Nếu bạn đã được lên lịch lại, có một số điều cần lưu ý.Ngày giờ mới thường gần với ngày giờ ban đầu, nhưng nó có thể bị thay đổi do các sự kiện khác đã xảy ra.

Khi bạn nhận được thông báo về thời gian họp mới, hãy đảm bảo rằng bạn đã lên kế hoạch phù hợp cho ngày của mình.Cố gắng không bỏ lỡ bất kỳ nghĩa vụ công việc hoặc trường học quan trọng nào.Nếu có thể, hãy thử sắp xếp lại lịch trình của bạn để bạn có thể tham dự cuộc họp đúng giờ.

Nếu vì lý do nào đó mà bạn không thể tham dự cuộc họp vào ngày và giờ mới, vui lòng cho chúng tôi biết càng sớm càng tốt để chúng tôi có thể tìm cách khác để bạn tham gia vào cuộc thảo luận.Bạn vẫn có thể truy cập vào tất cả hồ sơ và tệp của mình từ cuộc họp trước đây.

Lý do đổi lịch là gì?

Nếu bạn đã lên lịch gặp ai đó và họ hủy hẹn với bạn, cách tốt nhất để xử lý việc này là thông cảm.Họ có thể không gặp nhau vào thời điểm đã lên lịch ban đầu, nhưng hãy cố gắng báo trước cho họ càng sớm càng tốt để họ có thể tìm một thời điểm khác phù hợp hơn cho cả hai người.Nếu họ không muốn lên lịch lại, thì điều quan trọng là bạn phải giữ bình tĩnh và từ chối gặp trừ khi họ có thể sắp xếp vào một khoảng thời gian thuận tiện hơn.Nói điều gì đó như "Tôi hiểu nếu điều này là không thể, nhưng tôi thực sự đánh giá cao nếu chúng ta có thể sắp xếp lại lịch trình" sẽ cho thấy rằng bạn sẵn sàng làm việc với họ và vẫn giữ được phẩm giá của mình.

Tôi có thể làm gì để giúp cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch không?

Có một vài điều bạn có thể làm để giúp cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch.Đầu tiên, hãy đến đúng giờ cho cuộc họp.Nếu cuộc họp được lên lịch lại, hãy cố gắng dành đủ thời gian để bạn không phải vội vàng.Thứ hai, chuẩn bị tốt.Đảm bảo rằng bạn biết những gì bạn muốn thảo luận và mang theo bất kỳ tài liệu hoặc bằng chứng nào hỗ trợ cho quan điểm của bạn.Cuối cùng, hãy lịch sự và tôn trọng trong cuộc họp.Cố gắng không nổi giận hoặc phòng thủ, và giữ giọng nói nhỏ để mọi người có thể nghe thấy bạn.Nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ và bạn sẽ có thể giải quyết thành công bất kỳ vấn đề nào khiến cuộc họp bị dời lại ngay từ đầu.

Ai khác cần được thông báo về sự thay đổi?

Nếu bạn có một cuộc họp được lên lịch lại, điều quan trọng là phải cho những người cần được thông báo biết về sự thay đổi.Bạn cũng nên thông báo cho bất kỳ người nào khác có thể cần tham dự cuộc họp, chẳng hạn như đồng nghiệp hoặc khách hàng.Nếu bạn không thể tìm thấy bất kỳ ai khác cần được thông báo, bạn có thể chỉ cần gửi email hoặc nhắn tin cho những người đáng lẽ phải tham dự cuộc họp ban đầu và yêu cầu họ vui lòng đến vào thời gian riêng của họ.

Tôi có những cam kết nào khác vào ngày hôm đó có thể xung đột với thời gian mới?

Nếu bạn có một cam kết trước vào ngày hôm đó mâu thuẫn với thời gian mới, lựa chọn tốt nhất là hủy cuộc họp.Nếu bạn không thể hủy cuộc họp, hãy cố gắng tìm một thời điểm khác không xung đột với các cam kết khác của bạn.Nếu không thể, hãy linh hoạt nhất có thể và cố gắng đến sớm hoặc ở lại muộn để cuộc họp vẫn có thể diễn ra.Nếu bạn hoàn toàn không thể tham dự cuộc họp, vui lòng cho mọi người biết càng sớm càng tốt để chúng ta có thể chuyển sang mục chương trình khác.

Tôi cần thông báo cho bạn biết trong bao lâu nếu tôi không thể làm cho nó hoạt động?

