jest to możliwe, ale byłbym naprawdę wdzięczny, gdybyśmy mogli zmienić termin” pokaże, że chcesz z nimi pracować i nadal zachować swoją godność.

Czy jest coś, co mogę zrobić, aby spotkanie odbyło się zgodnie z planem?

Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby spotkanie odbyło się zgodnie z planem.Po pierwsze, bądź punktualnie na spotkaniu.Jeśli spotkanie zostanie przełożone, postaraj się dać sobie wystarczająco dużo czasu, aby nie musieć się spieszyć.Po drugie, dobrze się przygotuj.Upewnij się, że wiesz, o czym chcesz rozmawiać, i przynieś dokumentację lub dowody na poparcie swoich tez.Na koniec bądź uprzejmy i pełen szacunku podczas spotkania.Staraj się nie złościć ani nie przyjmować postawy obronnej i mów cicho, aby wszyscy mogli Cię usłyszeć.Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, spotkanie przebiegnie gładko i będziesz w stanie skutecznie rozwiązać problem, który spowodował zmianę terminu.

Kogo jeszcze należy powiadomić o zmianie?

Jeśli masz przełożone spotkanie, ważne jest, aby powiadomić o zmianie wszystkie osoby, które muszą zostać powiadomione.Należy również powiadomić inne osoby, które mogą potrzebować udziału w spotkaniu, takie jak współpracownicy lub klienci.Jeśli nie możesz znaleźć nikogo innego, kogo należy powiadomić, możesz po prostu wysłać e-mail lub SMS-a do wszystkich, którzy mieli uczestniczyć w pierwotnym spotkaniu, i poprosić ich, aby zamiast tego przyszli w swoim czasie.

Jakie inne zobowiązania mam tego dnia, które mogą kolidować z nowym czasem?

Jeśli masz wcześniejsze zobowiązanie w tym dniu, które koliduje z nową godziną, najlepszą opcją jest anulowanie spotkania.Jeśli nie możesz odwołać spotkania, spróbuj znaleźć inny termin, który nie koliduje z Twoimi innymi zobowiązaniami.Jeśli nie jest to możliwe, bądź jak najbardziej elastyczny i staraj się przybyć wcześniej lub zostać do późna, aby spotkanie mogło się odbyć.Jeśli w ogóle nie możesz uczestniczyć w spotkaniu, poinformuj o tym wszystkich tak szybko, jak to możliwe, abyśmy mogli przejść do innego punktu porządku obrad.

Jak szybko mam cię powiadomić, jeśli nie uda mi się tego zrobić?

Jeśli otrzymałeś przełożone spotkanie, ważne jest, aby jak najszybciej powiadomić o tym osobę, która wyznaczyła spotkanie.Zasadniczo należy powiadomić ich w ciągu 24 godzin od powiadomienia o zmianie.Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz przybyć na przełożone spotkanie, poinformuj ich o tym tak szybko, jak to możliwe, i wyjaśnij, dlaczego.Pomocne jest również zapewnienie planu awaryjnego na wypadek, gdyby pierwotne spotkanie nie mogło się odbyć.Na koniec podziękuj osobie, która wyznaczyła pierwotne spotkanie, za powiadomienie i przeproś, jeśli nie możesz w nim uczestniczyć.

Czy to spotkanie odbędzie się przez telefon, kamerę internetową czy osobiście?

Spotkanie można przełożyć na różne sposoby, w tym przez telefon, kamerę internetową lub osobiście.Decydując się na spotkanie osobiście lub w inny sposób, należy wziąć pod uwagę logistykę obu opcji.Na przykład, jeśli spotkanie odbywa się przez Skype'a, wszystkim zaangażowanym może być łatwiej spotkać się wcześniej osobiście, aby można było poczynić wszelkie niezbędne przygotowania.Ponadto zorganizowanie spotkania za pośrednictwem rozmowy wideo może być bardziej efektywne niż zgromadzenie uczestników w jednym miejscu; jest to szczególnie prawdziwe, jeśli jest wiele osób, które muszą uczestniczyć i/lub jeśli istnieją ograniczenia logistyczne (takie jak ograniczona przestrzeń). Ostatecznie, jakakolwiek opcja zostanie wybrana, powinna uwzględniać specyficzne potrzeby grupy i jej ogólny harmonogram.

Gdzie odbędzie się Spotkanie?

Jeśli przełożyłeś spotkanie, ważne jest, aby jak najszybciej powiadomić o tym osobę lub zespół, który miał w nim uczestniczyć.Jest na to kilka sposobów:

-Wyślij e-mail

-Opublikuj w mediach społecznościowych

- Zadzwoń do nich bezpośrednio

Po poinformowaniu o zmianie wykonaj następujące kroki, aby zapewnić bezproblemowe spotkanie:

