หากคุณได้รับการเปลี่ยนกำหนดการ มีบางสิ่งที่ควรทราบวันที่และเวลาใหม่มักจะใกล้เคียงกับวันและเวลาเดิม แต่อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้เนื่องจากเหตุการณ์อื่นๆ ที่เกิดขึ้น

เมื่อคุณได้รับการแจ้งเตือนเวลานัดพบใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวางแผนวันของคุณตามนั้นพยายามอย่าพลาดภาระงานสำคัญหรือโรงเรียนหากเป็นไปได้ ให้ลองจัดตารางใหม่เพื่อให้คุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ตรงเวลา

หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมในวันและเวลาใหม่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ โปรดแจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุด เพื่อเราจะได้หาวิธีอื่นในการเข้าร่วมการอภิปรายคุณจะยังคงสามารถเข้าถึงบันทึกและไฟล์ทั้งหมดของคุณจากการประชุมที่ผ่านมานี้ได้

เหตุผลในการเลื่อนกำหนดการคืออะไร?

หากคุณมีนัดพบกับใครซักคนและเขายกเลิกนัด วิธีรับมือที่ดีที่สุดคือการทำความเข้าใจอาจเป็นไปไม่ได้ที่พวกเขาจะพบกันตามเวลาที่กำหนดไว้แต่เดิม แต่พยายามบอกล่วงหน้าให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อที่พวกเขาจะได้หาเวลาใหม่ที่ดีกว่าสำหรับทั้งคู่หากพวกเขาไม่ต้องการเปลี่ยนกำหนดเวลา สิ่งสำคัญคือคุณต้องใจเย็นและปฏิเสธที่จะพบกัน เว้นแต่พวกเขาจะสามารถจัดตารางเวลาที่สะดวกกว่าได้การพูดบางอย่างเช่น "ฉันเข้าใจถ้าเป็นไปไม่ได้ แต่ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งหากเราจัดกำหนดการใหม่ได้" จะแสดงว่าคุณเต็มใจที่จะทำงานร่วมกับพวกเขาและยังคงรักษาศักดิ์ศรีของคุณไว้

มีอะไรที่ฉันสามารถทำได้เพื่อช่วยให้การประชุมเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่?

มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้การประชุมเป็นไปตามแผนที่วางไว้ประการแรก เข้าประชุมให้ตรงเวลาถ้ากำหนดการประชุมใหม่ พยายามให้เวลาตัวเองเพียงพอเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเร่งรีบประการที่สอง เตรียมตัวให้ดีตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าคุณต้องการจะพูดคุยอะไรและนำเอกสารหรือหลักฐานที่สนับสนุนประเด็นของคุณมาด้วยสุดท้ายนี้ จงสุภาพและให้เกียรติในระหว่างการประชุมพยายามอย่าโกรธหรือต่อต้าน และทำเสียงให้ต่ำเพื่อให้ทุกคนได้ยินคุณหากทุกอย่างเป็นไปตามแผน การประชุมจะดำเนินไปอย่างราบรื่น และคุณจะสามารถแก้ไขปัญหาใดก็ตามที่ทำให้ต้องจัดกำหนดการใหม่ได้สำเร็จ

ต้องแจ้งใครอีกบ้างเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

หากคุณมีการประชุมที่กำหนดเวลาใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ทุกคนที่ต้องการรับการแจ้งเตือนทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงคุณควรแจ้งบุคคลอื่นที่อาจจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุม เช่น เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าหากคุณไม่พบใครที่ต้องการรับการแจ้งเตือน คุณสามารถส่งอีเมลหรือส่งข้อความถึงทุกคนที่ควรเข้าร่วมการประชุมเดิมและขอให้พวกเขามาตามเวลาของตัวเองแทน

ฉันมีภาระผูกพันอะไรอีกในวันนั้นที่อาจขัดแย้งกับเวลาใหม่

หากคุณมีข้อผูกพันในวันนั้นซึ่งขัดแย้งกับเวลาใหม่ ทางเลือกที่ดีที่สุดคือยกเลิกการประชุมหากคุณไม่สามารถยกเลิกการประชุมได้ ให้ลองหาเวลาอื่นที่ไม่ขัดแย้งกับข้อผูกพันอื่นๆ ของคุณหากเป็นไปไม่ได้ ให้ทำตัวให้ยืดหยุ่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และพยายามมาถึงก่อนเวลาหรืออยู่สายเพื่อให้การประชุมยังคงดำเนินต่อไปได้หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้เลย โปรดแจ้งให้ทุกคนทราบโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อที่เราจะได้ดำเนินการในวาระอื่นต่อไป

