Yeniden planlanmışsanız, akılda tutulması gereken birkaç şey vardır.Yeni tarih ve saat genellikle orijinaline yakındır, ancak meydana gelen diğer olaylar nedeniyle değişebilir.

Yeni toplantı saatinin bildirimini aldığınızda, gününüzü buna göre planladığınızdan emin olun.Herhangi bir önemli iş veya okul yükümlülüğünü kaçırmamaya çalışın.Mümkünse, toplantıya zamanında katılabilmek için programınızı yeniden düzenlemeye çalışın.

Herhangi bir nedenle toplantıya yeni tarih ve saatinde katılamıyorsanız, lütfen tartışmaya katılmanız için başka bir yol bulabilmemiz için mümkün olan en kısa sürede bize bildirin.Bu geçmiş toplantıdaki tüm kayıtlarınıza ve dosyalarınıza erişmeye devam edebileceksiniz.

Yeniden planlamanın nedeni nedir?

Biriyle görüşmeniz planlanmışsa ve onlar sizi iptal ediyorsa, bunu halletmenin en iyi yolu anlayışlı olmaktır.Başlangıçta planlanan zamanda buluşmaları mümkün olmayabilir, ancak mümkün olan en kısa sürede onlara haber vermeye çalışın, böylece ikisi için de daha iyi olan başka bir zaman bulabilirler.Yeniden planlamak istemiyorlarsa, soğukkanlılığınızı korumanız ve daha uygun bir zaman dilimine getiremedikleri sürece buluşmayı reddetmeniz önemlidir."Bunun mümkün olmadığını anlıyorum, ancak yeniden planlayabilirsek gerçekten minnettar olurum" gibi bir şey söylemek, onlarla çalışmaya istekli olduğunuzu ve yine de saygınlığınızı koruyacağınızı gösterecektir.

Toplantının planlandığı gibi gerçekleşmesine yardımcı olmak için yapabileceğim bir şey var mı?

Toplantının planlandığı gibi gerçekleşmesine yardımcı olmak için yapabileceğiniz birkaç şey var.İlk olarak, toplantıya zamanında gelin.Toplantı yeniden planlanırsa, acele etmek zorunda kalmamak için kendinize yeterince zaman ayırmaya çalışın.İkincisi, iyi hazırlanın.Neyi tartışmak istediğinizi bildiğinizden emin olun ve görüşlerinizi destekleyen herhangi bir belge veya kanıt getirin.Son olarak, toplantı sırasında kibar ve saygılı olun.Sinirlenmemeye veya savunmaya geçmemeye çalışın ve herkesin sizi duyabilmesi için sesinizi alçak tutun.Her şey plana göre giderse, toplantı sorunsuz ilerleyecek ve en başta yeniden planlanmasına neden olan sorunu başarıyla çözebileceksiniz.

Değişiklikten başka kimlerin haberdar edilmesi gerekiyor?

Yeniden planlanmış bir toplantınız varsa, değişiklikten haberdar edilmesi gereken herkesin haberdar edilmesi önemlidir.Ayrıca iş arkadaşlarınız veya müşterileriniz gibi toplantıya katılması gerekebilecek diğer kişileri de bilgilendirmelisiniz.Bilgilendirilmesi gereken başka birini bulamazsanız, ilk toplantıya katılması gereken herkese e-posta veya kısa mesaj gönderebilir ve onlardan kendi zamanlarında gelmelerini isteyebilirsiniz.

O gün yeni zamanla çelişebilecek başka hangi taahhütlerim var?

O gün yeni saatle çelişen önceden bir taahhüdünüz varsa, en iyi seçenek toplantıyı iptal etmektir.Toplantıyı iptal edemiyorsanız, diğer taahhütlerinizle çelişmeyecek alternatif bir zaman bulmaya çalışın.Bu mümkün değilse, olabildiğince esnek olun ve toplantının devam edebilmesi için erken gelmeye veya geç kalmaya çalışın.Toplantıya katılamayacaksanız, lütfen en kısa zamanda diğer gündem maddesine geçebilmemiz için herkese bildirin.

Çalıştıramayacağımı sana ne kadar sürede bildirmem gerekiyor?

