Dacă ați fost reprogramat, trebuie să aveți în vedere câteva lucruri.Noua dată și oră sunt de obicei apropiate de cea inițială, dar pot fi modificate din cauza altor evenimente care au avut loc.

Când primiți notificarea cu privire la noua oră de întâlnire, asigurați-vă că vă planificați ziua în consecință.Încercați să nu ratați nicio obligație importantă de muncă sau școală.Dacă este posibil, încercați să vă rearanjați programul astfel încât să puteți participa la timp la întâlnire.

Dacă dintr-un motiv oarecare nu puteți participa la întâlnire la noua dată și oră, vă rugăm să ne informați cât mai curând posibil, astfel încât să putem găsi o altă modalitate de a participa la discuție.Veți putea în continuare să accesați toate înregistrările și fișierele dvs. de la această întâlnire anterioară.

Care este motivul reprogramarii?

Dacă ai fost programat să te întâlnești cu cineva și acesta anulează cu tine, cel mai bun mod de a te descurca este să fii înțelegător.S-ar putea să nu fie posibil ca ei să se întâlnească la ora programată inițial, dar încercați să le anunțați cât mai curând posibil, astfel încât să poată găsi o altă oră care să funcționeze mai bine pentru amândoi.Dacă nu doresc să reprogrameze, atunci este important să vă păstrați calmul și să refuzați să vă întâlniți, cu excepția cazului în care reușesc să-l transforme într-un interval orar mai convenabil.A spune ceva de genul „Înțeleg dacă acest lucru nu este posibil, dar aș aprecia foarte mult dacă am putea reprograma” va arăta că ești dispus să lucrezi cu ei și să-ți păstrezi în continuare demnitatea.

Pot face ceva pentru ca întâlnirea să se desfășoare conform planului?

Există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a ajuta la realizarea întâlnirii conform planului.În primul rând, fii la timp pentru întâlnire.Dacă întâlnirea este reprogramată, încercați să vă acordați suficient timp pentru a nu fi nevoit să vă grăbiți.În al doilea rând, pregătiți-vă bine.Asigurați-vă că știți ce doriți să discutați și aduceți orice documentație sau dovezi care susțin punctele dvs.În cele din urmă, fii politicos și respectuos în timpul întâlnirii.Încearcă să nu te enervezi sau să fii defensiv și ține-ți vocea scăzută, astfel încât toată lumea să te poată auzi.Dacă totul decurge conform planului, întâlnirea se va desfășura fără probleme și veți putea rezolva cu succes orice problemă a cauzat reprogramarea acesteia.

Cine altcineva trebuie să fie informat despre schimbare?

Dacă aveți o întâlnire reprogramată, este important să informați toți cei care trebuie anunțați despre schimbare.De asemenea, ar trebui să anunțați orice alte persoane care ar putea avea nevoie să participe la întâlnire, cum ar fi colegii de muncă sau clienții.Dacă nu găsiți pe nimeni altcineva care trebuie anunțat, puteți pur și simplu trimite prin e-mail sau trimite mesaje text tuturor celor care ar fi trebuit să participe la întâlnirea inițială și să le rogi să vină la timpul lor.

Ce alte angajamente am în ziua aceea care ar putea intra în conflict cu noul timp?

Dacă aveți un angajament anterior în acea zi care intră în conflict cu noua oră, cea mai bună opțiune este să anulați întâlnirea.Dacă nu puteți anula întâlnirea, încercați să găsiți o oră alternativă care să nu fie în conflict cu celelalte angajamente.Dacă acest lucru nu este posibil, fiți cât mai flexibil posibil și încercați să ajungeți devreme sau să rămâneți târziu, astfel încât întâlnirea să poată avea loc în continuare.Dacă nu puteți participa deloc la întâlnire, vă rugăm să anunțați toată lumea cât mai curând posibil, astfel încât să putem trece la un alt punct de pe ordinea de zi.

Cât de curând trebuie să vă anunț dacă nu pot să funcționeze?

Dacă vi s-a dat o întâlnire reprogramată, este important să informați persoana care a stabilit întâlnirea cât mai curând posibil.În general, ar trebui să îi anunțați în termen de 24 de ore de la notificarea modificării.Dacă dintr-un motiv oarecare nu puteți face întâlnirea reprogramată, vă rugăm să-i anunțați cât mai curând posibil și să explicați de ce.De asemenea, este util să oferiți un plan de rezervă în cazul în care întâlnirea inițială nu poate fi organizată.În cele din urmă, mulțumiți persoanei care a stabilit întâlnirea inițială pentru că v-a anunțat și cereți scuze dacă nu puteți participa.

Această întâlnire va avea loc prin telefon, cameră web sau în persoană?

O întâlnire poate fi reprogramată într-o varietate de moduri, inclusiv prin telefon, cameră web sau în persoană.Atunci când decideți dacă să organizați întâlnirea în persoană sau prin alte mijloace, este important să luați în considerare logistica ambelor opțiuni.De exemplu, dacă întâlnirea are loc prin Skype, poate fi mai ușor pentru toți cei implicați să se întâlnească în persoană în prealabil, astfel încât să poată fi făcute toate pregătirile necesare.În plus, organizarea unei întâlniri prin apel video poate fi mai eficientă decât adunarea participanților într-o singură locație; acest lucru este valabil mai ales dacă există mai multe persoane care trebuie să participe și/sau dacă există constrângeri logistice (cum ar fi spațiu limitat). În cele din urmă, orice opțiune este aleasă ar trebui să țină cont de nevoile specifice ale grupului și de programul general al acestuia.

Unde va avea loc Ședința?

