Если вы были перенесены, есть несколько вещей, которые следует иметь в виду.Новые дата и время обычно близки к исходным, но могут быть изменены в связи с другими произошедшими событиями.

Когда вы получите уведомление о новом времени встречи, убедитесь, что вы правильно спланировали свой день.Старайтесь не пропускать ни одной важной работы или школьных обязанностей.Если возможно, постарайтесь изменить свое расписание, чтобы вы могли прийти на собрание вовремя.

Если по какой-то причине вы не можете присутствовать на встрече в новую дату и время, сообщите нам об этом как можно скорее, чтобы мы могли найти для вас другой способ принять участие в обсуждении.Вы по-прежнему сможете получить доступ ко всем своим записям и файлам с прошлой встречи.

В чем причина переноса?

Если у вас была назначена встреча с кем-то, а вас отменили, лучший способ справиться с этим — проявить понимание.Возможно, они не смогут встретиться в то время, которое было запланировано изначально, но постарайтесь предупредить их как можно скорее, чтобы они могли найти другое время, которое лучше подходит им обоим.Если они не хотят переносить встречу, важно, чтобы вы сохраняли спокойствие и отказывались встречаться, если только они не смогут выбрать более удобное время.Сказав что-то вроде «Я понимаю, если это невозможно, но я был бы очень признателен, если бы мы могли перенести встречу», вы покажете, что вы готовы работать с ними и при этом сохранять достоинство.

Могу ли я что-нибудь сделать, чтобы встреча состоялась в соответствии с планом?

Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы встреча состоялась, как запланировано.Во-первых, приходить вовремя на встречу.Если встреча перенесена, постарайтесь выделить себе достаточно времени, чтобы не торопиться.Во-вторых, хорошо подготовьтесь.Убедитесь, что вы знаете, что вы хотите обсудить, и принесите любую документацию или доказательства, подтверждающие вашу точку зрения.Наконец, будьте вежливы и уважительны во время встречи.Старайтесь не злиться и не защищаться, а также говорите тихо, чтобы все могли вас слышать.Если все пойдет по плану, встреча пройдет гладко, и вы сможете успешно решить проблему, из-за которой она была перенесена.

Кого еще нужно уведомить об изменении?

Если у вас запланирована перенесенная встреча, важно, чтобы все, кого необходимо уведомить, знали об изменении.Вы также должны уведомить всех других людей, которым может потребоваться присутствие на собрании, например, коллег или клиентов.Если вы не можете найти кого-то еще, кого нужно уведомить, вы можете просто отправить электронное письмо или текстовое сообщение всем, кто должен был присутствовать на исходной встрече, и попросить их прийти вместо этого в свободное время.

Какие еще обязательства у меня есть на этот день, которые могут противоречить новому времени?

Если у вас есть предварительное обязательство на этот день, которое противоречит новому времени, лучший вариант — отменить встречу.Если вы не можете отменить встречу, постарайтесь найти другое время, не противоречащее другим вашим обязательствам.Если это невозможно, проявите максимальную гибкость и постарайтесь прийти пораньше или остаться допоздна, чтобы встреча все же состоялась.Если вы вообще не можете присутствовать на собрании, пожалуйста, сообщите всем об этом как можно скорее, чтобы мы могли перейти к другому пункту повестки дня.

Как скоро я должен сообщить вам, если я не могу заставить его работать?

Если вам назначена перенесенная встреча, важно как можно скорее сообщить об этом человеку, назначившему встречу.Как правило, вы должны сообщить им в течение 24 часов с момента получения уведомления об изменении.Если по какой-либо причине вы не можете прийти на перенесенную встречу, сообщите об этом как можно скорее и объясните, почему.Также полезно предоставить запасной план на случай, если первоначальная встреча не может быть проведена.Наконец, поблагодарите человека, назначившего первоначальную встречу, за то, что он уведомил вас об этом, и извинитесь, если вы не сможете присутствовать на ней.

Эта встреча будет проходить по телефону, через веб-камеру или лично?

Встреча может быть перенесена различными способами, в том числе по телефону, через веб-камеру или лично.При принятии решения о проведении встречи лично или с помощью других средств важно учитывать логистику обоих вариантов.Например, если собрание проводится по Skype, всем участникам может быть проще встретиться заранее лично, чтобы можно было сделать все необходимые приготовления.Кроме того, проведение собрания по видеозвонку может быть более эффективным, чем собрание участников в одном месте; это особенно верно, если есть несколько человек, которым необходимо участвовать, и/или если есть логистические ограничения (например, ограниченное пространство). В конечном счете, какой бы вариант ни был выбран, он должен учитывать конкретные потребности группы и их общий график.

Где будет проходить Встреча?