Size yeniden planlanmış bir toplantı verildiyse, toplantıyı ayarlayan kişiye mümkün olan en kısa sürede bunu bildirmeniz önemlidir.Genel olarak, değişikliğin size bildirilmesinden sonraki 24 saat içinde onlara haber vermelisiniz.Herhangi bir nedenle yeniden planlanan toplantıya katılamıyorsanız, lütfen mümkün olan en kısa sürede onlara bildirin ve nedenini açıklayın.Orijinal toplantının yapılamaması durumunda bir yedek plan sağlamak da yararlıdır.Son olarak, ilk toplantıyı ayarlayan kişiye size haber verdiği için teşekkür edin ve katılamayacaksanız özür dileyin.

Bu Toplantı telefonla mı, web kamerasıyla mı yoksa yüz yüze mi yapılacak?

Bir toplantı, telefon, web kamerası veya şahsen dahil olmak üzere çeşitli şekillerde yeniden planlanabilir.Toplantıyı şahsen mi yoksa başka yollarla mı yapacağınıza karar verirken, her iki seçeneğin de lojistiğini dikkate almak önemlidir.Örneğin, toplantı Skype üzerinden yapılıyorsa, gerekli hazırlıkların yapılabilmesi için ilgili herkesin önceden yüz yüze görüşmesi daha kolay olabilir.Ek olarak, görüntülü görüşme yoluyla toplantı yapmak, katılımcıların tek bir yerde toplanmasından daha verimli olabilir; bu, özellikle katılması gereken birden fazla kişi varsa ve/veya lojistik kısıtlamalar varsa (sınırlı alan gibi) doğrudur. Son olarak, hangi seçenek seçilirse seçilsin, grubun özel ihtiyaçları ve genel programı dikkate alınmalıdır.

Toplantı nerede yapılacak?

Bir toplantıyı yeniden planladıysanız, bunu katılması gereken kişi veya ekibe mümkün olan en kısa sürede bildirmeniz önemlidir.Bunu yapmanın birkaç yolu var:

-Bir e-posta göndermek

-Sosyal medyada yayınlamak

-Onları doğrudan arayın

Değişikliği bildirdikten sonra, toplantının sorunsuz geçmesini sağlamak için şu adımları izleyin:

  1. Dikkat dağıtmak için plan yapın.Hayatınızda zamanınızı ve dikkatinizi almak için yarışacak başka olaylar oluyorsa, buna göre plan yaptığınızdan emin olun.Örneğin, toplantı sabah 10'daysa ve öğlen randevunuz varsa, toplantı sırasında acele etmemek için bazı işleri önceden halledebilmeniz için bir şeyler planlamaya çalışın.
  2. Herkesin neler olduğunu bildiğinden emin olun.Birisi bir toplantıyı iptal ettiğinde veya yeniden planladığında, dahil olan herkesin mümkün olan en kısa sürede bundan haberdar olması önemlidir.Bu, yalnızca başlangıçta toplantıya katılması planlananları değil, aynı zamanda toplantı hakkında bilgiye ihtiyaç duyabilecek diğer kişileri de (katılımcılar gibi) içerir. Kimseyi karanlıkta bırakmamaya çalışın; neler olup bittiğini ve güncellemeleri ne zaman bekleyebileceklerini bilmelerini sağlayın.
  3. Erken varmak!Her şey plana göre gitse bile, her zaman bir şeylerin ters gitme olasılığı vardır, bu da beklenmedik bir şey olması durumunda erken gelmenin size daha fazla esneklik sağladığı anlamına gelir.Gerçek toplantı başlamadan önce tartışmak istediğiniz belirli konular varsa (gündem maddeleri gibi), bunları önceden gündeme getirmek, işlemler sırasında herhangi bir karışıklık veya çatışmayı önlemeye yardımcı olabilir.
  4. Not almak!İster kağıt ister elektronik not alma araçları kullanın, toplantılara katılırken bol miktarda not almak hem şimdi hem de gelecekte açıklama/referans materyali/redaksiyon vb.Ayrıca, konuşan kişiye kesintisiz zaman tanıyarak saygı gösterir - çoklu görevlere izin verilmez!– böylece sunumları/tartışmaları/sonuçların sunumu vb. sırasında kendilerini aceleye getirilmiş veya kesintiye uğramış hissetmezler...