Nếu bạn đã được sắp xếp lại một cuộc họp, điều quan trọng là phải cho người sắp xếp cuộc họp biết càng sớm càng tốt.Nói chung, bạn nên cho họ biết trong vòng 24 giờ sau khi được thông báo về thay đổi.Nếu vì lý do nào đó mà bạn không thể thực hiện cuộc họp đã lên lịch lại, vui lòng cho họ biết càng sớm càng tốt và giải thích lý do.Nó cũng hữu ích để cung cấp một kế hoạch dự phòng trong trường hợp cuộc họp ban đầu không thể được tổ chức.Cuối cùng, hãy cảm ơn người tổ chức cuộc họp ban đầu vì đã thông báo cho bạn và xin lỗi nếu bạn không thể tham dự.

Cuộc họp này sẽ diễn ra qua điện thoại, webcam hay gặp trực tiếp?

Một cuộc họp có thể được lên lịch lại theo nhiều cách khác nhau, bao gồm qua điện thoại, webcam hoặc gặp trực tiếp.Khi quyết định tổ chức cuộc họp trực tiếp hay thông qua các phương tiện khác, điều quan trọng là phải xem xét hậu cần của cả hai lựa chọn.Ví dụ: nếu cuộc họp được tổ chức qua Skype, mọi người tham gia có thể dễ dàng gặp mặt trực tiếp trước để có thể thực hiện mọi sự chuẩn bị cần thiết.Ngoài ra, tổ chức cuộc họp qua cuộc gọi video có thể hiệu quả hơn so với việc người tham gia tập trung tại một địa điểm; điều này đặc biệt đúng nếu có nhiều người cần tham gia và/hoặc nếu có những hạn chế về mặt hậu cần (chẳng hạn như không gian hạn chế). Cuối cùng, bất kỳ tùy chọn nào được chọn đều phải tính đến nhu cầu cụ thể của nhóm và lịch trình tổng thể của họ.

Đại hội sẽ được tổ chức ở đâu?

Nếu bạn đã lên lịch lại một cuộc họp, điều quan trọng là phải thông báo điều này càng sớm càng tốt cho người hoặc nhóm lẽ ra phải tham dự.Có một số cách để làm điều này:

-Gửi email

-Đăng trên phương tiện truyền thông xã hội

-Gọi trực tiếp cho họ

Khi bạn đã thông báo về sự thay đổi, hãy làm theo các bước sau để đảm bảo cuộc họp suôn sẻ:

  1. Lập kế hoạch cho những phiền nhiễu.Nếu có những sự kiện khác đang diễn ra trong cuộc sống của bạn sẽ tranh giành thời gian và sự chú ý của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đã lên kế hoạch phù hợp.Ví dụ: nếu cuộc họp diễn ra lúc 10 giờ sáng và bạn có một cuộc hẹn vào buổi trưa, hãy thử lên lịch để bạn có thể hoàn thành một số công việc trước đó để không phải vội vã trong cuộc họp.
  2. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết những gì đang xảy ra.Khi ai đó hủy bỏ hoặc lên lịch lại một cuộc họp, điều quan trọng là mọi người liên quan đều biết về điều đó càng sớm càng tốt.Điều này không chỉ bao gồm những người ban đầu dự kiến ​​tham dự cuộc họp mà còn bất kỳ ai khác có thể cần thông tin về cuộc họp (chẳng hạn như những người tham gia). Cố gắng không giữ bất cứ ai trong bóng tối; cho họ biết những gì đang diễn ra và khi nào họ có thể mong đợi các bản cập nhật.
  3. Đến sớm!Ngay cả khi mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, luôn có khả năng xảy ra sự cố, điều đó có nghĩa là đến sớm sẽ giúp bạn linh hoạt hơn nếu có bất kỳ điều gì bất ngờ xảy ra.Nếu có những mục cụ thể mà bạn muốn thảo luận trước khi cuộc họp thực sự bắt đầu (chẳng hạn như các mục trong chương trình nghị sự), việc đưa ra trước những mục đó có thể giúp tránh mọi nhầm lẫn hoặc xung đột trong quá trình tố tụng.
  4. Ghi chép!Cho dù bạn sử dụng các công cụ ghi chú bằng giấy hay điện tử, việc ghi chép nhiều trong khi tham dự các cuộc họp có thể cực kỳ hữu ích cả hiện tại và trong các điểm tham chiếu trong tương lai nếu sau này có điều gì đó cần làm rõ/tài liệu tham khảo/hiệu đính, v.v...Nó cũng thể hiện sự tôn trọng đối với bất cứ ai đang nói bằng cách cho phép họ có thời gian không bị gián đoạn – không được phép làm nhiều việc cùng một lúc!– để họ không cảm thấy vội vàng hoặc bị gián đoạn trong khi thuyết trình/thảo luận/trình bày kết quả, v.v...