ฉันต้องแจ้งให้คุณทราบเร็วแค่ไหนหากฉันไม่สามารถดำเนินการได้

หากคุณได้รับกำหนดการประชุมใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ผู้กำหนดการประชุมทราบโดยเร็วที่สุดโดยทั่วไป คุณควรแจ้งให้พวกเขาทราบภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากได้รับแจ้งการเปลี่ยนแปลงหากคุณไม่สามารถจัดการประชุมใหม่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบโดยเร็วที่สุดพร้อมอธิบายเหตุผลนอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการจัดทำแผนสำรองในกรณีที่ไม่สามารถจัดการประชุมเดิมได้สุดท้ายนี้ขอขอบคุณผู้กำหนดการประชุมเดิมที่แจ้งให้คุณทราบและขออภัยหากคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้

การประชุมนี้จะเกิดขึ้นผ่านทางโทรศัพท์ เว็บแคม หรือต่อหน้า

กำหนดเวลาการประชุมใหม่ได้หลายวิธี รวมถึงทางโทรศัพท์ เว็บแคม หรือด้วยตนเองเมื่อต้องตัดสินใจว่าจะจัดการประชุมด้วยตัวเองหรือด้วยวิธีอื่น สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาการขนส่งของทั้งสองทางเลือกตัวอย่างเช่น หากจัดการประชุมผ่าน Skype ทุกคนที่เกี่ยวข้องอาจประชุมด้วยตนเองล่วงหน้าได้ง่ายขึ้น เพื่อให้สามารถเตรียมการที่จำเป็นได้นอกจากนี้ การจัดประชุมผ่านแฮงเอาท์วิดีโอยังมีประสิทธิภาพมากกว่าการให้ผู้เข้าร่วมมารวมกันในสถานที่เดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนจำนวนมากที่ต้องเข้าร่วมและ/หรือหากมีข้อจำกัดด้านลอจิสติกส์ (เช่น พื้นที่จำกัด) ท้ายที่สุด ทางเลือกใดก็ตามที่เลือกควรคำนึงถึงความต้องการเฉพาะของกลุ่มและกำหนดการโดยรวม

การประชุมจะจัดขึ้นที่ใด

หากคุณจัดกำหนดการประชุมใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งเรื่องนี้กับบุคคลหรือทีมที่ควรจะเข้าร่วมให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้มีสองสามวิธีในการทำเช่นนี้:

-ส่งอีเมล์

โพสต์บนโซเชียลมีเดีย

- โทรหาพวกเขาโดยตรง

เมื่อคุณแจ้งการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะราบรื่น:

  1. วางแผนสำหรับการเบี่ยงเบนความสนใจหากมีเหตุการณ์อื่นๆ เกิดขึ้นในชีวิตที่จะแย่งเวลาและความสนใจของคุณ คุณต้องวางแผนให้สอดคล้องตัวอย่างเช่น หากการประชุมอยู่ที่ 10.00 น. และคุณมีนัดตอนเที่ยง ให้ลองจัดตารางงานต่างๆ เพื่อที่คุณจะได้ทำงานให้เสร็จล่วงหน้าเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเร่งรีบในระหว่างการประชุม
  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนยกเลิกหรือกำหนดเวลาการประชุมใหม่ สิ่งสำคัญคือทุกคนที่เกี่ยวข้องจะต้องทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยเร็วที่สุดซึ่งรวมถึงผู้ที่ถูกกำหนดให้เข้าร่วมการประชุมแต่เดิมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคนอื่นๆ ที่อาจต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมด้วย (เช่น ผู้เข้าร่วม) พยายามอย่าให้ใครอยู่ในความมืด แจ้งให้พวกเขาทราบว่าเกิดอะไรขึ้นและเมื่อใดที่พวกเขาจะได้รับการอัปเดต
  3. มาถึงก่อนเวลา!แม้ว่าทุกอย่างจะเป็นไปตามแผน แต่ก็มีโอกาสที่จะผิดพลาดได้เสมอ ซึ่งหมายความว่าการมาถึงก่อนเวลาจะช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นหากมีสิ่งไม่คาดคิดเกิดขึ้นหากมีรายการเฉพาะเจาะจงที่คุณต้องการหารือก่อนเริ่มการประชุมจริง (เช่น วาระการประชุม) การนำเสนอรายการเหล่านั้นล่วงหน้าจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความขัดแย้งระหว่างการดำเนินการ
  4. จดบันทึก!ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือจดบันทึกแบบกระดาษหรือแบบอิเล็กทรอนิกส์ การจดบันทึกจำนวนมากขณะเข้าร่วมการประชุมจะมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับจุดอ้างอิงทั้งในปัจจุบันและในอนาคต หากมีอะไรเกิดขึ้นในภายหลังซึ่งต้องการการชี้แจง/ข้อมูลอ้างอิง/การพิสูจน์อักษร ฯลฯ...นอกจากนี้ยังแสดงความเคารพต่อใครก็ตามที่พูดโดยปล่อยให้พวกเขามีเวลาอย่างต่อเนื่อง - ไม่อนุญาตให้ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน!– พวกเขาจึงไม่รู้สึกเร่งรีบหรือถูกขัดจังหวะในระหว่างการนำเสนอ/อภิปราย/นำเสนอผลงาน ฯลฯ...

เราจำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงวาระการประชุมเนื่องจากการเปลี่ยนกำหนดการหรือไม่?

ไม่ ระเบียบวาระการประชุมจะไม่เปลี่ยนแปลงอย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของกำหนดการใหม่ อาจจำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ต้องทำตัวอย่างเช่น หากการประชุมถูกยกเลิกและกำหนดเวลาใหม่ภายในสองสามวัน อาจจำเป็นต้องประชุมกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดอีกครั้งเพื่ออัปเดตวันและเวลาใหม่หากกำหนดการประชุมใหม่ออกไปนานกว่าหนึ่งสัปดาห์ การให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดส่งข้อมูลที่อัปเดต (รวมถึงข้อมูลติดต่อ) ล่วงหน้าอาจเป็นประโยชน์ เพื่อไม่ให้มีเซอร์ไพรส์ในนาทีสุดท้ายสุดท้าย อย่าลืมแจ้งการเปลี่ยนแปลงใดๆ ล่วงหน้าเสมอเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ใครจะเป็นประธาน / ดำเนินการประชุม?

เมื่อกำหนดการประชุมใหม่ อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าใครควรเป็นประธาน/ดำเนินการประชุมมีบางสิ่งที่ต้องพิจารณา:

- ใครคุ้นเคยกับวาระการประชุมมากที่สุด?

-ใครมีอำนาจในการเรียกและเลื่อนการประชุม?

- ใครสามารถติดตามว่าการประชุมจะเกิดขึ้นจริงเมื่อใด

ถ้าปัจจัยเหล่านี้ข้อใดข้อหนึ่งหรือมากกว่านั้นใช้ไม่ได้ ใครบางคนจากภายในกลุ่มควรก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำการสนทนาหากไม่มีผู้นำที่ชัดเจน ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมควรลงคะแนนว่าใครควรเป็นประธาน/ดำเนินการประชุม

เราควรยกเลิกหรือเลื่อนการประชุมในอนาคตจนกว่าการประชุมครั้งนี้จะเสร็จสมบูรณ์ ?

หากคุณได้รับแจ้งว่ามีกำหนดการประชุมใหม่ มีบางสิ่งที่ต้องพิจารณาการยกเลิกการประชุมทันทีอาจถูกมองว่าไม่เป็นมืออาชีพและไม่ให้เกียรติสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเจ้านายของคุณอาจไม่ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและอาจคาดหวังที่จะพบคุณตามกำหนดหากเป็นไปได้ ให้พยายามหาทางกำหนดเวลาการประชุมใหม่เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถเข้าร่วมประชุมได้โดยไม่หยุดชะงักการเลื่อนการประชุมออกไปหลังวันที่เดิมอาจเป็นทางเลือก แต่ให้แน่ใจว่าคุณแจ้งล่วงหน้าอย่างเพียงพอเพื่อให้ทุกคนสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสมท้ายที่สุดแล้ว ขึ้นอยู่กับเจ้านายของคุณว่าต้องการประชุมตามวันที่เดิมหรือเลื่อนออกไปพยายามอย่าตัดสินใจเกี่ยวกับการประชุมตามสิ่งที่คุณคิดว่าพวกเขาต้องการ ให้ตั้งใจฟังและเสนอคำแนะนำใด ๆ ที่คุณได้รับจากประสบการณ์และความรู้ของคุณเอง

. พวกเขามีความเสี่ยงใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดกำหนดการใหม่ที่เราควรพิจารณา ?

มีความเสี่ยงเล็กน้อยที่เกี่ยวข้องกับการจัดกำหนดการประชุมใหม่ความเสี่ยงที่สำคัญที่สุดคือวันที่ใหม่จะไม่ทำงานสำหรับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง และการประชุมจะต้องถูกยกเลิกความเสี่ยงอีกประการหนึ่งคือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งหรือทั้งสองฝ่ายอาจรู้สึกไม่พอใจที่ถูกเลื่อนกำหนดการออกไป ซึ่งอาจนำไปสู่ความขัดแย้งได้สุดท้าย หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งสื่อสารไม่ดีเกี่ยวกับการเลื่อนกำหนดการ พวกเขาอาจลงเอยด้วยการพลาดข้อมูลสำคัญที่จะช่วยให้พวกเขาเตรียมตัวสำหรับวันที่ใหม่ความเสี่ยงทั้งหมดเหล่านี้สามารถบรรเทาลงได้ด้วยการสื่อสารอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแผนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนตระหนักถึงภาระหน้าที่ของตนในกรณีที่มีการยกเลิกหรือข้อขัดแย้ง