Yeniden programlama nedeniyle gündemdeki herhangi bir değişikliği tartışmamız gerekiyor mu?

Hayır, gündem değişmeyecek.Ancak, yeniden planlamanın koşullarına bağlı olarak, yapılması gereken herhangi bir değişikliğin tartışılması gerekebilir.Örneğin, bir toplantı iptal edilir ve birkaç gün içinde yeniden planlanırsa, tüm katılımcılarla yeni tarih ve saatte güncellemek için yeniden bir araya gelmek gerekebilir.Bir toplantı bir haftadan daha uzun bir süre sonra yeniden planlanırsa, son dakika sürprizleri olmaması için tüm katılımcıların güncel bilgileri (iletişim bilgileri dahil) önceden göndermesi yararlı olabilir.Son olarak, herkesin ne bekleyeceğini bilmesi için her türlü değişikliği önceden bildirdiğinizden emin olun.

Toplantıya kim başkanlık edecek/yönetecek?

Bir toplantı yeniden planlandığında, toplantıya kimin başkanlık etmesi/yönetmesi gerektiğini bilmek zor olabilir.Dikkate alınması gereken birkaç şey var:

-Gündemi en çok kim biliyor?

-Toplantıyı arama ve yeniden planlama yetkisi kimdedir?

-Toplantının ne zaman gerçekleşeceğini kim takip edebilir?

Bu faktörlerden biri veya birkaçı geçerli değilse, o zaman grup içinden biri adım atmalı ve tartışmayı yönetmelidir.Net bir lider yoksa, toplantıya katılan herkes toplantıya kimin başkanlık etmesi/yönetmesi gerektiğini düşündükleri konusunda oy kullanmalıdır.

.Bu başarıyla tamamlanana kadar gelecekteki Toplantıları iptal mi etmeliyiz yoksa ertelemeli miyiz?

Size bir toplantının yeniden planlandığına dair bir bildirim verildiyse, dikkate alınması gereken birkaç nokta vardır.Toplantıyı tamamen iptal etmek profesyonelce ve saygısız olarak görülebilir.Patronunuzun değişikliğin farkında olmayabileceğini ve planlandığı gibi sizinle görüşmeyi bekleyebileceğini unutmamak önemlidir.Mümkünse, toplantıyı yeniden planlamanın bir yolunu bulmaya çalışın, böylece her iki taraf da aksama olmadan katılabilirler.Toplantıyı orijinal tarihten sonraya ertelemek de bir seçenek olabilir, ancak herkesin buna göre plan yapabilmesi için yeterince önceden bildirimde bulunduğunuzdan emin olun.Nihayetinde, toplantıyı orijinal tarihinde yapmak veya ileri taşımak isteyip istememek patronunuza bağlıdır.Toplantıyla ilgili kararları onların ne isteyeceğini düşündüğünüze göre vermemeye çalışın; bunun yerine dikkatlice dinleyin ve kendi deneyim ve bilginize dayalı önerilerinizi sunun.

.Yeniden planlamayla ilgili dikkate almamız gereken herhangi bir risk var mı?

Bir toplantıyı yeniden planlamakla ilgili birkaç risk vardır.En önemli risk, yeni tarihin her iki taraf için de uygun olmaması ve toplantının iptal edilmesi gerekmesidir.Diğer bir risk de, taraflardan birinin veya her ikisinin yeniden planlanma konusunda gücenmesi ve bu da çatışmaya yol açabilir.Son olarak, taraflardan biri yeniden planlanma konusunda iyi iletişim kurmazsa, yeni tarihe hazırlanmalarına yardımcı olacak önemli bilgileri kaçırabilir.Tüm bu riskler, planlardaki değişiklik hakkında net bir şekilde iletişim kurarak ve tüm katılımcıların bir iptal veya ihtilaf durumunda yükümlülüklerinin farkında olmalarını sağlayarak hafifletilebilir.