Chúng ta có cần thảo luận về bất kỳ thay đổi nào đối với chương trình làm việc do sắp xếp lại lịch trình không?

Không, chương trình nghị sự sẽ không thay đổi.Tuy nhiên, tùy thuộc vào hoàn cảnh của việc sắp xếp lại lịch trình, có thể cần phải thảo luận về bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện.Ví dụ: nếu một cuộc họp bị hủy và sau đó được lên lịch lại trong vài ngày, thì có thể cần phải triệu tập lại với tất cả những người tham gia để cập nhật cho họ về ngày và giờ mới.Nếu một cuộc họp được lên lịch lại cách đó hơn một tuần, có thể hữu ích nếu tất cả những người tham gia gửi thông tin cập nhật (bao gồm cả thông tin liên hệ) trước thời hạn để không có bất ngờ vào phút cuối.Cuối cùng, hãy luôn đảm bảo thông báo trước mọi thay đổi để mọi người biết điều gì sẽ xảy ra.

Ai sẽ chủ trì/điều hành cuộc họp?

Khi một cuộc họp được lên lịch lại, có thể khó biết ai sẽ chủ trì/điều hành cuộc họp.Có một vài điều cần xem xét:

-Ai là người quen thuộc nhất với chương trình nghị sự?

-Ai có thẩm quyền triệu tập và sắp xếp lại cuộc họp?

-Ai có thể theo dõi khi nào cuộc họp sẽ thực sự diễn ra?

Nếu một hoặc nhiều yếu tố này không phù hợp, thì một người nào đó trong nhóm nên bước lên và dẫn dắt cuộc thảo luận.Nếu không có người lãnh đạo rõ ràng, thì mọi người tham dự nên bỏ phiếu chọn người mà họ nghĩ sẽ chủ trì/điều hành cuộc họp.

.Chúng ta có nên hủy hoặc hoãn các Cuộc họp trong tương lai cho đến khi cuộc họp này được hoàn thành thành công không?

Nếu bạn đã được thông báo rằng một cuộc họp đã được lên lịch lại, có một vài điều cần xem xét.Hủy bỏ cuộc họp hoàn toàn có thể được coi là không chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng.Điều quan trọng cần nhớ là sếp của bạn có thể không biết về sự thay đổi và có thể sẽ gặp bạn như đã hẹn.Nếu có thể, hãy cố gắng tìm cách sắp xếp lại cuộc họp để cả hai bên đều có thể tham dự mà không bị gián đoạn.Hoãn cuộc họp cho đến sau ngày ban đầu cũng có thể là một lựa chọn, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra đủ thông báo trước để mọi người có thể lên kế hoạch phù hợp.Cuối cùng, sếp của bạn có muốn tổ chức cuộc họp vào ngày ban đầu hay dời nó về phía trước hay không là tùy thuộc vào sếp của bạn.Cố gắng không đưa ra quyết định về cuộc họp dựa trên những gì bạn nghĩ rằng họ sẽ muốn; thay vào đó, hãy lắng nghe cẩn thận và đưa ra bất kỳ đề xuất nào mà bạn có dựa trên kinh nghiệm và kiến ​​thức của chính bạn.

.Có bất kỳ rủi ro nào liên quan đến việc lên lịch lại mà chúng ta nên xem xét không?

Có một vài rủi ro liên quan đến việc sắp xếp lại một cuộc họp.Rủi ro đáng kể nhất là ngày mới sẽ không phù hợp với cả hai bên và cuộc họp sẽ phải hủy bỏ.Một rủi ro khác là một hoặc cả hai bên có thể cảm thấy bực bội vì bị dời lịch, điều này có thể dẫn đến xung đột.Cuối cùng, nếu một bên không thông báo rõ ràng về việc được lên lịch lại, họ có thể sẽ bỏ lỡ thông tin quan trọng có thể giúp họ chuẩn bị cho ngày mới.Tất cả những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng cách thông báo rõ ràng về sự thay đổi trong kế hoạch và đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều nhận thức được nghĩa vụ của họ trong trường hợp hủy bỏ hoặc xung đột.