Dacă ați reprogramat o întâlnire, este important să comunicați acest lucru cât mai curând posibil persoanei sau echipei care trebuia să participe.Există câteva moduri de a face acest lucru:

-Trimite un email

- Postează pe rețelele de socializare

- Sună-i direct

După ce ați comunicat modificarea, urmați acești pași pentru a asigura o întâlnire fără probleme:

  1. Planificați distragerile.Dacă există alte evenimente în viața ta care vor concura pentru timpul și atenția ta, asigură-te că ai planificat în consecință.De exemplu, dacă întâlnirea este la ora 10 dimineața și aveți o întâlnire la amiază, încercați să programați lucrurile, astfel încât să puteți lucra în prealabil, astfel încât să nu vă grăbiți în timpul întâlnirii în sine.
  2. Asigurați-vă că toată lumea știe ce se întâmplă.Când cineva anulează sau reprogramează o întâlnire, este important ca toți cei implicați să știe despre aceasta cât mai curând posibil.Aceasta îi include nu numai pe cei care au fost programați inițial să participe la întâlnire, ci și pe orice alții care ar putea avea nevoie de informații despre aceasta (cum ar fi participanții). Încercați să nu țineți pe nimeni în întuneric; informați-i ce se întâmplă și când se pot aștepta la actualizări.
  3. Ajung devreme!Chiar dacă totul decurge conform planului, există întotdeauna șansa ca ceva să meargă prost, ceea ce înseamnă că sosirea devreme vă oferă mai multă flexibilitate în cazul în care se întâmplă ceva neașteptat.Dacă există anumite aspecte pe care doriți să le discutați înainte de începerea întâlnirii propriu-zise (cum ar fi punctele de pe ordinea de zi), aducerea acestora înainte de timp poate ajuta la evitarea oricărei confuzii sau conflicte în timpul procedurilor.
  4. Ia notite!Indiferent dacă utilizați instrumente de luare a notițelor pe hârtie sau electronice, luarea unor cantități mari de note în timp ce participați la întâlniri poate fi extrem de utilă atât acum, cât și în viitor, punctele de referință în cazul în care mai târziu apare ceva care necesită clarificări/material de referință/corectură etc...De asemenea, arată respect pentru oricine vorbește, oferindu-le timp neîntrerupt – nu este permisă multi-tasking!– astfel încât să nu se simtă grăbiți sau întrerupți în timpul prezentării/discuției/prezentării rezultatelor etc...

Trebuie să discutăm despre vreo modificare a ordinii de zi din cauza reprogramării?

Nu, ordinea de zi va rămâne neschimbată.Cu toate acestea, în funcție de circumstanțele reprogramarii, poate fi necesar să se discute orice modificări care trebuie făcute.De exemplu, dacă o întâlnire este anulată și apoi reprogramată în câteva zile, poate fi necesar să vă reuniți din nou cu toți participanții pentru a-i actualiza cu noua dată și oră.Dacă o întâlnire este reprogramată la mai mult de o săptămână distanță, poate fi util ca toți participanții să trimită informații actualizate (inclusiv informații de contact) din timp, astfel încât să nu existe surprize de ultim moment.În cele din urmă, asigurați-vă întotdeauna că comunicați orice modificări în avans, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte.

Cine va conduce/conduce reuniunea?

Când o întâlnire este reprogramată, poate fi dificil să știi cine ar trebui să prezide/conducă întâlnirea.Există câteva lucruri de luat în considerare:

-Cine este cel mai familiarizat cu agenda?

-Cine are autoritatea de a convoca și reprograma întâlnirea?

-Cine poate ține evidența când va avea loc efectiv întâlnirea?

Dacă unul sau mai mulți dintre acești factori nu se aplică, atunci cineva din cadrul grupului ar trebui să facă un pas și să conducă discuția.Dacă nu există un lider clar, atunci toți cei prezenți ar trebui să voteze cine cred că ar trebui să prezide/conducă ședința.

.Ar trebui să anulăm sau să amânăm viitoarele întâlniri până când aceasta este finalizată cu succes?

Dacă ați fost notificat că o întâlnire a fost reprogramată, există câteva lucruri de luat în considerare.Anularea definitivă a întâlnirii poate fi considerată neprofesională și lipsită de respect.Este important să rețineți că șeful dvs. poate să nu fie conștient de schimbare și se poate aștepta să se întâlnească cu dvs. conform programului.Dacă este posibil, încercați să găsiți o modalitate de a reprograma întâlnirea, astfel încât ambele părți să poată participa fără întreruperi.Amânarea întâlnirii până după data inițială poate fi, de asemenea, o opțiune, dar asigurați-vă că anunțați suficient de mult timp pentru ca toată lumea să poată planifica în consecință.În cele din urmă, depinde de șeful tău dacă dorește sau nu să țină întâlnirea la data inițială sau să o avanseze.Încercați să nu luați decizii cu privire la întâlnire pe baza a ceea ce credeți că își vor dori; în schimb, ascultați cu atenție și oferiți orice sugestii pe care le aveți pe baza propriei experiențe și cunoștințe.

. Există riscuri asociate cu reprogramarea pe care ar trebui să le luăm în considerare?

Există câteva riscuri asociate cu reprogramarea unei întâlniri.Riscul cel mai semnificativ este ca noua dată să nu funcționeze pentru niciuna dintre părți, iar întâlnirea va trebui anulată.Un alt risc este ca una sau ambele părți să se simtă resentite în legătură cu reprogramarea, ceea ce ar putea duce la conflict.În cele din urmă, dacă una dintre părți nu comunică bine cu privire la reprogramare, poate ajunge să lipsească informații importante care l-ar fi ajutat să se pregătească pentru noua dată.Toate aceste riscuri pot fi atenuate prin comunicarea clară a schimbării planurilor și asigurându-se că toți participanții sunt conștienți de obligațiile lor în caz de anulare sau conflict.