Если вы перенесли встречу, важно как можно скорее сообщить об этом человеку или команде, которые должны были присутствовать.Есть несколько способов сделать это:

-Отправить письмо

-Опубликовать в социальных сетях

- Позвоните им напрямую

Сообщив об изменении, выполните следующие действия, чтобы собрание прошло гладко:

  1. Планируйте отвлекающие факторы.Если в вашей жизни происходят другие события, которые будут конкурировать за ваше время и внимание, убедитесь, что вы спланировали их соответствующим образом.Например, если встреча назначена на 10 утра, а у вас назначена встреча на полдень, постарайтесь запланировать дела так, чтобы у вас была возможность сделать какую-то работу заранее, чтобы вы не торопились во время самой встречи.
  2. Убедитесь, что все знают, что происходит.Когда кто-то отменяет или переносит встречу, важно, чтобы все участники узнали об этом как можно скорее.Сюда входят не только те, кто изначально должен был посетить собрание, но и любые другие лица, которым может понадобиться информация о нем (например, участники). Старайтесь никого не держать в неведении; дайте им знать, что происходит и когда они могут ожидать обновлений.
  3. Прибывать рано!Даже если все идет по плану, всегда есть шанс, что что-то пойдет не так, а это означает, что раннее прибытие дает вам больше гибкости, если произойдет что-то неожиданное.Если есть определенные вопросы, которые вы хотите обсудить до начала фактического собрания (например, пункты повестки дня), обсуждение их заблаговременно может помочь избежать путаницы или конфликтов во время заседания.
  4. Записывать!Независимо от того, используете ли вы бумажные или электронные инструменты для ведения заметок, ведение большого количества заметок во время посещения собраний может быть чрезвычайно полезным как сейчас, так и в будущем, если в будущем возникнет что-то, что потребует разъяснения/справочного материала/корректуры и т. д.Это также свидетельствует об уважении к тому, кто говорит, предоставляя ему возможность не отвлекаться — многозадачность запрещена!– чтобы они не чувствовали спешки или прерывания во время презентации/обсуждения/представления результатов и т. д.

Нужно ли нам обсуждать какие-либо изменения в повестке дня из-за переноса?

Нет, повестка дня останется неизменной.Однако, в зависимости от обстоятельств переноса, может возникнуть необходимость обсудить любые изменения, которые необходимо внести.Например, если собрание отменено, а затем перенесено в течение нескольких дней, может потребоваться повторное совещание со всеми участниками, чтобы сообщить им новую дату и время.Если собрание перенесено более чем за неделю, может быть полезно, чтобы все участники отправили обновленную информацию (включая контактную информацию) заранее, чтобы не было сюрпризов в последнюю минуту.Наконец, всегда обязательно сообщайте о любых изменениях заранее, чтобы все знали, чего ожидать.

Кто будет председательствовать/проводить собрание?

Когда собрание переносится, может быть трудно понять, кто должен председательствовать/вести собрание.Есть несколько вещей, которые следует учитывать:

-Кто больше всего знаком с повесткой дня?

-Кто имеет право созывать и переносить собрание?

-Кто может отследить, когда на самом деле состоится встреча?

Если один или несколько из этих факторов неприменимы, то кто-то из группы должен взять на себя инициативу и возглавить обсуждение.Если нет явного лидера, то все присутствующие должны проголосовать за того, кто, по их мнению, должен председательствовать/вести собрание.

. Должны ли мы отменить или отложить будущие встречи, пока эта не будет успешно завершена?

Если вас уведомили о том, что собрание было перенесено, необходимо учитывать несколько моментов.Прямая отмена встречи может быть расценена как непрофессионализм и неуважение.Важно помнить, что ваш начальник может не знать об изменениях и ожидать встречи с вами в назначенное время.Если это возможно, попытайтесь найти способ перенести встречу, чтобы обе стороны могли присутствовать без помех.Можно также отложить встречу на более поздний срок, но не забудьте заблаговременно уведомить о ней, чтобы все могли спланировать ее соответствующим образом.В конечном счете, от вашего босса зависит, хотят ли они провести встречу в ее первоначальную дату или перенести ее на более ранний срок.Старайтесь не принимать решения о встрече, основываясь на том, что, по вашему мнению, они захотят; вместо этого внимательно слушайте и высказывайте любые предложения, основанные на вашем собственном опыте и знаниях.

.Есть ли какие-либо риски, связанные с изменением графика, которые мы должны учитывать?

Есть несколько рисков, связанных с переносом встречи.Самый значительный риск заключается в том, что новая дата не устроит ни одну из сторон, и встречу придется отменить.Другой риск заключается в том, что одна или обе стороны могут обидеться на перенос сроков, что может привести к конфликту.Наконец, если одна из сторон плохо сообщает о переносе, она может в конечном итоге упустить важную информацию, которая помогла бы им подготовиться к новой дате.Все эти риски можно снизить, четко сообщая об изменениях в планах и гарантируя, что все участники знают о своих обязательствах в случае отмены или конфликта.