Om du har blivit ombokad finns det några saker att tänka på.Det nya datumet och tiden är vanligtvis nära det ursprungliga, men det kan ändras på grund av andra händelser som inträffat.

När du får meddelandet om den nya mötestiden, se till att du planerar din dag därefter.Försök att inte missa några viktiga arbets- eller skolplikter.Om möjligt, försök att ordna om ditt schema så att du kan delta i mötet i tid.

Om du av någon anledning inte kan närvara vid mötet på dess nya datum och tid, vänligen meddela oss så snart som möjligt så att vi kan hitta ett annat sätt för dig att delta i diskussionen.Du kommer fortfarande att kunna komma åt alla dina register och filer från det senaste mötet.

Vad är anledningen till omläggningen?

Om du har planerat att träffa någon och de säger upp dig, är det bästa sättet att hantera det att vara förstående.Det kanske inte är möjligt för dem att träffas vid den tidpunkt som ursprungligen var planerad, men försök ge dem ett meddelande så snart som möjligt så att de kan hitta en annan tid som fungerar bättre för dem båda.Om de inte vill boka om, så är det viktigt att du håller dig kall och vägrar träffas om de inte kan göra det till en mer bekväm tidslucka.Att säga något i stil med "Jag förstår om detta inte är möjligt, men jag skulle verkligen uppskatta om vi kunde boka om" kommer att visa att du är villig att arbeta med dem och fortfarande behålla din värdighet.

Finns det något jag kan göra för att få mötet att bli som planerat?

Det finns några saker du kan göra för att hjälpa mötet att bli som planerat.Kom först i tid till mötet.Om mötet schemaläggs, försök att ge dig själv tillräckligt med tid så att du inte behöver stressa.För det andra, förbered dig väl.Se till att du vet vad du vill diskutera och ta med all dokumentation eller bevis som stöder dina poänger.Slutligen, var artig och respektfull under mötet.Försök att inte bli arg eller defensiv, och håll rösten låg så att alla kan höra dig.Om allt går enligt planerna kommer mötet att gå smidigt och du kommer att kunna lösa det problem som var orsaken till att det flyttades om från början.

Vem mer behöver meddelas om förändringen?

Om du har ett ombokat möte är det viktigt att meddela alla som behöver meddelas om förändringen.Du bör också meddela andra personer som kan behöva delta i mötet, till exempel medarbetare eller klienter.Om du inte kan hitta någon annan som behöver meddelas kan du helt enkelt mejla eller sms:a alla som skulle vara med på det ursprungliga mötet och be dem att komma in på egen tid istället.

Vilka andra åtaganden har jag den dagen som kan komma i konflikt med den nya tiden?

Om du har ett tidigare åtagande den dagen som strider mot den nya tiden är det bästa alternativet att ställa in mötet.Om du inte kan avbryta mötet, försök hitta en alternativ tidpunkt som inte strider mot dina andra åtaganden.Om detta inte är möjligt, var så flexibel som möjligt och försök komma tidigt eller stanna sent så att mötet ändå kan äga rum.Om du inte kan närvara på mötet alls, vänligen meddela alla så snart som möjligt så att vi kan gå vidare till en annan punkt på dagordningen.

Hur snart måste jag meddela dig om jag inte kan få det att fungera?

Om du har fått ett ombokat möte är det viktigt att meddela den som satt mötet så snart som möjligt.I allmänhet bör du meddela dem inom 24 timmar efter att du har meddelats om ändringen.Om du av någon anledning inte kan göra det ombokade mötet, vänligen meddela dem så snart som möjligt och förklara varför.Det är också bra att tillhandahålla en reservplan om det ursprungliga mötet inte kan hållas.Slutligen, tacka den person som satte det ursprungliga mötet för att ha meddelat dig och be om ursäkt om du inte kan närvara.

Kommer det här mötet att äga rum via telefon, webbkamera eller personligen?

Ett möte kan bokas om på en mängd olika sätt, inklusive via telefon, webbkamera eller personligen.När man beslutar om man ska hålla mötet personligen eller på annat sätt är det viktigt att överväga logistiken för båda alternativen.Om mötet till exempel hålls över Skype kan det vara lättare för alla inblandade att träffas personligen i förväg så att nödvändiga förberedelser kan göras.Dessutom kan det vara mer effektivt att hålla ett möte via videosamtal än att ha deltagare samlade på en plats; detta gäller särskilt om det finns flera personer som behöver delta och/eller om det finns logistiska begränsningar (som begränsat utrymme). I slutändan bör vilket alternativ som än väljs ta hänsyn till gruppens specifika behov och deras övergripande schema.

Var kommer mötet att hållas?