  1. Zaplanuj rozrywkę.Jeśli w twoim życiu mają miejsce inne wydarzenia, które będą konkurować o twój czas i uwagę, upewnij się, że odpowiednio je zaplanujesz.Na przykład, jeśli spotkanie jest o 10:00, a ty masz spotkanie w południe, spróbuj zaplanować coś tak, abyś mógł wcześniej wykonać trochę pracy, aby nie spieszyć się podczas samego spotkania.
  2. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, co się dzieje.Kiedy ktoś odwołuje lub zmienia termin spotkania, ważne jest, aby wszyscy zaangażowani wiedzieli o tym tak szybko, jak to możliwe.Obejmuje to nie tylko osoby, które pierwotnie miały uczestniczyć w spotkaniu, ale także inne osoby, które mogą potrzebować informacji na jego temat (takie jak uczestnicy). Staraj się nie trzymać nikogo w niewiedzy; poinformuj ich, co się dzieje i kiedy mogą spodziewać się aktualizacji.
  3. Dotrzeć wcześnie!Nawet jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, zawsze istnieje ryzyko, że coś pójdzie nie tak, co oznacza, że ​​wcześniejsze przybycie zapewnia większą elastyczność, jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego.Jeśli są konkretne kwestie, które chcesz omówić przed rozpoczęciem rzeczywistego spotkania (takie jak punkty porządku obrad), przedstawienie ich z wyprzedzeniem może pomóc uniknąć nieporozumień lub konfliktów podczas obrad.
  4. Robić notatki!Niezależnie od tego, czy używasz papierowych, czy elektronicznych narzędzi do robienia notatek, robienie dużej ilości notatek podczas spotkań może być niezwykle pomocne zarówno teraz, jak i w przyszłych punktach odniesienia, jeśli później pojawi się coś, co wymaga wyjaśnienia / materiałów referencyjnych / korekty itp.Pokazuje również szacunek każdemu, kto mówi, dając mu nieprzerwany czas – niedozwolona jest wielozadaniowość!– aby nie czuli się poganiani lub przerywani podczas prezentacji/dyskusji/prezentacji wyników itp.

Czy musimy omówić jakieś zmiany w porządku obrad z powodu zmiany terminu?

Nie, porządek obrad pozostanie bez zmian.Jednak w zależności od okoliczności zmiany terminu może być konieczne omówienie wszelkich zmian, które należy wprowadzić.Na przykład, jeśli spotkanie zostanie anulowane, a następnie przełożone w ciągu kilku dni, może być konieczne ponowne spotkanie ze wszystkimi uczestnikami w celu zaktualizowania ich o nową datę i godzinę.Jeśli termin spotkania zostanie przełożony na więcej niż tydzień, pomocne może być wysłanie przez wszystkich uczestników zaktualizowanych informacji (w tym danych kontaktowych) z wyprzedzeniem, aby uniknąć niespodzianek w ostatniej chwili.Na koniec zawsze informuj o wszelkich zmianach z wyprzedzeniem, aby każdy wiedział, czego się spodziewać.

Kto będzie przewodniczył/prowadził Spotkanie?

Kiedy spotkanie jest przełożone, może być trudno ustalić, kto powinien przewodniczyć/prowadzić spotkanie.Jest kilka rzeczy do rozważenia:

- Kto jest najbardziej zaznajomiony z agendą?

- Kto jest upoważniony do zwoływania i zmiany terminu spotkania?

-Kto może śledzić, kiedy faktycznie odbędzie się spotkanie?

Jeśli jeden lub więcej z tych czynników nie ma zastosowania, ktoś z grupy powinien zareagować i poprowadzić dyskusję.Jeśli nie ma wyraźnego lidera, wszyscy obecni powinni głosować na to, kto ich zdaniem powinien przewodniczyć/prowadzić spotkanie.

.Czy powinniśmy odwoływać lub przekładać przyszłe Spotkania do czasu pomyślnego zakończenia obecnego?

Jeśli otrzymałeś powiadomienie, że spotkanie zostało przełożone, jest kilka rzeczy do rozważenia.Odwołanie spotkania od razu może być odebrane jako nieprofesjonalne i lekceważące.Ważne jest, aby pamiętać, że twój szef może nie być świadomy zmiany i może spodziewać się spotkania z tobą zgodnie z planem.Jeśli to możliwe, spróbuj znaleźć sposób na zmianę terminu spotkania, tak aby obie strony mogły w nim uczestniczyć bez zakłóceń.Odroczenie spotkania na później niż pierwotny termin również może być opcją, ale upewnij się, że powiadomiłeś o tym z wystarczającym wyprzedzeniem, aby każdy mógł odpowiednio zaplanować.Ostatecznie to od twojego szefa zależy, czy zechce zorganizować spotkanie w pierwotnym terminie, czy też przesunąć je do przodu.Staraj się nie podejmować decyzji dotyczących spotkania na podstawie tego, czego Twoim zdaniem będą chcieli; zamiast tego słuchaj uważnie i przedstawiaj wszelkie sugestie oparte na własnym doświadczeniu i wiedzy.

.Czy powinniśmy wziąć pod uwagę jakiekolwiek ryzyko związane ze zmianą harmonogramu ?

Zmiana terminu spotkania wiąże się z kilkoma zagrożeniami.Najistotniejsze ryzyko polega na tym, że nowy termin nie będzie odpowiadał żadnej ze stron i spotkanie będzie musiało zostać odwołane.Innym ryzykiem jest to, że jedna lub obie strony mogą odczuwać urazę z powodu zmiany terminu, co może prowadzić do konfliktu.Wreszcie, jeśli jedna ze stron nie komunikuje się dobrze w sprawie zmiany terminu, może się okazać, że przegapią ważne informacje, które pomogłyby im przygotować się na nowy termin.Wszystkie te ryzyka można złagodzić, komunikując jasno o zmianie planów i upewniając się, że wszyscy uczestnicy są świadomi swoich obowiązków w przypadku odwołania lub konfliktu.