Om du har bokat om ett möte är det viktigt att meddela detta så snart som möjligt till personen eller teamet som skulle närvara.Det finns några sätt att göra detta:

-Skicka ett email

- Lägg upp på sociala medier

-Ring dem direkt

När du har meddelat ändringen, följ dessa steg för att säkerställa ett smidigt möte:

  1. Planera för distraktioner.Om det pågår andra händelser i ditt liv som kommer att tävla om din tid och uppmärksamhet, se till att du planerar därefter.Till exempel, om mötet är kl. 10 och du har ett möte vid middagstid, försök att schemalägga saker så att du kan få lite arbete gjort i förväg så att du inte har bråttom under själva mötet.
  2. Se till att alla vet vad som händer.När någon ställer in eller ombokar ett möte är det viktigt att alla inblandade vet om det så snart som möjligt.Detta inkluderar inte bara de som ursprungligen var planerade att delta i mötet utan även alla andra som kan behöva information om det (som deltagare). Försök att inte hålla någon i mörker; låt dem veta vad som händer och när de kan förvänta sig uppdateringar.
  3. Anlända tidigt!Även om allt går enligt planerna finns det alltid en chans att något går fel, vilket innebär att du kommer tidigt ger dig själv mer flexibilitet om något oväntat skulle hända.Om det finns specifika punkter du vill diskutera innan själva mötet börjar (som dagordningspunkter), kan det hjälpa till att undvika förvirring eller konflikter under förhandlingarna genom att ta upp dessa i förväg.
  4. Anteckna!Oavsett om du använder pappers- eller elektroniska anteckningsverktyg, kan det att ta stora mängder anteckningar samtidigt som du deltar i möten vara till stor hjälp både nu och i framtiden om det skulle dyka upp något senare som behöver förtydligas/referensmaterial/korrekturläsning etc...Det visar också respekt för den som talar genom att ge dem oavbruten tid – ingen multi-tasking tillåten!– så att de inte känner sig förhastade eller avbrutna under sin presentation/diskussion/presentation av resultat etc...

Behöver vi diskutera några ändringar av dagordningen på grund av omläggningen?

Nej, dagordningen förblir oförändrad.Beroende på omständigheterna kring omläggningen kan det dock bli nödvändigt att diskutera eventuella ändringar som behöver göras.Om ett möte till exempel ställs in och sedan omplaneras inom några dagar, kan det bli nödvändigt att träffa alla deltagare igen för att uppdatera dem om det nya datumet och tiden.Om ett möte schemaläggs mer än en vecka bort kan det vara bra att låta alla deltagare skicka uppdaterad information (inklusive kontaktinformation) i förväg så att det inte blir några överraskningar i sista minuten.Slutligen, se alltid till att kommunicera eventuella ändringar i förväg så att alla vet vad de kan förvänta sig.

Vem ska leda/leda mötet?

När ett möte ställs om kan det vara svårt att veta vem som ska leda/leda mötet.Det finns några saker att tänka på:

-Vem är mest bekant med agendan?

-Vem har behörighet att kalla och boka om mötet?

-Vem kan hålla koll på när mötet faktiskt kommer att äga rum?

Om en eller flera av dessa faktorer inte stämmer bör någon inom gruppen kliva upp och leda diskussionen.Om det inte finns någon tydlig ledare så ska alla närvarande rösta på vem de tycker ska leda/leda mötet.

.Ska vi avbryta eller skjuta upp framtida möten tills detta har slutförts framgångsrikt?

Om du har fått besked om att ett möte är förlagt finns det några saker att tänka på.Att ställa in mötet direkt kan ses som oprofessionellt och respektlöst.Det är viktigt att komma ihåg att din chef kanske inte är medveten om förändringen och kan förvänta sig att träffa dig som planerat.Om det är möjligt, försök att hitta ett sätt att boka om mötet så att båda parter kan delta utan avbrott.Att skjuta upp mötet till efter det ursprungliga datumet kan också vara ett alternativ, men se till att du ger tillräckligt med förvarning så att alla kan planera därefter.I slutändan är det upp till din chef om de vill hålla mötet på dess ursprungliga datum eller flytta det framåt.Försök att inte fatta beslut om mötet baserat på vad du tror att de kommer att vilja; lyssna istället noga och ge förslag som du har baserat på din egen erfarenhet och kunskap.

. Finns det några risker förknippade med omläggning som vi bör överväga?

Det finns några risker med att boka om ett möte.Den största risken är att det nya datumet inte fungerar för någon av parterna och mötet måste ställas in.En annan risk är att en eller båda parter kan känna förbittring över att bli ombokade, vilket kan leda till konflikt.Slutligen, om en part inte kommunicerar bra om att bli ombokad, kan de missa viktig information som skulle ha hjälpt dem att förbereda sig för det nya datumet.Alla dessa risker kan mildras genom att tydligt kommunicera om förändringen i planerna och se till att alla deltagare är medvetna om sina skyldigheter i händelse av en avbokning eller konflikt.